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Secretário Executivo: O que você pode fazer de valioso para ser cobiçado pelo mercado de trabalho?

Secretário Executivo: O que você pode fazer de valioso para ser
cobiçado pelo mercado de trabalho?

Autora: Claudia Brunelli Rêgo
Mestranda em Desenv. Humano e
Resp. Social, Secretária Executiva, Professora

A Profissão de Secretário Executivo, hoje com 21 anos de reconhecida, através da lei 7.377 de 30/09/1985, ganha importância a cada nova atribuição que é concedida a este profissional. O rápido avanço tecnológico das últimas décadas exige do Secretário uma constante atualização e busca de conhecimentos necessários e fundamentais para tornar seu trabalho ágil, conseguindo assim, mais tempo para desenvolver outras atividades.

O Secretário deixou de ser somente apoio, para introduzir novas metodologias e exercer funções criativas, atendendo assim, as necessidades das organizações. O convívio com o Executivo direto, na mesma sala ou em sala ao lado do poder, dentro de uma grande organização, faz com que o Secretário Executivo adquira um nível de informação maior que outros escalões da estrutura empresarial talvez não disponham de imediato ou nunca venham a obtê-lo. O executivo começou a reconhecer e valorizar o papel do Secretário Executivo quando esse passou a preparar materiais diversificados e criativos, específicos para apresentações em reuniões internas e externas, onde o executivo apresenta o trabalho idealizado por ele, mas criado, realizado e administrado pelo profissional Secretário Executivo.

Hoje, os Secretários Executivos que são requisitados pelo mercado de trabalho buscam ferramentas para administrar eficazmente o tempo, fazem a intermediação entre o poder de decisão e o contexto interno e externo à instituição, aplicam funções gerenciais, dão ênfase ao relacionamento com os clientes internos e externos, têm habilidade para a comunicação e para o trabalhar em equipe, resolvem problemas inerentes ao seu trabalho melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços, tem visão geral e holística da organização, cultivam as relações pessoais e habilidades com pessoas, preocupam-se em desenvolver sua inteligência emocional, e tem capacidade de perceber a necessidade constante de aperfeiçoamento profissional, acompanhando a evolução científica e tecnológica. Tornou-se um profissional com postura aberta a mudanças, atitude empreendedora, e que presta assessoria a executivos e dirigentes no desempenho de suas funções.

As atividades cotidianas dos Secretários Executivos requerem amplos conhecimentos técnicos, administrativos e emocionais, que são de extrema importância no desempenho de suas funções, pois, são mais aplicados em soluções de problemas, que é o grande desafio na atribuição do Secretário do novo milênio.

Diante do exposto, é fácil concluir que: neste universo mercadológico, sobrevivem e despontam aqueles que adquirem, desenvolvem e estimulam uma série de competências. Pensando nisso, elaboramos 12 ferramentas que irão, com certeza, garantir uma maior permanência do profissional de secretariado no mercado de trabalho, além de torná-lo competitivo e cobiçado pelas melhores empresas.


12 FERRAMENTAS PARA GARANTIR O SEU EMPREGO:


1. POSTURA E APARÊNCIA

“A beleza vem de dentro e pode ser envolvida em um envólucro agradável:
vestimenta correta, apresentação, postura profissional”.
Stefi Maerker
Consultora em recrutamento e seleção de secretárias,
autora do livro Secretária - uma parceira de sucesso,
lançado pela Editora Gente.


O Secretário Executivo é o cartão de visitas da organização. É a primeira pessoa com quem o cliente interno e externo se depara ao buscar um contato com um gerente, diretor, presidente, etc.

Por postura queremos dizer uma grande quantidade de itens, todos relativos ao modo como você se apresenta no seu ambiente de trabalho. Em primeiro lugar, procure usar um traje social tradicional e sóbrio. Procure estar bem vestido, sem exagerar na elegância. Saiba que vestir-se "na última moda" pode ser contraproducente. Entretanto, não descuide de modo algum da aparência.

