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Sistemas de Gestão Integrada (ERP)

A cada dia, mais e mais empresas vêm descobrindo a importância e a necessidade da utilização da tecnologia em seus negócios.

Desde o inicio da chamada globalização, fala-se no aumento da competitividade entre as empresas. E estas, por sua vez, começaram a perceber que, para estarem a altura de seus concorrentes, e mais do que isso, aptos a satisfazer a necessidade dos seus clientes, precisavam investir em tecnologia. Não apenas na tecnologia dos seus produtos, mas também na tecnologia da informação.

Até então, os sistemas utilizados pelas empresas eram departamentais, ou seja, cada departamento, possuía um sistema, que, não se comunicava com os demais. Isso tornava os processos mais lentos, uma vez que, dada a necessidade da informação, os mesmos dados deveriam ser digitados nos mais variados sistemas da empresa.Percebeu-se então que, para que as empresas pudessem competir entre si, precisariam agilizar seus processos, eliminando o re-trabalho de digitação dos dados, e a integração da informação.Este novo sistema foi denominado de Sistema de Gestão Integrada ou ERP (Enterprise Resource Planning).

ZWICKER e SOUZA (2003)[1] descrevem o surgimento dos sistemas de gestão integrada:

Os anos 90 assistiram ao surgimento e a um expressivo crescimento dos sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) no mercado de soluções corporativas de informática. Entre as explicações para esse fenômeno, estão as pressões competitivas sofridas pelas empresas, que as obrigaram a buscar alternativas para a redução de custos e diferenciação de produtos e serviços. Em função desse contexto, as empresas foram forçadas a rever seus processos e sua maneira de trabalhar. As empresas reconheceram a necessidade de coordenar melhor suas atividades dentro de sua cadeia de valor para eliminar desperdícios de recursos, reduzindo o custo e melhorando o tempo de resposta às mudanças das necessidades do mercado.

Características dos sistemas ERP

Segundo ZWICKER e SOUZA (2003:65) os sistemas ERP são adquiridos em forma de pacotes comerciais a fim de dar suporte a maioria das operações de uma empresa industrial, embora atualmente tenha ampliado sua abrangência, ao passar a atender a empresas das áreas comercial, distribuição, financeira, dentre outras. Além disso, possuem características que permitem distingui-los de sistemas desenvolvidos internamente nas empresas e de outros tipos de pacotes comerciais. Dentre estas características, ZWICKER e SOUZA (2003:65) citam:

a)São pacotes comerciais de software;

b)Incorporam modelos de processos de negócios (as chamadas best practices);

c)São sistemas de informação integrados e utilizam um banco de dados corporativo;

d)Possuem grande abrangência funcional;

e)Requerem procedimentos de ajuste para que possam ser utilizados em determinada empresa.

Tais sistemas requerem procedimentos de ajuste porque não são desenvolvidos para um cliente específico. Eles procuram atender a requisitos genéricos do maior número possível de empresas.

Geralmente são divididos em módulos, que atendem a um ou mais departamentos da empresa.

HABERKORN (2003:74), cita que a "integração entre os módulos é obtida através do aproveitamento total dos dados de entrada, onde estas informações são compartilhadas entre os módulos correspondentes dentro do sistema", e que, "este compartilhamento de informações é a chave para o sucesso administrativo, uma vez que o ERP proporciona a atualização dos dados em tempo real (on-line) e de forma íntegra, formando assim a base do conhecimento da empresa com uma excelente qualidade".

Benefícios

A utilização de um sistema ERP pode trazer inúmeros benefícios para a empresa, podendo torná-la altamente competitiva, pois fornece informações mais consistentes, possibilitando a tomada de decisão com base em dados que refletem a realidade da empresa.

Ao tomar a decisão pela utilização de sistemas ERP, as empresas esperam obter diversos benefícios. Entre os benefícios apontados pelas empresas fornecedoras estão a integração, o incremento das possibilidades de controle sobre os processos da empresa, a atualização tecnológica, a redução de custos de informática e o acesso a informações de qualidade em tempo real para a tomada de decisões sobre toda a cadeia produtiva[2].

