A Profissional de Secretariado
A Secretária é um dos elementos fundamentais para o processo administrativo, isto porque todas as informações importantes passam por suas mãos, assim como o planejamento e gerenciamento das rotinas do escritório.
Para ser uma secretária precisa-se muito mais do que uma boa aparência, pois esta profissional assume várias responsabilidades, assessorando o executivo, gerenciando o fluxo de informações e executando tarefas diárias que podem ou não ser delegadas a subordinados.
A secretária precisa para estar atualizada no novo contexto das organizações, pois segundo Medeiros, além das habilidades genéricas que a profissão exige, deverá adquirir os conhecimentos da área do executivo”.(1999, p.17)
As funções da secretária está num processo dinâmico de transformação, porque todo o perfil empresarial está mudando e exigindo uma nova postura profissional, extremamente polivalente e, que não mais renda-se a alguns estereótipos como vestir-se bem, ganhar bem, ter poder. Por esta razão, a secretária pode atuar em vários ramos de atividade deste a assessorar em empresas de grande porte, escritórios de advocacia até clínicas.
Em 1935 o termo secretária foi oficializado para designar a profissional, cuja principal ferramenta de trabalho era a máquina de escrever, e que não mais poderia ser designada como datilógrafa. Aumentando o número de tarefas, os chefes perceberam que poderiam delegar mais as suas secretárias, começando assim, a exigir maiores conhecimentos.
Atualmente, a atuação profissional é bem mais abrangente que no passado, as secretárias vêm ganhando mais espaço nas empresas, pois os chefes desempenham outras funções e delegam tarefas que antes não lhes eram atribuídas, e por isso vem merecendo maior atenção empresarial como afirma Garcia:
“A profissão da secretária vem merecendo a atenção da área empresarial por se tratar de uma profissão facilitadora, que segue os princípios da administração empresarial: tomar decisões, solucionar conflitos e trabalhar em equipe. Separar fatos de opiniões, pensamentos de sentimentos e aplicá-los, levando em conta as conseqüências das ações escolhidas. Desenvolver habilidades de comunicação, como saber ouvir e perguntar, expressar-se de forma oral e escrita corretamente. (1999, p. 43)
Talvez, só agora isto começou a mudar, devido ao restrito conhecimento que as secretárias adquiriam nas escolas técnicas e universidades como podemos ler no trecho a seguir:
“Entretanto os conhecimentos apresentados nos cursos de secretariado não complementam ou acrescentam novidades aos conhecimentos já adquiridos na prática profissional, devido ao fato de muitos cursos não estarem preparados para atender a esse tipo de demanda, como também pela resistência da própria secretária em não estabelecer um intercâmbio entre sua experiência individual e a de outras colegas. (GARCIA, 1999, p.48)
Dentre as atribuições de uma secretária podemos destacar a realização de serviços gerais de escritório;classificar e dar solução aos mais variados assuntos; redigir cartas, memorandos, bilhetes, documentos de toda a espécie, como procuração, editais; dar solução a assuntos pendentes; colocar a mesa do executivo em ordem; redigir listas com a pauta do dia: visitas, nome das pessoas, assunto que será tratado; atender ao executivo; cuidar dos instrumentos de trabalho; atender a telefonemas e solicitações de entrevistas; selecionar assuntos e pessoas que serão atendidas pelo executivo,assim como gerenciar sua agenda.
Como rotina dessa profissional, Medeiros descreve:
... “recortar artigos de jornais ou fazer recensões de livros, de artigos de revistas; organizar arquivos; estabelecer contatos com outros departamentos; prestar informações; transmitir recados; redigir e digitar correspondência; receber, classificar e distribuir correspondência; manter atualizado o arquivo de endereços, preparar a agenda de reuniões, secretariar reuniões; elaborar atas; preparar roteiros de viagens; providenciar reservas de hotéis, passagens e documentos necessários a uma viagem:
A Secretária, para conseguir realizar todas as tarefas precisa ser flexível, e gostar de realizar várias tarefas diferentes, e além disso ter conhecimento do que a empresa produz ou dos serviços que presta, do comportamento do executivo e enfim dos funcionários que trabalham na organização.
Medeiros expõe as regras práticas para que o assessor organize o seu trabalho: “ter conhecimentos profissionais sobre arquivística, redação, gramática, informática, controles contábeis e outros diretamente ligados à área em que atua. Por isso, precisa estar atualizada e adquirir sempre mais conhecimentos.”( Medeiros, 1999, p. 59)
Diante de tudo isso, pudemos delinear o papel da secretária que é de suma importância para o bom andamento empresarial. Não poderíamos esquecer que a secretária está ampliando sua atuação no mercado de trabalho pelo dinamismo com que esta profissão esta se transformando.
Referências Bibliográficas
MEDEIROS, João Bosco e HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. Lei nº 9261/96 Código de Ética Profissional, SP;Atlas, 1999, 7ª edição.
GARCIA, Elizabete Virag. Muito prazer, sou a secretária do senhor... São Caetano do Sul. 1999.
SILVA, Rosa de Cátia Souza e COSTA, Yolanda Martins. Situações que causam estresse na rotina do profissional Assessor em empresas de médio porte em Salvador, 2003. 55f.
Autor: Rosa de Cátia Souza Silva
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