Tanto homens quanto mulheres devem, de preferência, usar aquele tipo de roupa que socialmente se usa nos escritórios das grandes empresas, independentemente de como costuma vestir-se as pessoas que trabalham na empresa. Mesmo que as pessoas trabalhem de jeans, isso não é motivo para que um Secretário Executivo trabalhe de jeans e camiseta.

Os homens devem dar preferência aos ternos escuros, camisa branca, gravata social e sapatos bem engraxados, em vez de uma jaqueta esportiva, uma calça clara, mocassins, roupas coloridas.

A mulher por sua vez, deve evitar roupas transparentes, saia curta demais, unhas pintadas cor cores escuras, excesso de maquiagem ou penteado ousado. A regra é preferir vestir-se com elegância discreta, evitando as jóias ostensivas ou as cores berrantes.

Sua aparência deve ser impecável: roupa limpa e bem passada, cabelo bem penteado, unhas limpas, sapatos lustrados, perfume (se usar) sem exagero. Vestir-se bem é a melhor maneira para ultrapassar a primeira barreira, que é a aparência, e ter a chance de mostrar suas qualidades técnicas.


2. COMUNICAÇÃO EFICAZ


A comunicação é indispensável à atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, do secretário, depende essencialmente da habilidade dos indivíduos se comunicarem. A comunicação deve ser clara, objetiva e flexibilizada de acordo com a cultura de cada funcionário, pois, para se concretizar uma comunicação é necessário que a mensagem enviada seja plenamente entendida e recebida pelo interessado.

O sucesso do Secretário Executivo, no exercício da profissão, dependerá do seu grau de comunicação com seu chefe. Para isso este profissional deve:

• saber ouvir. Está é a chave do segredo. Devemos escutar, anotar e depois repetir o que a pessoa está falando, deixando entendido o recado ou a mensagem, evitando conflitos e deixando a outra pessoa (Chefe) mais segura sobre o fato da mensagem ter sido compreendida;
• expressar as mensagens e seus conteúdos, com objetividade e clareza;
• evitar o excesso de jargões, sendo aconselhável falar numa tonalidade compreensível, sem gritarias ou tons baixos de voz, mas sim com uma tonalidade agradável, frisando o que é importante. Vale reforçar que deve-se evitar palavras "chulas" ou aquelas complicadas;
• ter sempre uma caneta e um bloquinho de papel à mão quando entrar na sala do chefe;


3. REGRAS DE BOA CONVIVÊNCIA

Manter o bom relacionamento é outra ferramenta de sucesso. Uma organização de trabalho é um sistema integrado, que depende do desempenho de cada indivíduo que faz parte dela e do inter-relacionamento de todos eles. Ou seja, é importante cultivar a arte da boa convivência. Não há nada no mundo que se desgaste mais facilmente do que relacionamentos mal administrados. Crie o hábito de elogiar, agradecer, dar feedback, parabenizar por datas importantes e atender a todos, sem exceção, com um belo sorriso.

O Secretário Executivo que sabe se comunicar com respeito e compreensão, estabelece competências administrativas e ajuda outras pessoas a trabalharem com entusiasmo e confiança num clima altamente satisfatório.


4. ATENDER BEM E RECEPCIONAR

Na era da competitividade o atendimento é o diferencial, e atender bem às pessoas não é simplesmente recepcioná-lo dentro da organização, ser cordial ao telefone ou responder de imediato a um e-mail. Atender bem às pessoas é poder antecipar-se às suas necessidades.

Como assessor e intermediador entre o poder de decisão e o contexto interno e externo à organização, o Secretário Executivo deve buscar captar a voz das pessoas que buscam seu auxílio. Esta é a fase inicial de todo o processo de atendimento. Deve-se não só recepcionar, é necessário ir além disso e colocar-se no lugar das pessoas que ali estão e tentar solucionar seus problemas.

