A importância da estrutura e dos processos para uma empresa



Em “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes (Best Seller, 2006)”, Stephen R. Covey escreve “a causa de quase todas as dificuldades de relacionamento se encontra em expectativas ambíguas ou conflitantes em torno de metas e papéis. Quer lidemos com a questão de quem faz o que no trabalho, a maneira de se comunicar com a filha quando você a manda arrumar o quarto, quem alimenta os peixes ou leva o lixo para fora, podemos estar certos de que expectativas pouco claras vão conduzir a uma situação de equívocos, desapontamentos e perda de confiança.”

Lembrei desta idéia do Dr.Covey, quando uma empresa privada da indústria (setor) de educação, se deparou diante do seguinte dilema, que agora vou descrever, para você analisar e pensar o que fazer.

O vice-presidente da empresa solicita ao seu departamento de marketing, uma análise sobre a conexão dos processos da organização com a otimização da satisfação dos clientes, ou seja, qual é a proposição de valor apresentada aos clientes? E informa à equipe que precisa do relatório em uma semana.

Solicita ainda, que o relatório tenha o seguinte modelo:

1. Breve histórico (empresa, faturamento ano passado, linha de produtos (ou serviços) e número funcionários);

2. Avaliação sobre Estrutura e Processo no Contexto dos Negócios (da empresa) com ênfase na integração entre Negócios, Estratégias, Processos e Estrutura Organizacional; Estratégias e a Proposição de Valor para os Clientes e no Modelo Genérico de Negócio e relação com as Estratégia;

3. Avaliação sobre Processos: a empresa adota a gestão por processos? Quais são os processos-chave? Como se dá o relacionamento entre Processos, Cadeia de Valor e Estratégias?

4. Conclusão (cujas fontes de informação são os artigos Processos que Processos e Empresa coleção de Processos).

Na véspera da entrega, exatamente na noite anterior a apresentação, um dos membros da equipe, Dorival do Espírito Santo, solicita uma reunião com o vice-presidente às 19h47.

O vice-presidente lembra também do Dr.Covey. No livro acima citado, o autor discute a questão das tarefas urgentes x tarefas importantes.

Ao constatar que parte da equipe ainda tem dúvidas sobre o que fazer, com menos de 24 horas de prazo, o executivo escreve um email, lembrando os conceitos mais importantes que devem estar no relatório, assim:

Sobre a avaliação entre estrutura e processo no contexto dos negócios (da empresa) com ênfase na integração entre negócios, estratégias, processos e estrutura organizacional; estratégias e a proposição de valor para os clientes e no modelo genérico de negócio e relação com a estratégia.

Vale lembrar das estratégias e os modelos genéricos de negócio – proposição de valor para os clientes: Competição por Custos; Intimidade com o Cliente – Relacionamento e Liderança do Produto e a matriz “Cadeia de Valor (Michael E. Porter)” aquela em que se estabelece quais são as atividades principais da empresa e quais são as atividades de apoio, além da abordagem de Henry Mintzberg, para as estruturas organizacionais.

Sobre avaliação sobre processos: a empresa adota a gestão por processos? Quais são os processos-chave? Como se dá o relacionamento entre Processos, Cadeia de Valor e Estratégias?

Neste momento, o vice-presidente, percebeu a necessidade de um treinamento avançado, sobre estruturas e processos, para alguns profissionais da equipe (uma espécie de rematrícula, como se fala no ambiente acadêmico). No entanto, acreditou ser importante escrever algumas orientações adicionais.

Lembrou a todos, que o objetivo do relatório é analisar “a empresa como um conjunto de processos”. Neste contexto a empresa apresenta uma série de tarefas logicamente relacionadas que, quando executadas, produzem algo de valor para o Cliente ou beneficiário?

Ao analisar-se a cadeia de valor da empresa, que processos agregam valor ao cliente?

O fundador da empresa acredita que são processos de inovação, como marketing, pesquisa & desenvolvimento/inovação, desenvolvimento de produtos, logistica integrada e gestão de terceiros, implicam em inovação, qualidade superior, desenvolvimento de produtos e velocidade de chegada no mercado.

Mas será?

Conclusão (cujas fontes de informação são os artigos Processos que Processos e Empresa coleção de Processos). Qual a análise de cada um dos membros da equipe sobre a empresa?

Por fim, dois artigos do Professor do Departamento de Administração Geral e Recursos Humanos da EAESP/FGV, José Ernesto Lima Gonçalves, o primeiro denominado “As Empresas São Grandes Coleções De Processos” e “Processo, Que Processo?, levam a mais duas questões a serem respondidas:

1. A partir de definições e aplicações para o conceito de processo empresarial, comente o que é: redesenho de processos; organização por processos e gestão por processos. Preciso que a equipe explique e exemplifique.

2. Quais as vantagens da gestão por processos sobre modelos tradicionais? Apresente argumentos objetivos e critérios que possam orientar a decisão das empresas pela mudança da sua maneira de organizar. (Equipe por favor preciso que expliquem e exemplifiquem para nossa reunião no conselho de administração da empresa).

Ao enviar o email para toda equipe, Dorival do Espírito Santo foi o primeiro a se manifestar “Muito obrigado Sr.Vice-Presidente! Posso te garantir que a dúvida era geral, estou ansioso para fazer o trabalho”.

O vice-presidente, agradeceu, e reiterou que o prazo fica mantido e que estas duas questões adicionais, deverão ser respondidas no relatório final.

Reiterou ainda que, o objetivo do trabalho continua o mesmo do início, ou seja, fazer com que os profissionais da equipe, possam entender as correlações entre as estratégias empresariais e os processos-chave que geram real valor para os clientes e acionistas, de quaisquer negócios.

Além de compreender a importância da adequação dos processos e das estruturas para a otimização do desempenho da organização.

Conclusão

Bem agora você é o vice-presidente. Um dos processos da empresa “gestão de talentos”, solicita uma avaliação da equipe para efeito de bônus, ou seja, uma gratificação, pela participação e contribuição de cada profissional nos debates dos temas propostos, bem como na preparação e discussão do estudo de caso, além da elaboração do trabalho.

Que nota você daria entre 1 e 10?

Muito obrigado e até a próxima.
Autor: Alfredo Passos


Artigos Relacionados


Análise Da Aplicação Da Gestão Por Processos

Balanced Scorecard

Processo De Comercialização

Com Gestão Ou Congestão

O Que é Crm E Como Funciona!

Mapeamento De Processo

Planejamento E Replanejamento : Modelo De Gerenciamento Empresarial