TI na Melhoria da Produção - Sistema ERP
As organizações de hoje vem recorrendo, a cada dia, a Sistemas Integrados de Gestão chamados ERP (Enterprise Resource Planning). Esses sistemas têm o objetivo de unir e disponibilizar informações para toda a organização.
Pelo constante ganho de importância, advindo da grande interação que o sistema adquire, permeando toda a base informacional da empresa, torna-se interessante, investigar, as mudanças tecnológicas, estruturais e comportamentais, decorrentes da implantação do sistema, uma vez que, este precisa de uma maior interação entre os diversos setores que compõem a organização. Dimensões como Tecnologia, Estrutura e Comportamento não fogem a esta regra, modificações em uma dessas dimensões acabam por afetar as demais.
A própria implantação de um sistema ERP representa uma mudança tecnológica. Do ponto de vista da plataforma tecnológica, modificações significativas são necessárias, como a atualização de hardware, aquisição de novos computadores, e software, representada pela mudança do banco de dados. Essa atualização tecnológica acarreta uma diminuição da dependência de relatórios impressos e um aumento da interação das pessoas com a informática. Computadores são visto com mais freqüência nas organizações, chegando até ao chão de fábrica, permitindo maior velocidade no acesso a informações e maior confiabilidade destas.
As transformações mais significativas, no que cerne as mudanças tecnológicas, estão nas técnicas de gestão e processos de trabalho. Quanto às técnicas de gestão, observa-se a incorporação de técnicas utilizadas pelo próprio sistema (Best practices). Quanto aos processos de trabalho verifica-se o redesenho de processos e sua racionalização, isto é, unificação de processos fragmentados e eliminação de redundâncias. A integração de processos antes fragmentados permite uma maior rastreabilidade de possíveis erros e uma participação conjunta na resolução.
Mudanças na eficácia organizacional e na qualificação técnica das pessoas também decorrem das transformações tecnológicas. Com o aumento do ritmo de trabalho há maior rapidez no atendimento às demandas, maior agilidade no cumprimento das tarefas, principalmente pela rapidez de acesso as informações solicitadas. Por essa agilidade que o sistema conferiu mudaram-se as exigências de qualificação dos funcionários, requerendo, dessa forma, além de conhecimentos de informática um maior nível de escolaridade.
De acordo com Mintzberg (1995) estrutura organizacional representa "a soma total das maneiras pelos quais o trabalho é dividido em tarefas distintas e como é feita a coordenação entre essas tarefas. Mudanças estruturais são também conseqüências inevitáveis da implantação do ERP. Mudanças quanto aos mecanismos de coordenação são observadas, no momento em que o sistema permite um aumento da informação inter e intra-unidades diminuindo, assim, o número de consultas diretas e trocas de informações verbais. Mudanças nas partes básicas da organização também são sentidas. Ocorrem modificações ou até mesmo eliminação de um nível hierárquico. Demissões de pessoas que não se adaptaram à nova tecnologia, assim como, o acúmulo de funções por parte de outros cargos também podem ocorrer. E por último, ocorrem também, mudanças quanto aos parâmetros de desenho das organizações, promovendo o aumento de controle sobre o trabalho e o aumento da formalização e padronização dos processos de trabalho.
As mudanças descritas anteriormente afetam diretamente às pessoas envolvidas nos processos. Alguns pontos podem ser entendidos como mudanças exclusivamente comportamentais. As mudanças na cultura organizacional exigem das pessoas um aumento da responsabilidade na realização de atividades, uma visão holística, da empresa, e sobre os clientes internos. Mudanças quanto ao grau de motivação dos funcionários são percebidas, pelo sentimento de valorização profissional, oriundo dessas modificações, bem como, o alinhamento de objetivos com o trabalho. Mudanças comportamentais repercutem, também, nas habilidades e capacidades requeridas das pessoas, exigindo maior disciplina na realização do trabalho, pessoas comprometidas e mais ágeis, além da valorização do trabalho em grupo.