Para que o atendimento aos superiores e pessoas que precisam do auxílio do Secretário se torne efetivo, deve-se levar em consideração alguns requisitos, informações e posturas muito importantes. Seguem algumas regras básicas:

• respeito humano: é importante termos sempre em mente que o outro, assim como nós, tem muitas qualidades e defeitos e que cada um de nós possui sentimentos e que nos guiamos por escala de valores diferentes. Por isso: "Trate o outro como ele gostaria de ser tratado!";
• interesse pelas pessoas: por mais diferentes que possamos ser, queremos que se interessem por nós, e por nossos problemas. "Para os outros a nossa vida pode parecer uma comédia, mas para nós que a sentimos, é uma tragédia";
• ouça com atenção e interesse: as pessoas precisam de tempo para falar sobre si mesmas, seus interesses e problemas. Portanto precisamos ouvir com atenção, interesse e respeito.
• a primeira impressão é a que conta: portanto não seja agressivo, ofensivo, descortês, lembre-se: "O cliente satisfeito sempre volta". Se o primeiro contato for alegre, cordial, cortês, esta será a impressão que deixaremos para o outro. Porém se num outro contato formos grosseiros, mal-educados, sem dúvida toda aquela primeira impressão será apagada e substituída por essa nova.

Para que seu atendimento se destaque dos demais faça algo extra, preocupe-se com o problema e se interesse em ajudar as pessoas! Faça sempre tudo que puder!


5. TER ATITUDES POSITIVAS

“Reclamar da vida só causa stress.
Em vez de resmungar porque faz frio,
vista um agasalho”.
Hong Jin Pai, acunpunturista


O otimismo e a motivação conduzem o profissional para a realização das metas estabelecidas na vida. É a motivação que possibilita atingir os objetivos planejados, sejam eles quais forem. O otimismo é muito importante nesse momento, porque as situações nunca são completamente como se deseja, sempre há perdas e ganhos no caminho da realização profissional. Sempre existem obstáculos a serem vencidos. O otimismo deve entrar em cena, quando se encontra entraves no caminho.

A maior diferença entre um pessimista e um otimista está no que eles dizem a si mesmos, nos momentos de contrariedade. As pessoas podem e devem perseguir o bom humor. A ciência já provou que os mal-humorados têm mais problemas de saúde, como quedas no sistema imunológico, hipertensão e propensão maior a desenvolver doenças. O cortisol, hormônio liberado em momentos estressantes, é o responsável pelo estrago. Tanto é que o mal-humorado - seja portador de disritmia ou apenas um nervosinho controlável - está sempre reclamando de dores pelo corpo, como enxaqueca e problemas de estômago. Por trás das queixas estão o estresse e suas conseqüências.

O estado de espírito é contagiante. Após acompanhar a vida de 60 casais, pesquisadores da Universidade Northwestern, em Ilinois (EUA), concluíram que um temperamento único domina as duas pessoas em um relacionamento. Se um dos parceiros for do tipo irritadiço, esse modo de ser acaba virando um traço da personalidade do casal. "Não podemos explicar como esse contágio acontece, mas o fato é que o mau humor tem efeito cascata. É, em geral, contagioso. No ambiente de trabalho, ele parece dominar, basta uma pessoa se descontrolar", diz a psicóloga Mariângela Savoia, do HC.
(fonte: http://www1.folha.uol.com.br/folha/equilibrio/noticias/ult263u3649.shtml)

"Você nunca enfrentará um problema que não esteja carregado
de oportunidades. Então, não se intimide diante dos obstáculos,
pois eles foram criados para fortalecer seus ideais."
Neide Castro Marques

6. ADMINISTRAR O TEMPO

A administração do tempo é nada mais, nada menos, que se planejar e organizar sua rotina diária, a fim de que o trabalho seja desenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto pessoal, quanto profissional.

Saber organizar-se utilizando o tempo de forma adequada e “eficaz” é um desafio para todos os profissionais de Secretariado Executivo, pois uma de suas principais atividades é gerenciar o tempo e definir prioridades, favorecendo o exercício profissional do executivo a quem assessora.

