Planejamento de Estoque, Compras e Vendas. (Part 01)
A gestão de estoque bem feita é de extrema importância para evitar perda de investimentos pois muitas empresas mensuram o prejuizo de seus estoques sem giro em de forma monetária a preço de custo de entrada da mercadoria mas o prejuizo é maior pois caso esse estoque parado fosse vendido a preço cheio ele traria lucro, então errar na compra acarretará um prejuizo maior do que a maioria dos administradores imaginam. Na gestão de estoques existe um ciclo com três planejamentos que ao errar em um deles acaba gerando uma cadeia de erros, esse ciclo é formado da seguinte maneira:
- Planejamento de Estoques
- Planejamento de Vendas ou Metas
- Planejamento de Compras
Vamos analisar o conteúdo acima, o planejamento de vendas existe somente com o planejamento de compras efetuado e no planejamento de estoque será necessário a analise do estoque já existente na empresa mais a previsão de compras gerado pelo planejamento de compras, mas para se fazer o planejamento de compras será necessário estudar o estoque já existente na empresa para não ultrapassar a "cobertura de estoque" que é de extrema importancia para a estratégia da empresa nos meses consequentes e nos outros planejamentos, vou falar mais sobre a cobertura de estoques e de como a calcular mais a frente, no planejamento de estoque o planejamento de vendas entra para auxiliar na previsão de estoque e na projeção do estoque com a compra dessa mercadoria, eu sugiro que seja escolhido um periodo do mês para efetuar a ação do planejamento de compras em todos os departamentos da empresa caso a empresa tenha mais de um departamento. Vamos iniciar falando do planejamento de estoques em seguida do planejamento de compras e por fim do planejamento de vendas ou metas.
PLANEJAMENTO DE ESTOQUES
Na gestão de estoques temos uma técnica que é muito utilizada nas empresas, trata-se da classificação ABC, inúmeros outros livros sobre gestão de estoques, têm abordado a classificação ABC como método de planejamento de estoques e compras fundamentalmente como uma forma de definir lotes de aquisição ou produção. Essa técnica trata-se em segmentar os produtos em três níveis levando em consideração o seu volume de vendas ou o seu valor de vendas, onde os itens de classe A que é o produto com o maior valor de venda (mais caro) devem ser estocados em um menor espaço de tempo por uma semana, por exemplo, o B que tem um valor médio por um mês e o C um mais barato por três meses, mas sabemos que hoje em dia o empresário procura manter todos os seus produtos pelo mínimo de tempo dentro de seus estoques para fazer com que seu giro seja alto, essa técnica foi elaborada de forma empírica na segunda metade do século passado e a grande dificuldade era a de colocar os produtos em cada um de seus níveis respectivos, mas hoje o mercado não permite esse tipo de análise pois a grande variedade de produtos e a crescente demanda por serviços faz com que os estoques sejam cada vez menos parecidos um com outro dificultando assim uma análise mais verticalizada do estoque.
A gestão de estoque e a procura constante do equilíbrio entre a demanda e a oferta para alcançar o mais próximo desse equilíbrio temos três indicadores que poderão nos auxiliar no planejamento de estoque e fará com que o ciclo formado pelo planejamento de estoques, planejamento de compras e planejamento de vendas seja possível. Os três indicadores são os seguintes:
* Giro de estoque
* GMROI
* Cobertura dos estoques
Para estudar o estoque esses três indicadores de desempenho devem estar em toda reunião de desempenho da empresa toda semana, pois no caso do varejo, por exemplo, um fim de semana alterará os números significativamente o que irá exigir uma tomada de decisão rápida e baseada no que os indicadores demonstram. Desses três indicadores na minha experiência a cobertura de estoque é estratégica e de suma importância, pois ele é o alerta para saber se onde estará problema do estoque, nas compras ou no planejamento de metas, vamos estudar cada um e veremos como elaborar os cálculos de cada um deles.
GIRO DE ESTOQUE
Primeiro vamos entender o que é o giro dos estoques. O giro dos estoques é a quantidade de vezes, em determinado período, que o estoque que a empresa mantém é vendido. Vamos dar um exemplo bem grosseiro somente para melhor entender o conceito: O estoque médio de uma loja de dvd's de 400 dvd's e empresa vende 3600 dvd ao ano, portanto o giro de estoques desta empresa é 3600 dividido por 400 = 9 giros ao ano. Neste caso fica fácil de calcular, pois a empresa trabalha só com um produto. Mas, como fazemos quando temos centenas de produtos? Neste caso devemos ter o valor médio dos estoques a preço de compras e os valores das vendas a preço de compras. Vejamos o exemplo de firma que tenha um estoque médio a preço de compra de R$50.000,00 e cujo volume de vendas ao ano seja de R$700.000,00 a preço de compras. O número de giros do estoque será de 700.000 dividido por 50.000 = 14 giros ao ano.
