Excel e a ilusão das tabelas dinâmicas
Uma grande parte de meus alunos tem uma visão alucinada e encantada do Excel quando falamos em “Tabela Dinâmica”, esta tabela é o ápice do Excel assim como a “Mala Direta” é do Word.
Acredito eu que isso tudo não se passa de pura e mera ilusão!
Nossa, parece um balde de água fria, e a intenção era essa mesmo, chocar você que fica ai sonhando com uma solução milagrosa para lhe dar de graça e de mãos beijadas tudo o que você precisa dentro do seu escritório para ganhar as graças e o agrado do chefe. Acorda criança a vida é dura!
Calma, calma vou explicar porque estou falando assim da pobre “Tabela Dinâmica”, não tenho nada contra, costumo utiliza-las sim, são de grande valia, mas...
...são como aqueles pequenos vícios que temos e não conseguimos ficar sem, você faz uma tabela hoje, uma outra amanha e vai se acostumando se viciando, quando pensa já não vive mais sem as tabelas. Mas se não vamos mais utilizar as tabelas dinâmicas o que vamos utilizar, eis ai o segredo do negócio.
Porque não gosto muito de utilizar as tabelas dinâmicas? Estas tabelas são bastante úteis quando você tem um trabalho rápido para ser feito, um relatório emergencial, de última hora, são muito rápidas e fáceis de se manusearem, contudo, quando você começa a utiliza-las no seu dia-a-dia, a atualização pode ser uma tarefa muito árdua, pois toda vez que você realiza uma nova inclusão na tabela de dados, é preciso clicar na barra de tarefas da “Tabela Dinâmica” no botão “Atualizar Dados”.
Bom, parece fácil, qual seria o problema de mandar atualizar os dados?
Justamente clicar no botão “Atualizar Dados”, você deve estar pensando em apenas uma planilha, em apenas um controle, não tenha isto em mente, imagine você dois, três ou quatro anos trabalhando na mesma empresa, no final de todo esse período você acaba amarrando as suas tabelas de maneira que uma simples atualização de dados, diversas outras tabelas e gráficos são atualizados baseados nestas informações. Imagine você agora abrindo cada uma destas tabelas e clicando em cada uma no botão “Atualizar dados”.
Bom agora você me deu razão não é? Bom, trabalhei em uma grande empresa por algum tempo, até que um dia me deram uma oportunidade de crescimento, um outro rapaz havia ganhado uma promoção e ai foi a minha deixa, ganhei o serviço deste rapaz. Quando fui ver o serviço dele, ele era um atualizador de planilhas, pois tomava conta de mais de duzentas planilhas, depois de atualizar os dados começava a luta para clicar no botão “Atualizar dados” por mais de duzentas vezes. Agora vocês devem estar se perguntando o que eu fiz, bom a primeira tarefa foi acabar com as tabelas dinâmicas. Como? Eu explico.
Ao invés de fazer tabelas dinâmicas criei planilhas com fórmulas, fórmulas simples, que dizer nem tão simples assim, se você ainda não leu meu artigo “Excel: aninhando funções” leia-o para entender um pouco mais sobre as funções utilizadas, enfim, para não utilizar as tabelas dinâmicas e sim as fórmulas, as planilhas devem ser amarradas com fórmulas.
Assim toda vez que você atualizar uma lista de dados, as tabelas vinculadas serão automaticamente atualizadas sem a necessidade de se clicar no botão “Atualizar Dados”. Isto vai fazer toda a diferença quando começamos a dividir o serviço em departamentos. Imagine um grupo de departamentos interligados em planilhas de dados e relatórios, onde uma atualização de um departamento implique em uma atualização de dados em diversos outros, tais como índices econômicos de um departamento financeiro compartilhado com quase toda a empresa.
O tempo que vamos ganhar e a praticidade de se realizar estas atualizações são bem mais vantajosos do que se estivéssemos utilizando as tabelas dinâmicas, então agora você já sabe por que não utilizar tanto as tabelas dinâmicas e porque deve começar a se dedicar mais em se aprimorar nas funções do Excel.
Claro agora terei que justificar o uso das tabelas dinâmicas também, pois este recurso tem suas vantagens também, vejamos, imagine que estamos em meio uma reunião de negócios onde os resultados e informações são gerados instantaneamente para a tomada de decisões estratégicas e administrativas, nestas situações, o uso da tabela dinâmica é a única saída, pois é uma maneira mais rápida e eficiente de se organizar, gerenciar e criar relatórios sem muito esforço e de maneira rápida.
Bons estudos!
Autor: Fernando Henriques Mafra
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