O ponto de partida é ter uma agenda muito bem organizada, não esquecendo de consultá-la, como prioridade, no início de cada expediente para que se estabeleça as tarefas daquele dia. Depois lista-se todos os desperdiçadores de tempo, e encontra-se uma maneira de administrar cada um deles, o que só se consegue com uma forte disciplina e muita determinação. Os principais desperdiçadores são: procrastinação (deixar para depois), tarefas inacabadas, falta de planejamento, desorganização pessoal, perfeccionismo, incapacidade de dizer não, desrespeito a horários, falta de foco, desconsiderar a importância do tempo como recurso.

“Administrar o tempo não é uma questão de ficar contando os minutos dedicados a cada atividade: é uma questão de saber definir prioridades. Provavelmente (numa sociedade complexa como a nossa), NUNCA vamos ter tempo para fazer tudo o que precisamos e desejamos fazer. Saber administrar o tempo é ter clareza cristalina sobre o que, para nós, é mais prioritário, dentre as várias coisas que precisamos e desejamos fazer - e tomar providências para que essas coisas mais prioritárias sejam feitas, sabendo que as outras provavelmente nunca vão ser feitas (mas tudo bem: elas não são prioritárias)”.
Eduardo Chaves


7. ORGANIZAR ARQUIVOS E REUNIÕES

Porque apresentamos estes dois itens juntos? Porque são atividades que o Secretário Executivo precisa executar de forma impecável.

O primeiro item, organização de arquivos, reflete o conhecimento, a ordem, a responsabilidade e a criatividade do Secretário. Administração, Coordenação e Gerenciamento da Informação, pressupõe a disponibilização da informação por intermédio de uma arquitetura adequada. A essência da técnica está em definir e implantar uma arquitetura da informação que permita acessar e analisar um volume de informações potencialmente úteis para explorar as oportunidades existentes no mercado e as capacidades organizacionais.

Apesar da tecnologia da informação ter facilitado às tarefas de coleta, classificação e armazenamento de dados, é imprescindível a atuação do profissional de secretariado que deve organizá-la e mantê-la disponível na melhor ordem possível.

A perda de um documento ou o arquivamento em lugar indevido (dificultando o seu resgate), pode resultar numa demissão para o Secretário. A rotina da profissão é intensa e tudo tem que estar muito bem organizado e sempre a mão quando for necessário resgatar uma informação ou documento. Portanto, esteja sempre atento para a ordem dos seus arquivos físicos e eletrônicos.

O segundo item está presente na rotina diária de todo profissional de secretariado: organização de reuniões. Os elementos básicos sobre a organização de reuniões são:

• agendamento da data, local, horário e participantes: cabe ao Secretário ter a certeza de que tudo e todos estarão prontos na data agendada;
• tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informados pelo Correio Eletrônico, por Circular, Memorando, etc. Quando for de extrema importância, confirme - ou tenha a certeza de que alguém o fez - as presenças por escrito;
• papéis e lápis/canetas: Não deixe que ninguém dê a desculpa que não anotou alguma coisa porque "se esqueceu" dos instrumentos básicos para isso. Preste atenção à quantidade e qualidade, de acordo com o número de pessoas e o tipo de reunião. Distribua tudo previamente no local. Não deixe faltar, se forem necessários, flip chart, TV, DVD, datashow, quadro branco, pincéis, etc;
• interrupções: Obtenha do líder uma combinação sobre a oportunidade ou não das interrupções ocasionadas por fatores externos. Ligações urgentes, chamados de serviço, etc. Tudo deverá ser comunicado após a reunião? É esperada alguma ligação urgente? Quem poderá sair da sala para atender emergências? Etc;
• ata: Geralmente é de sua responsabilidade. Seja minucioso. Data, hora e local. Assunto. Ordem do Dia. Quem falou o que. Que temas ficaram pendentes. O essencial e as conclusões. Sempre que possível, faça os presentes lerem e assinarem.


