Os Sistemas de Informações Contábeis nas Organizações
Assim, observamos a necessidade de sistemas que possam ultrapassar os limites das organizações e interagir com o ambiente externo.
Os sistemas de informações contábeis constituem-se em um conjunto de elementos em ativa e organizada interação, que visa o objetivo comum à organização e possuem a função de mensurar, reportar e analisar informações sobre os eventos econômicos das organizações.
Esses sistemas revelam fluxos e intercâmbio de informações, que são precedidas do ambiente: são as entradas, que passam por processo de transformação dentro dos sistemas de informações contábeis, saindo sob a forma de resultado do processo e deve ser relacionado aos objetivos do sistema.
Os controles e avaliações dos sistemas existem com a finalidade de verificar se as saídas estão alinhadas aos objetivos estabelecidos pelas organizações. A realimentação é considerada como a reintrodução de uma saída sob a forma de informação sendo um processo que reage a cada entrada de informação, a qual afetará seu próximo comportamento.
Dessa forma, o objetivo do controle é reduzir, ao máximo, as inconsistências dos sistemas de informações contábeis. A realimentação permite o controle em que as informações realimentadas são resultado das divergências observadas entre as respostas de um sistema e os parâmetros estabelecidos pelas empresas no seu planejamento estratégico.
Por existirem ambientes organizacionais diferentes, existem também demandas diferentes nos sistemas de informações contábeis. Por esse motivo tais sistemas não podem ser padronizados, mas sim adaptados às necessidades de cada organização.
Paralelamente a isto, os sistemas de informações contábeis têm que estar voltados para algo primordial à vida da empresa - os clientes - pois, por mais diversificada que seja a economia e que existam empresas de vários tipos, existe algo é comum a todas - o cliente - e a sua satisfação deve ser o objetivo da organização, seja na produção de um produto, na comercialização de uma mercadoria ou na prestação de um serviço.
Dessa maneira, entendemos que o Sistema de Custeio Baseado em Atividades (ABC) em uma forma mais ampla - Gestão Baseada em Atividades, como um novo modo de administrar. Assim, foram criados os front-to-back processes (processos de trás para frente), que vão desde o primeiro contato com os fornecedores até os contatos finais com os clientes após as compras, como manutenção, assistência técnica e até mesmo remoção do produto, pois cada etapa desta deve ter a sua devida atenção.
Aliado a tudo isto, ou seja, dar ao cliente tudo o que este necessita, a empresa ainda tem que obter o lucro. A empresa vai em busca de metas que possam fazê-la reduzir os custos a nível tal, que possa permitir a obtenção do lucro.
Para que isso possa ocorrer, a organização tem que estabelecer primeiramente o valor de mercado. Aí entra o Target Costing (Custeio por Metas ou Custeio por Alvo), que para avançar na direção da definição do valor para o cliente, a empresa necessita “voltar-se para dentro” e elaborar todos os sistemas que ofereçam valor com lucro para a organização.
Esse procedimento leva à cadeia de valor, que para ser eficiente, necessita chegar ao cliente. As atividades podem ser descritas como unidades de trabalho com objetivos específicos, ou seja, cada atividade pode ter seu próprio diferencial. Quanto ao tipo, estão divididas em:
• Atividade de Entrada, onde se relacionam com a preparação para a fabricação de um produto ou prestação de um serviço e vai desde a compra de matéria-prima a treinamento de funcionários;
• Atividades de Processamento são aquelas relacionadas com a fabricação do produto ou a prestação do serviço e podem vir a ser desde a operação das máquinas e equipamentos até a inspeção dos trabalhos que ainda estão incompletos;
• Atividades de Saída, que são as relacionadas com a negociação com os clientes, como venda, cobrança e serviço de entrega; e por fim, as Atividades Administrativas, são as que apóiam as outras três e vão desde administração de pessoal, até serviços jurídicos e contábeis.
Como a cadeia de valores enfoca o fornecimento de um produto ao cliente, e como o este se encontra no último elo desta cadeia, cada elo posterior passa a ser visto como cliente pelo anterior, ou seja, cada departamento trabalha com o foco no próximo departamento. Dessa maneira, ao chegar ao final da produção, a organização obterá um melhor resultado.
Na vida da empresa também existe, um grupo de pessoas bem como outras empresas que interagem diretamente com ela, no sentido de terem objetivos da empresa refletidos nas suas necessidades, já que, de certa forma, contribuem para que a organização possa alcançá-los.
A este grupo dá-se o nome de stakeholders, e fazem parte os funcionários das organizações, os clientes, donos, acionistas e a própria comunidade onde está inserida a empresa. As contribuições e exigências dos stakeholders irão definir o ambiente e as restrições gerais para que a organização possa operacionalizar da melhor forma, proporcionando assim melhor produto ou serviço ao cliente.
Nesse sentido, a organização deve ser vista como uma seqüência de atividades ou cadeia de valores, gerando um resultado que pode ser um bem ou um serviço para seus clientes. A esta cadeia de valores podem ser acrescentados elos que será o diferencial do produto final de modo que, para que o cliente perceba e valorize, ou seja, este diferencial é a distinção entre o que o cliente compra e o que a empresa vende.
Na contemporaneidade, a Contabilidade trabalha no sentido de planejar e controlar o atendimento de metas. Portanto, a os gestores devem saber claramente quais são os objetivos da organização, para que assim possam ser traçadas metas e estratégias para atingi-los. Além disso, a empresa tem deve efetuar constantemente avaliação e controle do desempenho utilizado para o alcance das suas metas.
A Contabilidade Gerencial está cada vez mais voltada para a satisfação do cliente de modo a garantir a manutenção da empresa em um mercado sempre mais exigente, dinâmico e competitivo, fazendo com que a organização possa interagir com o ambiente, criando assim um diferencial, que irá fazer com que a organização supere as suas expectativas. Atualmente tudo se inicia no mercado e isto já está claramente demonstrado que as empresas necessitam de partir do mercado para dentro de si próprias.
Portanto, conclui-se que a abrangência de um sistema de informações contábeis em uma organização não deve ser limitado ao âmbito da Contabilidade, mas sim constituir-se em um sistema de informações que permitam tomadas de decisão seguras sobre a organização e o alcance de seus objetivos.
Autor: Maria Alice Porto
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