Logo podemos analisar com isso que quanto menor o giro de estoque maior o lucro gerado pelo produto, essa técnica é mais precisa quando feita para estudar o ano, separar esse indicador por departamento ou pela classificação ABC, de forma a identificar qual produto tem contribuído mais ou menos para a rentabilidade da empresa, você deve estar se perguntando aonde esse indicador vai ajudar na gestão de estoques? Com essa analise em mão o gestor poderá ter uma ferramenta extremamente eficiente para o planejamento de estoque e para o planejamento de compras pois no estoque o gestor poderá decidir em que produto ele poderá aplicar mais investimentos para manter em estoque e quais produtos ele deve reduzir o investimento e comprar de forma a não manter esse produto em estoque, veja só a lógica, existem dois produtos o produto X e o produto Y o produto X tem um giro anual de 1,89 e o produto Y gira 3,45 logo o gestor tomará a seguinte decisão, investir mais no estoque do produto Y e reduzir a compra do produto X tendo em vista que o Y gira mais vezes do que o X para que não acabe fazendo com que o produto que tem um giro mais alto não falte em sua loja e reduzindo o investimento do X para que não acabe gerando um estoque que depois terá fazer uma demarcação de preços para aumentar o giro mas de forma ilusória pois a rentabilidade final estará afetada.
GIRO = Custo das mercadorias vendidas / Custo do estoque médio no período
GMROI
O GMROI é o retorno da margem bruta do investimento em estoque é uma ferramenta de analise utilizada para identificar os produtos que tem um maior retorno de investimento, ou seja, qual produto teve maior contribuição para a composição da margem geral da empresa para melhor identificar essa ferramenta vamos ver a formula abaixo e um exemplo para que nos possamos visualizar a sua utilização no dia a dia.
GMROI = Margem Bruta/ Vendas Liquidas X Vendas Liquidas / Estoque Médio
A fórmula apresenta o calculo que a grande maioria dos livros e artigos apresentam para calcular o GMROI mas podemos facilitar ainda mais esse calculo, pois um bom observador poderá notar que essa fórmula na verdade é a seguinte:
- GMROI = MARGEM (%) X GIRO
Pois a composição da margem (%) é a margem bruta ou o lucro em R$ dividido pela venda liquída multiplicado por 100 para gerar o número em %, por exemplo:
- Um produto X que gerou um faturamento de R$ 150,00 e gera um lucro de R$ 80,00, qual é a margem desse produto?
- R$ 80,00 / R$ 150,00 = Margem de 53,33%
No caso do giro o calculo foi mostrado mais acima como encontrar o valor do giro de um produto, mas para relembrá-lo a composição do giro é a seguinte é a venda dividido pelo estoque médio, lembrando sempre que você deve usar a sempre a mesma unidade para calcular o giro, ou seja, não pode dividir a venda a custo pelo estoque a preço de venda. Para ilustrar segue um exemplo de giro:
O mesmo produto X que faturou para a empresa R$ 150,00 possui um estoque médio a preço de venda de R$ 110,00 qual será o giro desse produto?
-R$ 150,00 / R$ 110,00 = Giro de 1,36
Então para calcular o GMROI devemos multiplicar a margem com o giro e encontraremos o retorno da margem bruta do investimento em estoque, veja abaixo:
GMROI = 53,33 % x 1,36 = 72,53%
Esse numero sozinho não representa tanto assim para a empresa, mas quando for analisar os produtos que a sua empresa investiu esse indicador será de grande valia pois podemos ter em um grupo um produto que se necessite de uma grande estocagem para que ele chegue a esse percentual de GMROI e podemos ter um produto que apresente características totalmente diferentes onde quase não se precise de estocagem e em poucas vendas ele já consiga atingir o seu GMROI ideal, então para a tomada de decisão esse indicador é excelente.
Quando a empresa consegue rotinizar esse tipo de indicador como parte da estratégia o gestor poderá criar uma meta de GMROI fazendo assim que o seu departamento de compras tenha um maior comprometimento com o giro e a margem dos produtos a serem comprados e que o planejamento de vendas seja o mínimo modificado possível para atender as expectativas das metas de GMROI.
COBERTURA DE ESTOQUE
È de extrema importância para o gestor ter saber com o maximo de precisão em quanto tempo o seu estoque deixará de atender as vendas da empresa, com esse tipo de informação o gestor pode avaliar se a empresa tem capacidade de atender a meta determinada, de saber qual será o volume de investimento necessário para que o departamento de compras possa trabalhar para os outros meses e para o financeiro será uma forma de ajustar o seu fluxo de caixa com as saídas previstas com esses investimentos do mês corrente e dos meses futuros, então essa analise possibilita uma gama intensa e estratégica de variáveis para a tomada de decisão dos gestores da empresa.