8. SER CRIATIVO E TER INICIATIVA

“As pessoas que vencem neste mundo são as que
Procuram as circunstâncias de que precisam e,
quando não as encontram, as criam” .
George Bernard Shaw

Quem não valoriza um profissional de secretariado competente, habilidoso, que encontra solução para tudo? Um profissional com estes requisitos tem sempre uma vaga no mercado de trabalho. Ainda mais nos dias de hoje, em que novos desafios e situações apresentam-se a cada instante, a flexibilidade e a capacidade de inovar são essenciais.

Criatividade quer dizer recombinar objetos já existentes em maneiras diferentes para novos propósitos. A criatividade é uma habilidade para gerar novidade e, com isso, idéias e soluções úteis para resolver os problemas e desafios do dia-a-dia.

O executivo agenda dois compromissos no mesmo dia e o Secretário consegue reorganizar a agenda da semana inteira. Arrumar passagem, hospedagem e ingresso de última hora para o congresso em outro Estado? Deixe com ele. Comprar um presente inesquecível para o aniversário da filha do Superintendente com apenas trinta reais? Deixe com o secretário que ele resolve.

Só um secretário com criatividade bem desenvolvida é capaz de lidar com situações novas a cada instante, de tomar decisões enquanto o chefe está viajando ou trancado em reuniões, de ter idéias geniais para fazer muito com pouco.

Porém, para ser criativo a primeira barreira a transpor é “saber correr riscos”. Criatividade serve muito para explorarmos o desconhecido, e para isso precisamos ter em mente que frequentemente vamos errar. Tentar e errar faz parte do processo criativo e um dos pontos básicos para ampliarmos nosso potencial criativo é justamente reconsiderar nosso "medo" de errar, talvez transformando a palavra em "testar".

Parece difícil, mas não é. Escrever com a mão que você não está acostumado, tentar um novo caminho para faculdade, mudar os móveis de lugar... são atitudes que você faz com pequeno esforço, mas já é um caminho para fazer com que você passe a ser mais criativo.

O desafio para o profissional de Secretariado é fazer o que já existe de maneira diferente, mais eficiente, em menor espaço de tempo. Para isso é preciso gostar do que faz e permitir-se pensar diferente, fora da mesmice. O pensar diferente é um grande aliado no desafio de solucionar problemas e adaptar-se a novas situações, pois permite a geração de muitas alternativas. Para desenvolver a capacidade de pensar diferente, é preciso expandir a sua criatividade, e adotar alguns comportamentos típicos da pessoa criativa:
• seja curioso: não se contente em ver as coisas prontas e resolvidas, mas procure saber como elas funcionam, suas razões e fundamentos;
• seja um bom observador: esteja sempre atento ao que acontece à sua volta, no seu dia-a-dia, e isso poderá lhe trazer idéias de como melhorar ou criar coisas;
• seja questionador: questione por que as coisas são de um jeito e não de outro, pergunte-se o que aconteceria se elas fossem diferentes, de que maneira você poderia fazer isso melhor, como você poderia ser melhor;
• investigue: Olhe para as situações do dia-a-dia sob novos ângulos. Busque novos pontos de vista. Amplie sua capacidade de pensar. Tente imaginar possibilidades que você não tenderia a imaginar normalmente.

Busque sempre novas alternativas para as questões do dia-a-dia. Porém, é muito importante que você não se contente com a primeira idéia que lhe vier à mente. É preciso ter muitas opções para chegar a uma excelente idéia.

