Como as fundações estão aperfeiçoando seus controles internos



FUNDOS DE PENSAO
CONTROLES INTERNOS - 9 DE MARCO DE 2006

Os planos de adequação a Resolução n° 13 do CGPC devem ter caráter continue assim como acontece em processos e atividades de empresas que pretendem conquistar um certificado ISO 9000 ou outras certificações de qualidade

Depois de concluírem seus planos para adequação às normas da Resolução nº 13 do Conselho de Gestão de Previdência Complementar (CGPC), os fundos de pensão definem agora seus planos de metas e prioridades para dar continuidade ao aperfeiçoamento dos seus processos de governança. Enquanto no ano passado os esforços estiveram voltados para o mapeamento de sua rotina de atividades, para identificar seus riscos e criar programas de melhorias, em 2006 o plano de metas estará centrado na busca da qualidade dos serviços prestados. Entre as atividades voltadas para o aprimoramento dos controles internos estarão a busca da validação dos pro­cessos e procedimentos já realizados em 2005, a intensificação de treinamentos e da integração entre diretoria executiva, conselheiros e demais colaboradores, a reformulação dos seus programas de comunicação e disseminação da cultura e da prática de governança.

No monitoramento dos riscos financeiros há ainda espaço para melhorias mesmo entre entidades de grande porte

O coordenador da CTN de Controles Internos e Compliance da Abrapp, Luiz Felix, diz ser essencial o entendimento de que os planos de adequação a Resolução nº 13 do CGPC tem um caráter continuo, assim como acontece em processos e atividades de empresas que pretendem conquistar um certificado ISO 9000 ou outras certificações de qualidade. Segundo ele, todo o trabalho de adequação a Resolução 13 não pode ser comparado, por exemplo, aos processos de enquadramento das áreas de Investimentos a Resolução n° 3121 do Conselho Monetário Nacional (CMN), na qual existem normas e limites de enquadramento das aplicações bem delineados e regras definidas de conduta e ética na gestão dos investimentos, área em que os controles dos fundos de pensão estão mais avançados. Para Luiz Felix, "a implementação das normas a Resolução 13 do CGPC não é um processo pontual. São necessários esforços contínuos, mudanças constantes de postura. Mais importante do que formular e possuir um código de ética, por exemplo, é necessário que a entidade como um todo exerça uma conduta ética".

Opinião semelhante tem o diretor de Controles Internos da RiskOffice*, Francisco Fernandes. Ele avalia que 2006 será o ano da implementação efetiva dos planos de adequação a CGPC 13 e observa que em 2005 muitas entidades traçaram planos que não priorizaram a implantação de sistemas de gestão e de monitoramento do risco, principal determinação da Resolução, tratada no artigo 12. Segundo Fernan­des, se tivessem atentado para esse artigo, as enti­dades teriam obtido produtividade maior nos seus esforços para o cumprimento das normas. "Possuir manuais de procedimentos, de governança e códigos de ética não garante o seu cumprimento. O que determina a efetiva aderência as normas e ter sistemas de controles e de monitoramento eficazes".

O diretor da RiskOffice diz que das 30 entidades para as quais a RiskOffice implementou sistemas de gerenciamento de riscos, 12 concluiram seus trabalhos de mapeamento e avaliação, geraram planos de ações para reduzir riscos e avançam na implementa­ção de medidas e de sistemas operacionais. As restantes estão em fase de conclusão. Segundo prevê, 2006 terá entre as principais atividades traçar e colocar em prática planos de contingência e de continuidade para a mitigação ou eliminação dos riscos identificados em cada uma das áreas e redigir e documentar as suas atividades.

O diretor da RiskOffice observa que, na media, as entidades estão menos avançadas em seus pro­cessos de gestão dos riscos operacionais e em siste­mas de segurança da informação. Devem avançar, acredita, na implantação de planos de "continuidade operacional", que são programas alternativos para, por exemplo, rodar a folha de pagamento de benefícios ou manter em funcionamento a mesa de operações em situações emergenciais, como a de falta de energia ou em incêndios.

Em processos que deveriam estar bem mais avan­çadas, como a do monitoramento dos riscos finan­ceiros, há ainda espaço para melhorias mesmo entre entidades de grande porte, diz o especialista. Dentro do risco financeiro, as entidades estariam mais adiantadas no monitoramento dos riscos de mercado e de crédito, mas a muitas delas faltam aperfeiçoar métodos de monitoramento do risco de liquidez, como os programas de "casamento" de ativos e passivos, os chamados ALM. Outro risco muito comum, lembra, é o risco da terceirização. O fato de terceirizar os serviços não deixa a entidade imune aos riscos. "Pelo contrario, esses podem ser agravados, se não monitorados adequadamente".

A revisão de contratos com empresas terceirizadas, com a inclusão de cláusulas que permitam acompanhamento, sugestões e auditoria nos trabalhos realizados, também são uma tendência forte no merca­do, assim como maior atenção ao gerenciamento e monitoramento dos riscos humanos, de fraude e os cuidados com a segregação de funções.

Luiz Felix, coordenador da CTN da Abrapp, recomenda que os novos pianos de comunicação das entidades sejam preparados para promover a disse­minação de uma "cultura" de governança, para a ne cessidade de aumentar e de monitorar os controles internos, e que essa preocupação paute o fluxo das atividades diárias. As decisões e as atividades da diretoria devem ser "institucionalizadas" de maneira que cada atividade seja realizada tendo como objetivo a mitigação dos riscos. Essa postura geraria dinamismo nos processos e provocaria melhorias na comunicação e no surgimento de propostas alternativas para o aprimoramento dos procedimentos in­ternos e da governança nas entidades.