Além destes, existem alguns outros motivos que levam uma organização implantar um sistema ERP. Segundo Colangelo Filho (2001)[3]

Há três classes de motivos que podem levar uma organização a implantar um sistema ERP: negócios, legislação e tecnologia. Os motivos de negócios estão associados à melhoria da lucratividade ou do fortalecimento da posição competitiva da empresa e serão subdivididos em estratégicos e operacionais. Os motivos de legislação estão ligados a exigências legais que a empresa deve cumprir e que não são atendidas pelos sistemas atuais. Os motivos de tecnologia estão relacionados às mudanças necessárias em função de obsolescência econômica das tecnologias em uso ou a exigências de parceiros de negócios. A tecnologia torna-se economicamente obsoleta quando surge uma substituta mais atrativa e seu uso ameaça a posição competitiva da empresa. Uma implantação normalmente é justificada com base em um conjunto desses motivos.

Fatores Desfavoráveis

Assim como a implantação de qualquer outro sistema, a implantação de um sistema ERP também apresenta alguns fatores desfavoráveis. Segundo Colangelo Filho (2001), "o argumento mais freqüentemente utilizado contra a implantação de sistemas ERP é o seu custo. Muitas empresas, especialmente as de menor porte, consideram que os custos do sistema e de sua implantação são muito elevados e estão 'fora de alcance'".Colangelo Filho (2001) cita ainda que "alguns executivos são contrários à implantação de sistemas ERP, pois consideram que eles não oferecem vantagens competitivas às empresas, uma vez que estão disponíveis a quem queira compra-los". Porém, o autor alerta que estes sistemas, por si só, podem não trazer vantagens competitivas para a empresa, embora sejam "necessários para qualificar a empresa para competir, utilizando processos de negócios baseados em sistemas complementares". É importante lembrar também que a empresa se tornará competitiva ou não, dependendo de como suas estratégias serão alinhadas com seus processos, pessoas e tecnologia.

Outro argumento, de acordo com o autor, é o longo tempo que é necessário para implantação destes sistemas. No entanto, argumenta também que, "desenvolver um sistema em casa e implantá-lo tomaria muito mais tempo do que simplesmente implantar um sistema ERP comercial".

Ciclo de Vida de Sistemas ERP

O ciclo de vida de um sistema representa as diversas etapas de um projeto de desenvolvimento e utilização de sistemas de informação. SOUZA e ZWICKER[4] (2000 apud ZWICKER e SOUZA 2003, p. 70), apresentam um ciclo de vida de sistemas ERP que considera as etapas de decisão e seleção, implementação e utilização.

Na etapa de decisão e seleção, a empresa opta por utilizar um sistema ERP como ferramenta, e seleciona o fornecedor, seguindo os seus próprios critérios de análise. No entanto, existem alguns pontos que devem ser considerados nesta etapa, como a compatibilidade entre os requisitos da organização e as características do ERP segundo DAVENPORT[5] (1998 apud ZWICKER e SOUZA, p. 70), e, segundo HEICH[6] (1997 apud ZWICKER e SOUZA, p. 70 – 71) além da adequação da funcionalidade do pacote aos requisitos da empresa, considera também a arquitetura técnica do produto, custo de implementação, qualidade do suporte pós-venda, saúde financeira e visão de futuro do fornecedor.

A segunda etapa, a implementação, é descrita a seguir:

Segundo ZWICKER e SOUZA (2003:71),

A implementação de um sistema ERP pode ser definida como o processo pelo qual os módulos do sistema são colocados em funcionamento em uma empresa. Ela envolve a adaptação dos processos de negócio ao sistema, a parametrização e eventual customização do sistema, a carga ou conversão dos dados iniciais, a configuração do hardware e software de suporte, o treinamento de usuários e gestores e a disponibilização de suporte e auxilio. Essa etapa contempla as tarefas que vão desde o término da elaboração do plano de implementação até o momento do início da operação.

COLANGELO FILHO (2001:43) conceitua esta etapa da seguinte forma:

A implantação é a etapa em que se definem os processos de negócios e se configura o sistema ERP para dar-lhes suporte adequado. Como o sistema normalmente impõe necessidades adicionais em termos de tecnologia, também é nesta etapa que se cria a infra-estrutura tecnológica para o sistema e para os novos processos. O produto final da implantação é a organização operando novos processos de negócios suportados pelo sistema ERP.

Ainda segundo o autor, "a implantação de um sistema integrado de gestão envolve uma grande quantidade de tarefas que são realizadas em períodos que variam de alguns meses a alguns anos, e dependem de diversos fatores, tais como: as dimensões da empresa, a magnitude do esforço de redesenho de processos, a disponibilidade de recursos, etc.".