“É a criatividade que potencializa a inteligência inaugurando novas maneiras de pensar o mesmo e às vezes, velho problema. Ser criativo é estar mais à vontade no mundo, mais rico de recursos pessoais. É estar mais vivo e motivado. É resgatar a auto-estima. É surpreender-se consigo próprio. É humanizar-se”.
Lúcia G. Monteiro

“Acostume-se a usar sua criatividade. É como andar de bicicleta: uma vez que você aprende, jamais esquece. Porém, é preciso treinar sempre. Conforme você usa sua criatividade, verá que ela é útil não apenas para diferenciá-lo em seu trabalho, mas para solucionar seus problemas pessoais, melhorar sua qualidade de vida, aprimorar sua carreira.”
Antonio Carlos Teixeira da Silva
(colunista do Empregos.com.br, conferencista,
consultor sobre Criatividade e Inovação e
autor do livro INOV-AÇÃO, lançado em 2003
pela Editora Qualitymark)


9. ATUALIZAR-SE COM AS NOVAS TECNOLOGIAS


Há apenas duas décadas muitos Secretários Executivos redigiam correspondências e datilografavam cartas com carbono e arquivavam todas as cópias em pastas suspensas ou de plástico. Hoje, estes profissionais digitam os documentos em editores de textos e salvam todos numa fração de segundos, utilizando o computador, não apenas como ferramenta de trabalho, mas como o principal meio de fornecer e receber informações.

O profissional que deseja tornar-se competitivo no mercado de trabalho não pode limitar-se apenas ao bom uso do computador. Precisa dominar todas as suas ferramentas e aprimorar-se no uso do Word, Excel, PowerPoint, Edição de imagens, Pesquisas avançadas na internet, fazer recortes de jornais eletrônicos, dentre outros. Se você ainda não domina um ou mais itens dessa lista CORRA, o avanço tecnológico é muito rápido e é o grande responsável pela qualidade do seu trabalho e otimização do seu tempo.


10. SER ASSERTIVO - TER SEGURANÇA EM SI MESMO

“Se você não consegue dizer o que pensa; costuma fazer trabalhos que são dos outros; diz sim quando gostaria de dizer não; quando confrontado tenta reagir, porém, só surge uma idéia coesa duas horas depois... É provável que falte um pequeno ajuste no seu comportamento.”
Margot Cardoso

Você é assertivo?

"Nas relações interpessoais, assertividade se refere a uma amplitude positiva de respostas e de soluções ganha-ganha, nas quais todos os envolvidos sentem-se confortáveis e comprometidos com os resultados a serem alcançados", diz Vera Lúcia, especialista em treinamento e desenvolvimento de pessoas no ambiente organizacional.

Uma definição bem clara é a seguinte: Assertividade é a habilidade de expressar idéias, opiniões, sentimentos, ao mesmo tempo em que há uma afirmação de direitos, sem violar os direitos dos demais. O comportamento assertivo é o que torna a pessoa capaz de agir em seu próprio interesse, a se afirmar sem ansiedade indevida, a expressar sentimentos sinceros sem constrangimento, ou a exercitar seus próprios direitos sem negar os alheios.

Ser assertivo é ser capaz de concretizar seus desejos e o dos outros. Você é assertivo quando expressa seu pensamento com sinceridade sem machucar o próximo. É dizer “não" quando quer dizer "não" e dizer "sim" quando quer dizer "sim", para uma situação ou pessoa.

Para exemplificar, observemos a atitude de João. João terminou o expediente super cansado e um colega do setor lhe convida para tomar um chopp. Sua vontade é dizer não, mas, talvez porque não queira magoar o colega, concorda com o convite. João disse sim ao colega e não para ele mesmo. Acabou de perder a chance de ser assertivo.

A assertividade é proporcional ao grau de autoconhecimento do indivíduo. Você precisa estar atento às suas atitudes e se questionar sempre: o que eu quero? Por que eu quero? isso é realmente importante?. Respondendo a essas perguntas poderá saber se estará fazendo a coisa certa. Para ser assertivo é preciso ser flexível, empático, bom ouvinte, transparente, objetivo, de bem com a vida. Pessoas assertivas são capazes de expressar suas idéias, opiniões e sentimentos, ao mesmo tempo em que há uma afirmação de direitos, sem, porém, violar os direitos dos demais, são pessoas que conseguem se comunicar sem ansiedade e constrangimento.