A própria Previ, diz Luiz Felix, que e também seu gerente de Controles Internos, vem sentindo a necessidade de aproximar mais os seus colegiados. "As praticas geradas pelas recomendações da Resolução 13 impuseram um nível diferenciado de troca de informações que, certamente, motivara a realização de encontros entre os Conselhos ou entre esses e a Diretoria Executiva, de forma a imprimir maior agilidade nos processo de tomada de decisões e de acompanhamento das ações implementadas", avalia. Es­ses procedimentos deverão substituir na entidade, ainda que parcialmente, a troca de correspondências entre aqueles colegiados, o que eram comum e, certamente, menos produtivos que as reuniões.

Consolidação da governança

A consultora jurídica da Towers Perrin, Tânia Mary Correa Neves espera que a tarefa de documentar a descrição de cada uma das atividades, do fluxo de trabalho e das funções devera ter atenção especial por parte das entidades em 2006. Ela considera esse procedimento "indispensável" para um solido processo de desenvolvimento da "responsabilização individual". Não por acaso, diz, há entidades estão estudando medidas para implementar programas de avaliação continua de seus empregados e colaboradores.

Outra atividade prevista para 2006 será a implementação de medidas para aumentar a segurança da informação, como a adoção de novas senhas e pro­cedimentos para que as informações transitem de forma mais segura. A integração dos sistemas também esta entre as metas das entidades.

O fundo de pensão do Grupo Votorantim, o Fun­sejem, esta entre os mais avançados no processo de adequação a CGPC 13, mas, ainda assim, determinou amplo cronograma de metas a cumprir em 2006. Dentre as atividades prioritárias, a entidade esta investindo pesado em um novo plano de comunicação com os participantes. Depois de criar um portal interativo, iniciou este ano preparativos para que os par­ticipantes comecem a ser responsáveis pela escolha do seu perfil como investidor.

De acordo com gerente de Previdência Privada da Funsejem, José Serafim de Freitas, profissionais e especialistas da área de investimentos e finanças serão convidados a ministrar informações e orientações aos participantes para ajudarem em suas escolhas. Testes serão disponibilizados para que cada participante possa conhecer o seu perfil como in­vestidor, haverá amplo material informativo de apoio e o assunto será periodicamente tratado no informa­tivo bimestral, que possui 23 mil exemplares.

CBS avança em tecnologia

Entre as prioridades do fundo de pensão CBS, da Companhia Siderúrgica Nacional (CSN), esta previs­ta a certificação da ISO 9001, a elaboração de um manual de governança corporativa, a aprovação do regimento interno do Conselho Deliberativo e do Conselho Fiscal, a descrição e documentação das atividades de todas as áreas e a implementação de uma Política da Tecnologia da Informação.

A nova política de tecnologia da informação vai estabelecer diretrizes e reunir em um único documento todas as políticas de tecnologia e segurança da informação e municiar a entidade com informações necessária para o cumprir o seu planejamento estratégico. Um conjunto de softwares reúne todos os sis­temas da entidade, o de seguridade, contabilidade, de investimentos e tesouraria, estará preparado para gerar rapidamente as informações solicitadas. Um outro programa que reúne dados e informações atuariais dos participantes permitirá maior agilidade no planejamento atuarial.

A entidade também pretende aperfeiçoar seu programa de comunicação com os participantes, segundo a gerente de Controladoria Lourdes Melo. Novos espaços serão abertos no "Canal de Previdência", que existe desde 2002, mas que passou por recente reformulação, e reúne informações e assuntos de relevância para os participantes sobre o sistema e um apanhado mensal das principais noticias. O contracheque dos participantes ganhou novo layout contendo agora também informações atualizadas de interesse aos ativos e assistidos. Esta prevista a distribuição atualizada de edições do novo regulamento e cartilhas explicativas sobre os seus planos de benefícios.

No fundo de pensão da Basf, a prioridade para este ano será buscar a validação, em conjunto com uma auditoria externa, de todo o trabalho de adequação feito em 2005. A entidade criou a função específica de Controles Internos, elaborou um Plano Diretor de Comunicação, reformulou e incrementou o treinamento para conselheiros e os eventos que faz aos participantes assistidos. A entidade adota, desde 2001, o código de ética da patrocinadora, no qual não estão descartados aprimoramentos. Outra prioridade será observar como as medidas tomadas estão beneficiando o andamento dos processos e reduzindo os riscos inerentes a cada uma das áreas e fazer os ajustes necessários.

Como é patrocinada por uma empresa privada multinacional, a entidade vem cumprindo e adotando idéias e modelos de gestão praticados por sua patrocinadora e pela matriz, como a revisão de pro­cessos e controles para adequação a Lei Sarbanes-Oxley, o que ajudou na redefinição das suas estruturas internas. Uma das medidas tomadas foi segregar as funções. "Adotamos a regra da divisão das tarefas: quem faz, o que faz, como faz e quem controla", diz Eliana Grasseschi, coordenadora de Investimentos da entidade. Dentro desse conceito de segregação das funções, um funcionário da área de Benefícios que, por exemplo, imputa dados cadastrais de participantes não pode ser o mesmo que vai conferir se os dados imputados estão corretos.

*Marcelo Rabbat, especializado em risco de crédito e de mercado e considerado um dos principais consultores de investimentos do País, é sócio da RiskOffice
Autor: Assessoria de Imprensa Web


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