Discrição da secretária vs Transparência da comunicação organizacional



A comunicação aberta, transparente e objetiva é muito difundida hoje nas organizações e o intuito é que todos os colaboradores conheçam os objetivos das áreas em que atuam e de toda a empresa para que possam potencializar seu desempenho na execução das tarefas e no alcance das metas estipuladas.

 

Nesse cenário, como a secretária deve lidar com a discrição, qualidade tão solicitada a essa profissional?

 

Há uma nítida diferença entre uma comunicação transparente e uma postura discreta, mas ainda há secretárias que sentem dificuldades em diferenciá-las.

 

Para ilustrar esse comentário tomaremos o exemplo de um gestor que, durante uma reunião departamental, tenha sido claro e objetivo ao detalhar à equipe as metas da área, o planejamento que seria elaborado para atingi-las, a participação de cada colaborador no processo, os resultados a ser esperados e como eles impactariam nos futuros projetos. Para que houvesse entendimento, motivação e sinergia de toda a equipe o gestor ainda teria persuadido e estimulado os integrantes a dar opiniões e sugestões, mantendo uma comunicação participativa e eficaz.

 

Digamos que nessa reunião estivesse presente a assessora executiva e que, como membro da equipe, também mantivesse uma postura ativa, opinando e discutindo sobre os assuntos abordados. A transparência e a clareza na comunicação certamente possibilitariam melhoria na interação do grupo, na compreensão dos objetivos e responsabilidades de cada um como colaboradores, bem como no clima organizacional.

 

Nesse caso específico, já que o gestor manteve uma comunicação aberta e transparente com seus liderados não seria necessário que a secretária mantivesse discrição caso sua colega a questionasse sobre o que havia ocorrido na reunião, não é mesmo? Errado. É aí que algumas profissionais se confundem e acabam cometendo deslizes. Os assuntos abordados na reunião poderiam estar ou não ligados a outras áreas ou até mesmo outros executivos poderiam ter ciência do que havia sido discutido, mas não caberia à secretária a divulgação dessas informações.

 

A secretária deve compreender que embora o gestor tenha sido transparente perante a equipe, adotando a mesma filosofia praticada na organização, há assuntos que são estratégicos e não devem ser transmitidos a outras áreas, ou porque ainda não é o momento certo, ou porque tal divulgação deva partir exclusivamente de cada chefia departamental ou da própria direção executiva.

 

O compartilhamento de assuntos da área com a colega com o intuito de mostrar amizade e lealdade pode ter seu efeito contrário ao esperado. Sua atitude pode ser vista como fofoca e seu comportamento como sendo o de uma pessoa indiscreta e não confiável.

 

 

Há assuntos que são de âmbito geral, porém há assuntos confidenciais que podem prejudicar um relacionamento com clientes, uma estratégia de marketing ou de vendas, um lançamento de um produto, etc. Uma secretária eficaz deve ter discernimento ao avaliar como gerir as informações recebidas.

 

No falar, a discrição importa mais do que a eloquência. (Baltasar Gracían – escritor filósofo espanhol).

Por: Ligia Ribeiro


 


Autor: Ligia Ribeiro


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