Saiba expor o seu ponto de vista e administrar as suas emoções. Quem tem a ganhar é você mesmo. Se você não é assertivo o bastante, basta confiar na sua capacidade de transformação e ser persistente. Busque sempre o autoconhecimento.



11. ASSUMIR O CONTROLE DA CARREIRA

O conhecimento é a palavra chave do mundo moderno. Precisamos avaliar quais são os nossos potenciais pois se há bem pouco tempo atrás visualizávamos o Secretário Executivo como um “tomador de notas” ou “digitador de textos”, é importante despertarmos para as novas atribuições que este profissional vem adquirindo, e que o mesmo vem ocupando cargos e galgando posições elevadas nas empresas, em ritmo acelerado, despontando dentre as profissões que mais crescem no “ranking” mundial.

Como Secretário Executivo você pode optar por assumir o controle da própria carreira ou simplesmente deixar que a sorte bata à sua porta. Se deseja ter sucesso fixe uma boa estratégia, administre bem seus passos, avalie resultados, não se distraia. Assim você vai mais longe com menos transpiração.

Antes de qualquer coisa, para ter sucesso é fundamental trabalhar fazendo o que gosta e sabe fazer, é colocar foco nas competências e preferências pessoais. O importante é não gastar tempo e dinheiro tentando ser menos ruim naquilo em que não é bom, mas, investir para ficar melhor ainda naquilo que já é naturalmente bom. Quem é bom melhora, quem não é bom, fica menos ruim. Concentre-se no que você é bom, nas áreas onde você pode se destacar dos outros. Uma pós-graduação, mestrado, qualquer um pode ter. Mas existem determinadas habilidades e, principalmente, a maneira como você transforma essas habilidades em ação, que são únicas. Descubra o horário do dia no qual você rende mais, a sua maneira preferida de trabalhar.

Reciclar e estar aberto às novidades são as palavras-chaves. Não há outra saída: é assumir o controle da sua carreira e investir pesado na sua evolução profissional. Quem estaciona morre em águas turbulentas. Cresça dia-a-dia, espelhe-se em profissionais bem-sucedidos e desafie-se.

Fique de olho em alguns detalhes fundamentais:

• Estude! Estude sempre.

• Projetar e avaliar onde se deseja estar nos próximos cinco anos. A carreira acompanha a vida, e é preciso pensar que tipo de vida se almeja, pensando no preço que será pago por ela e o que será preciso deixar no caminho.

• Aprenda com as derrotas e comemore as suas vitórias.

• Abra sua cabeça! Valorize teatro, cinema, música, literatura, a inspiração vem de sua riqueza interior e de experiências de vida.

• todo mundo quer chegar lá. Mas você já parou para analisar, friamente, onde é esse “lá”?. Saiba o que você quer, e o que é necessário para alcançar esse objetivo. É como ter um mapa e bússola. Sem eles, sua carreira fica à deriva.

• Não se dê por satisfeito se você for promovido a uma nova posição, mesmo que ela seja de alto nível. Lembre-se que qualquer cargo está sob profunda ameaça, podendo se tornar obsoleto e, até mesmo, desaparecer a todo instante

• Seja feliz, realize os seus sonhos, dê atenção à sua família, aos seus amigos, tenha atividades lúdicas e, principalmente, dê um tempo para você.

O sucesso é a soma de competência e talento com ação. Você pode fracassar uma vez, pode cair duas, porém, focando sempre seu objetivo e conquistas (mesmo que venham em gotas), conseguirá alcançar o pódio. Invista na administração da sua carreira utilizando o maior número de instrumentos que possam gerar a abertura de um caminho promissor e repleto de significativas conquistas pessoais e profissionais. E lembre-se sempre: Acima de tudo, não deixe de assumir um eterno comprometimento com você.


12. OLHAR SEMPRE PARA O FUTURO

O que fazer para sair do cargo de Secretário Executivo e ser supervisor ou gerente?

