Simplificando a documentação de um Sistema de Gestão da Qualidade
(a) documentação e
(b) registros.
Neste artigo, vamos no concentrar em como simplificar a documentação.
Primeiramente iremos verificar as exigências da ISO 9001 quanto a documentação do SGQ. São elas:
1) Ter uma "Política da Qualidade" documentada;
2) Ter um Manual da "Qualidade Manual da Qualidade" com o escopo, as interações entre os processos, as exclusões permitidas e a referência aos procedimentos ou os próprios procedimentos;
3) Ter um Procedimento de Controle de Documentos;
4) Ter um Procedimento de Controle de Registros;
5) Ter um Procedimento de Auditorias Internas;
6) Ter um Procedimento de Controle de Produtos Não-Conformes;
7) Ter um Procedimento de Ações Corretivas;
8) Ter um Procedimento de Ações Preventivas;
Começaremos quebrando o paradigma de que é necessário ter um documento específico que trate somente daquele item acima, por exemplo, um procedimento somente para o item "controle de documentos".
Nada impede de se ter apenas um documento com mesma numeração e que trate, por exemplo, de controle de documentos e de controle de registros. Veja então que é possível eliminar grande quantidade de vai-e-vem de documentos girando pela fábrica unificando os procedimentos.
A ISO também permite que os documentos sejam parte do Manual da Qualidade. Sendo assim, você pode ter apenas um documento na Organização. Este documento chama-se "Manual da Qualidade" e pode incorporar todos os procedimentos internamente, não se esquecendo os itens obrigatórios que devem constar dentro de um Manual e que será objeto de auditoria documental. Teríamos portanto, dois documentos publicados na organização, uma Política da Qualidade (que também pode fazer parte do Manual da Qualidade) e o Manual da Qualidade. Note porém que, embora mais simples por exigir menor quantidade de documentos, há uma desvantagem: toda vez que quisermos modificar um único documento teremos que modificar o documento inteiro. Certo? Errado! Pode-se fazer apenas a revisão do documento dentro do manual, porém o controle de documentos deve mencionar o capítulo, item, etc que foi corrigido e em que versão o mesmo se encontra. Vamos elucidar: suponhamos que você crie apenas um Manual conforme citamos. Porém, dentro deste Manual, tome o cuidado de manter os assuntos por seção, exemplo: Seção 1 ? Controle de Documentos, Seção 2 ? Controle de Registros, etc. Quando for preciso corrigir um documento, somente será necessário revisar aquela seção do Manual. Na minha prática de consultoria, sugiro sempre que organizações de pequeno e médios portes e com fluxo de interação de processos simples, que mantenham este modelo de documentação.
Porém note que, se as atividades dos procedimentos tiverem um fluxo muito longo, ocorre que o Manual da Qualidade ficaria muito extenso. Nestes casos recomendamos unificar os procedimentos comuns, ou seja, fazer um procedimento para os itens que tratem do mesmo assunto. Entao ficaríamos assim:
a) 1 (um) procedimento para Controle de Documentos e Controle de Registros
b) 1 (um) procedimento para o Controle de Não Conformes, Ação Corretiva e Ação preventiva;
c) 1 (um) procedimento para Auditoria Interna
d) ...além de 1 Manual da Qualidade, que cite o número dos procedimentos acima.
Você pode notar o quanto de papel, assinaturas, etc estaremos economizando se com estas simples ações que demos acima.
A palavra chave para que todo este processo de desburocratização tenha um ótimo resultado é planejar.
PLANEJAR sempre!
Sucesso a todos!!!
Autor: Ricardo Medeiros
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