O Porque de Investir na Organização e Racionalização de Arquivos?
“Porque eu vou investir nisso?”.
Se analisar a fundo essa questão, o cliente tem razão. Porque deixar de investir em computadores, em veículos, em mobiliário ou treinamento dos funcionários e investir na ORGANIZAÇÃO E RACIONALIZAÇÃO DOS ARQUIVOS DA EMPRESA?
Confesso que quando essa questão é levantada, me frustra um pouco, pois da apresentação ao fechamento do contrato discorre uma série de reuniões, ajustes em orçamentos. Mais olhando como empresário para as variáveis da questão o cliente tem razão em perguntar. Por isso, nesse artigo eu quero apresentar o porque vale a pena investir na ORGANIZAÇÃO E RACIONALIZAÇÃO DOS ARQUIVOS. Irei responder as perguntas mais freqüentes:
1. Eu posso contratar temporários ou estagiários a um custo mais baixo organizar esses arquivos?
Sim, pode. Não há nada que impeça a contratação de mão-de-obra temporária ou estagiários para fazer esse trabalho. Divide-se em dois ou mais grupos e cada um cuida de um arquivo. Alguns podem fazer o RH, depois o Contábil.
Prós: Em caso de estagiários, nem sempre é necessário pagar um salário. Com um acordo no CIEE de alguma faculdade ou colégio técnico a empresa pode disponibilizar uma bolsa-estudo. A única exigência é que seja feito um seguro em nome do estagiário. Dependendo do tamanho do arquivo, a empresa pode contratar muitos estagiários e em pouquíssimo tempo ter os mesmo organizados.
Contra: O que precisa ser salientado é que, quando uma empresa contrata a DOCFÁCIL para um projeto de Organizar e Racionalizar seu acervo de Arquivos, nós não estamos somente “arrumando” os arquivos. A DOCFACIL desenvolve um trabalho que chamamos de WORKFLOW, que consiste em mapear todo o ciclo de vida de um documento, desde sua geração até o seu arquivamento.
Além, disso, para cada documento analisamos:
Tempo de Guarda: Quanto tempo o documento deve permanecer no arquivo, através da Tabela de Temporalidade Documental.
Funcionalidade / Competência: Analisamos e demonstramos para qual Organismo Público esse documento tem funcionalidade. Se for um documento competente ao INSS, o mesmo será identificado, o mesmo se for da Receita Federal, Estadual e Municipal.
Nomenclatura Técnica / Usual: Nem sempre o documento é conhecido pelo seu “nome próprio”. É comum na empresa o usuário pedir a “GPS”, a “Guia do INSS” e a “Guia da Previdência Social”, são nomes distintos para o mesmo documento. No trabalho de Nomenclatura Técnica/Usual cadastramos o nome técnico do documento e mais duas ou mais variável de nomes que o mesmo é conhecido.
Racionalização por Departamento e Montagem de Prontuários: Nesse trabalho, a DOCFACIL racionaliza os documentos que “movimentaram” a empresa em determinada competência, interligando-os.
Em suma, existe uma grande diferença entre o trabalho realizado por temporários e por profissionais especializados no assunto.
2. Eu posso pedir para que meus funcionários organizem o arquivo em sistema de mutirão?
Com certeza. Inclusive a DOCFACIL nasceu de um trabalho assim. Nós organizamos em mutirão um arquivo e além de promover uma socialização entre os departamentos, em poucas horas de trabalho conseguimos “colocar a casa em ordem”.
Esse tipo de ação não gera custo algum. O único problema, além da não execução dos itens acima, também a empresa correr o risco de não encontrar o documento quando precisa.
Quando esse tipo de trabalho for executado em mutirão, deve-se tomar cuidado para que não venha a ser encarado com informalidade, e deixar de haver anotações essenciais à localização do documento.
Conheço casos onde Guias de Previdência foram arquivadas junto com memorandos e recortes de jornais junto com balanços. São cuidados que devemos ter.
3. Meu arquivo está uma “bagunça organizada” e o “Pedro Antonio” do departamento pessoal conhece tudo aqui dentro.
Nesse caso, antes de tudo devemos dar os parabéns ao colaborador Pedro Antonio. Claro, usamos um nome fictício, para demonstrar que existem pessoas fora de série que conhecem cada “papel” dentro do arquivo.
Porém, o colaborador Pedro Antonio goza suas férias a cada 12 meses, o mesmo também pode ficar doente e ausentar-se do trabalho, ou aplicando a Lei de Murphy, no momento que precisamos urgentemente de um documento o mesmo está almoçando, ou esta fazendo uma outra atividade e iremos deixar de atender a entrega desse documento.
4. Eu tenho a empresa há muitos anos e, nunca um fiscal nos visitou, nunca tivermos um processo jurídico ou uma auditoria que nos obrigou a organizar esses documentos.
Sim, essa questão foi me apresentada em Jaboticabal, há uns seis meses. Uma grande empresa familiar, nunca havia tido contratempos. Não haveria motivo pra “gastar” num projeto de arquivos.
Um mês depois a mesma recebeu uma visita de um auditor do INSS, e não teve condições de apresentar a documentação solicitada. O valor da multa foi muito alto, que pagaria não só o projeto, como também a construção de uma sala para o arquivo.
Observação: A documentação estava lá. A Empresa recolheu os impostos corretamente. Porem quando os encontrou, o processo já havia sido lavrado.
Eu tentei em 4 itens acima, explicar o porque uma empresa com visão de futuro deve considerar o departamento ARQUIVO tão importante quanto a Contabilidade ou o RH, pois todos os departamentos de uma empresa convergem para um único caminho O SUCESSO da empresa em todos os âmbitos.
A DOCFACIL possui diversas soluções inteligentes para a organização, racionalização e digitalização dos arquivos de sua empresa, desde treinamento a consultoria em preparação de processos.
Entre em contato conosco e solicite uma visita técnica.
EVERSON PIRES
DOCFÁCIL SISTEMAS DE ARQUIVOS INTELIGENTES
FONE : (19) 3585-4724
9678-3007 / 9839 - 6571
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Autor: Everson Rodrigo Pires
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