Assuma riscos, tome atitudes e se prepare para o futuro.

O futuro sempre é uma incógnita, por isso você não pode prevê-lo - mas poderá influenciá-lo pelas decisões tomadas hoje. Incremente suas competências e habilidades para ter mais chances em atingir seus objetivos. Esteja melhor preparado para trabalhar em grupo, em time. Amplie suas possibilidades até enxergar algo que você não conseguia ver antes. Olhe as mesmas informações que você tinha antes sob um novo ponto de vista. Este novo e diferente ângulo vai ajudá-lo a ter novas idéias.

Você é o responsável pelo destino de seu futuro, de seu trabalho, de sua carreira. Deverá ser pró-ativo com sua carreira a ponto de definir seu conjunto de habilidades, sabendo o que você é capaz de fazer e o que você não é capaz de fazer. Conseqüentemente, criará sua independência.
Pense globalmente. Comunique-se com perfeição, mantenha aprendizado constante e, lógico, olhe sempre para o futuro. Faça com que todos saibam do que você é capaz.

“PENSE GRANDE E SEJA GRANDE”


CONCLUSÃO

Cada item acima descrito pode ser transformado num único artigo, portanto nosso objetivo foi resumir a essência de cada item descrito como uma ferramenta de sucesso. Muito mais informações poderão ser obtidas através de pesquisas feitas em livros e na internet. Cabe ao Secretário que deseja ser uma profissional cobiçado pelo mercado de trabalho estar sempre em busca do conhecimento e da própria atualização.

O Secretário do futuro não trabalha mais para um determinado executivo e sim para a empresa. Conhecer o negócio da empresa, sua missão, seus produtos, suas finalidades e a administração, é fundamental. É necessário também dominar outro idioma e saber tomar decisões. Para se atender a demanda, o Secretário Executivo tem que estar sempre atualizado e antenado ao que ocorre no mundo, ou seja, estar sempre aprendendo para assim, ter amplos conhecimentos para sua atuação. Atualmente o Secretário está mais envolvido nos negócios da empresa e o executivo está delegando mais responsabilidades, exigindo cada dia mais do profissional de secretariado.

Todos os executivos concordam, sobretudo os Top Managers (pelo poder que têm), que o secretário – em especial o de diretoria – constitui um elemento vital se o que se quer é desenvolver uma boa gestão empresarial.

Na verdade, da mesma forma que as empresas exigem de seus diretores capacidade de liderança, habilidade para se comunicar e visão em longo prazo, os secretários vão assumindo novas responsabilidades e abandonando outras. Sobretudo, desde meados dos anos noventa, quando a tecnologia da informação e da comunicação sacudiu até os alicerces de uma série de conceitos da gestão empresarial. “Um secretário é um parceiro imediato de um centro de gestão, com um conhecimento perfeito das atividades de seu chefe e do setor no qual atua, além de estarem capacitados a assumir certas áreas de trabalho desenvolvidas por seus chefes”.

Chefes ou diretores delegam quando encontram um profissional no qual podem confiar. “Execute seus projetos de vida um de cada vez, por ordem de prioridade. Em não conseguindo o sucesso esperado em algum deles, sinta-se um vencedor, com a certeza de que algo de proveitoso ficou, e servirá de experiência para o próximo empreendimento. Pior que errar, é fazer planos mil e nada executar. Erros e acertos, fracassos e sucessos só fazem parte da vida dos que tentam, arriscam, se expõem e buscam a concretização de seus sonhos, de forma ordenada, racional e sem medo de ser feliz."
José Sinval Teles
Disponível em: http://www.nlink.com.br/auto-ajuda/ajmens2.htm

O segredo é um só: Competência, responsabilidade, dedicação, criatividade, flexibilidade e mãos à obra. SEU SUCESSO DEPENDE, ÚNICA E EXCLUSIVAMENTE, DE VOCÊ.
Autor: Claudia Carla de Azevedo Brunelli Rêgo

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