A cobertura de estoque é na verdade o estudo que possibilita identificar o período de tempo em que o estoque atual permanecerá dentro da empresa levando em consideração a previsão de vendas e o estoque dentro de casa, para se trabalhar a cobertura de estoque eu sugiro sempre trabalhar com a variável custo, pois essa variável não se altera, diferente do preço de venda que sofrerá alterações por varias vezes dentro da empresa. O que irá determinar o fracasso ou o sucesso deste tipo de indicador é a previsão de vendas, que veremos na terceira parte deste artigo, a previsão de vendas bem feita e com o mínimo de alterações possíveis trará um numero de cobertura de estoque bem mais confiável e próximo da realidade, existem muitos artigos que determinam formulas para calcular a cobertura de estoque, mas na realidade a cobertura de estoque é mais um entendimento da lógica da operação de estoque e vendas do que necessariamente uma formula para entendermos a cobertura de estoque vou ilustrar um caso abaixo:
Empresa X
Est. Atual:R$ 25.000 Preço de Custo
Prev. De Vendas
Mar - R$ 8.000 PC
Abr - R$ 10.000 PC
Mai - R$ 5.000 PC
Jun - R$ 4.000 PC
Calculo: (Est. inicial - Meta)
Mar - R$ 25.000 - R$ 8.000 = R$ 17.000 (1)
Abr - R$ 17.000 - R$ 10.000 = R$ 7.000 (1)
Mai - R$ 7.000 - R$ 5.000 = R$ 2.000 (1)
Jun - R$ 2.000 - R$ 4.000 = R$ - 2.000
Então divide-se 2.000 / 4.000 (0.50)
Cobertura de Estoque = 3.50
No calculo você pode ver que existe um numero 1 em cima de cada mês esse numero afirma que o estoque consegue atender a meta referente aquele mês, no fim existe o numero 0.50 esse numero indica que o estoque restante naquele mês já não mais atenderá aquele estoque pois com as metas dos meses anteriores o estoque chegará no mês de Junho somente com R$ 2.000 a preço de custo e a meta desse mês a preço de custo será de R$ 4.000 ou seja só agüenta a metade desse mês.
O que podemos identificar é que o estoque que a empresa X possue, permite a empresa a garantia de três meses e meio de vendas de acordo com aquele planejamento de metas, esse é o motivo que mencionei mais acima da veracidade e da maior proximidade do que se vai utilizar o planejamento de vendas, pois se existe um acréscimo nas metas a cobertura de estoque vai aumentar e caso exista uma redução nas metas de vendas a cobertura de estoque vai diminuir. Também pode ser visto que foi utilizada a mesma unidade para se calcular a cobertura (preço de custo) isso permite que o número não seja alterado devido a uma alteração nos preços de vendas. Você pode estar se perguntando como poderá encontrar o preço de custo nas metas de vendas dos meses posteriores se você ainda não sabe quais serão os produtos a gerarem recita para a empresa, você deverá ter uma meta de markup em seus produtos ao efetuar as compras de sua empresa, para quem não conhece a nomenclatura de markup é a marcação do preço em cima do preço de custo, ou seja, se você compra um produto a R$ 5,00 e vende a R$ 10,00 o seu markup será de 2,00, entendendo com isso que o seu preço de venda marcará duas vezes o valor do preço de custo, com isso em mão faça uma media do markup de seus produtos vendidos e divida-o pelas metas de vendas dos meses posteriores, caso você tenha um sistema de gestão (software) que lhe possibilite essa informação pegue um período e veja o valor da venda total e divida pelo valor do custo da venda desse período. Caso você queira fazer essa analise no decorrer do mês a analise fica um pouco mais complicada, pois você terá que encontrar a cobertura referente ao mês que está acontecendo, mas é perfeitamente possível pois eu construía esse relatório toda semana.
Esse indicador fica muito bem executado através de um sistema de gestão ou do Excel, é interessante ter essa visão por departamento, por loja, por produto e pro empresa então o gestor terá uma grande quantidade de informações de estoque, que hoje em dia é um assunto de tamanha importância para todas as empresas de todos os tamanhos.
Autor: Diego Abrantes
Artigos Relacionados
Softteria - Software Para Controle De Estoque
Como Manter Um Bom Controle Sobre As Finanças Da Sua Empresa
Qual A Importância Do Estoque De Mercadorias Da Empresa?
Estoque
Como A Empresa Coleta Informações Para Decidir
Controle De Estoque - Ferramenta Indispensável De Gestão
Competências!