É nesta etapa que começam a surgir questões do tipo: Adequamos o sistema aos processos da empresa ou adequamos os processos da empresa ao sistema?

LUCAS[7] (1985 apud ZWICKER e SOUZA, p. 71), utiliza o conceito de discrepância entre o sistema e a organização. Os sistemas ERP geralmente são considerados como solução para todos os requisitos e expectativas dos usuários, porém, é pouco provável que tais requisitos combinem perfeitamente com o sistema. Criam-se então as diferenças ou discrepâncias entre a funcionalidade do sistema e os requisitos da empresa.Ainda segundo o autor, tais "discrepâncias são resolvidas basicamente de quatro maneiras: ou adapta-se o pacote, ou adaptam-se os processos da organização, ou adaptam-se tanto o pacote como os processos, ou não se adapta nem o pacote nem o processo, optando-se pela convivência com a discrepância."

COLANGELO FILHO(2001:37) cita que atualmente, a abordagem mais freqüente para tratar estas discrepâncias é utilizar o "redesenho de processos baseado no sistema". Segundo o autor, esta abordagem é "baseada na premissa que os sistemas ERP foram concebidos de forma a suportar 'boas práticas', ou seja, processos de negócios melhores do que aqueles que a maioria das empresas emprega. A idéia, neste caso, é usar no maior grau possível, os processos de negócios suportados pelo sistema ERP". Neste caso, o autor cita que somente deve ser desenvolvida uma alternativa no sistema se o mesmo não der nenhum suporte ao processo ou se o processo for crítico para a organização e o sistema não lhe der suporte adequado.

ZWICKER e SOUZA (2003:71), citam a etapa de implementação como uma das mais críticas de todo o processo, pois é este o momento que, além de se definir como serão os processos da empresa e como estes serão tratados no sistema, são promovidas mudanças organizacionais que implicam alterações nas tarefas e responsabilidades de todos os envolvidos, e, dada a complexidade dessas mudanças e dos conflitos que elas podem causar, exige uma especial participação e comprometimento da alta direção, além da necessidade de garantir a comunicação entre todas as equipes envolvidas.

Sobre o início da operação do sistema ERP, ZWICKER e SOUZA (2003:72) citam três possibilidades: "o big-bang, isto é, a entrada em funcionamento de todos os módulos em todas as divisões ou fábricas da empresa simultaneamente; o small-bang, isto é, a entrada em funcionamento de todos os módulos sucessivamente em cada uma das divisões ou plantas da empresa; e a implementação em fases, na qual os módulos vão sendo implementados em etapas, em todas ou em cada uma das fábricas".

E finalmente, a etapa de utilização, em que o sistema passa a fazer parte das operações diárias da empresa. No entanto, estar nesta etapa, não significa que todas as possibilidades de uso foram identificadas e estão adequadas à empresa. Ainda segundo ZWICKER e SOUZA (2003:72):

Esse reconhecimento só se estabelece após certo tempo de uso continuado da tecnologia, por meio de idéias que surgem durante o processo de utilização. Portanto, a etapa de utilização realimenta a etapa de implementação com novas possibilidades e necessidades e que podem ser resolvidas por novos módulos, pela parametrização ou pela customização.

Estudos e pesquisas realizadas sobre sistemas ERP, como as dos autores SOUZA e SACCOL(2003), mostram que "a implementação de sistemas ERP é um processo de mudança cultural, e um fator crítico de sucesso é evitar que o projeto seja tratado como um 'projeto de informática'". Mostram ainda que "aspectos como envolvimento da alta direção, correto envolvimento dos usuários e gerenciamento de mudanças foram apontados como essenciais para o sucesso desses projetos".

Assim, dados os benefícios, tais como a facilidade de acesso aos dados operacionais, informações mais consistentes possibilitando a tomada de decisão com base em dados que refletem a realidade da empresa e por fim, a adoção de melhores práticas de negócio, que resultam no ganho de produtividade e em maior velocidade de resposta da organização, e dados os fatores desfavoráveis tais como o alto custo da implantação, além do longo prazo para se obter os resultados esperados, cabe a cada organização, que opta pela adoção de um sistema ERP, analisar cada proposta oferecida pelos mais diversos fornecedores e selecioná-los de acordo com as expectativas e disponibilidades da empresa.