Pmo - Atribuições E Finalidades



O PMO (Project Management Officer ou Office), escritório de projetos, é um local central responsável por conduzir, planejar, organizar, controlar e finalizar as atividades dos projetos, bem como fornecer uma visão global e panorâmica de todos eles aos gerentes e à diretoria, sem se perder em detalhes.

Mas o que é exatamente um PMO? Quais as principais atividades? Trata-se de uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob seu domínio. Suas atribuições variam em função dos objetivos que motivaram a sua criação e, ainda, de acordo com o grau de maturidade da empresa na arte de gerenciar projetos.

Algumas das funções normalmente desempenhadas e que podem ser mencionadas são: suporte ao projeto, treinamento, consultoria, gerenciamento de recursos, implementação de metodologia e padronização de processos, além de atuar como ponto focal para síntese e disseminação das informações quanto ao desempenho da implantação dos projetos em curso, monitorar prazos, custos e desempenho no cumprimento dos requisitos contratuais.

O modelo do PMO deve ser estabelecido para integrar e apoiar o desenvolvimento de gestão de projetos. Parece razoável investir em infra-estrutura básica para suportar projetos tanto quanto se dependa deles. Esta estrutura tem que preencher necessidades operacionais ao mesmo tempo em que seja útil também como suporte executivo.

Uma vez inserido dentro do fluxo normal de trabalho, o PMO poderá proporcionar maior transparência, consistência e estabilidade de informações relativas à evolução dos projetos suportadas pelos processos estruturados e recorrentes, a fim de propiciar maior estabilidade na sua condução. Além disso, a empresa estará apta a adquirir e reaproveitar os conhecimentos sob a prática do gerenciamento a partir de projetos anteriores.

Um bom começo para o PMO é ter medidas bem definidas e estas devem estar alinhadas aos objetivos do negócio. Definir as especialidades de maior demanda, possuir uma infra-estrutura adequada de TI e telecomunicações e deter um repositório para armazenar métricas, templates, histórico de projetos, lições aprendidas, também constituem o ambiente necessário para o escritório.

É imprescindível para o sucesso do PMO que exista um bom relacionamento com os gerentes de projetos e boa receptividade nas diversas camadas da organização. Se o PMO não for corretamente vendido para a empresa, será muito difícil alcançar os objetivos. Os gerentes de projeto são stakeholders desta implementação e os primeiros que devem se beneficiar dela.

Uma boa analogia, para entendermos o papel de um escritório no(s) projeto(s), é o jogo de xadrez. Neste, os gerentes de projetos são os enxadristas e o PMO é o parceiro que olha para o jogo do lado de fora do tabuleiro, analisando, registrando e às vezes definindo as melhores jogadas.

Ninguém deseja ter um projeto problemático e, se você tem alguém delegado pela organização para ajudar você, por que lançar mão deste recurso?

Autor: Juliana Zanolli


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