Dessa forma, os resultados da implantação do sistema ERP provem uma grande modificação organizacional, criando um ambiente onde a interação entre pessoas e informações determinarão o sucesso do sistema. Dimensões como tecnologia, estrutura organizacional e comportamento serão as mais afetadas pela implantação do ERP. A adaptação dessas dimensões é fundamental para que a empresa alcance os objetivos almejados da aquisição do sistema.
Etapas genéricas da implantação de um sistema ERP
A definição pela implantação de um sistema ERP é um verdadeiro desafio para qualquer organização. A complexidade envolvida nesta decisão acarretará conseqüências para toda a empresa, possibilitando que esta esteja apta a competir no mercado de uma forma nova, valendo-se das novas práticas (best practices).
Torna-se, então, fundamental um profundo estudo e entendimento de como se dará a implantação de tão importante sistema. Surgem, dessa forma, etapas, discutidas posteriormente neste texto, de forma sucinta, da implantação do sistema. São elas: a fase de planejamento da implantação ? marcada pelo desenvolvimento de uma estratégia para o gerenciamento do projeto; a fase do desenho da solução ? marcada pela criação de um modelo dos processos de negócio da organização; a fase de construção ? representada pela configuração e disponibilização do sistema para teste; e por último, a fase de teste e implantação ? fase final que culmina, mediante a testes, na implantação do sistema na organização.
O planejamento da implantação do sistema começa com a definição de estratégias fundamentais para alcançar os objetivos de negócio da organização. É criada uma gerência do projeto com função de definir e acompanhar o desenvolvimento do escopo do trabalho. A definição da estratégia de implantação permitirá saber como se dará a implantação do sistema na empresa. Ela poderá ser dirigida de diversas formas, substituindo-se todo o sistema atualmente em uso pelo ERP, substituindo-se gradualmente pelo ERP, ou para empresas de nível global, a substituição do sistema de uma das instalações. É preciso levar em conta os custos e riscos de cada estratégia de implantação, considerando a atual situação e necessidade da empresa. Em seguida, é definida a equipe de implantação, bem como o nível de hierarquia e responsabilidades desta. Também na fase de implantação, são definidos o plano de comunicação do projeto, que informará a organização dos avanços na implantação, e planejamento do treinamento dos usuários finais.
A fase seguinte é o desenho da solução. A gerência de projeto, nesta fase, tem a função de gerenciar a integração, coordenando as decisões dos grupos de trabalho, acompanhando o estudo de viabilidade, monitorando riscos e planejando as etapas subseqüentes. A frente de redesenho dos processos na fase de desenho da solução, é marca pelo estabelecimento da visão dos processos de negócio, onde a forma de relacionamento com clientes e fornecedores é definida, e também pela análise preliminar dos gaps que permite mensurar os tipos de desvio entre a demanda de negócio e a oferta de tecnologia. A equipe de TI tem grande importância nesta fase. Seu objetivo é projetar o ambiente de produção e identificar interfases e conversões de dados.
A terceira etapa para implantação do ERP é a fase da construção. Ela deve ser bem estruturada, pois, é uma fase que requer mais tempo e uma maior quantidade de recursos. Envolve, também, grandes riscos gerenciais que podem afetar todo o processo de implantação. Nesta fase a frente de redesenho tem importância vital, baseada em quatro atividades: configuração detalhada ? uma parametrização detalhada, preenchendo-se tabelas com dados que definirão o comportamento do sistema; fechamento de gaps ? solução para os gaps listados na fase de desenho da solução; autorizações ? definição do nível de acesso que cada usuário terá no sistema; e avaliação na qualidade dos dados ? verificação do atual banco de dados da empresa a procura de informações desnecessárias ou inconsistentes. Também na fase de construção ocorre um grande trabalho da equipe de TI, as conversões de dados e criação do help desk. As conversões representam o carregamento do sistema, utilizando o banco de dados oriundos da empresa, e um programa fornecido pelo ERP de migração "automática" das informações. A criação do help desk permite o suporte rápido a posteriores dificuldades ou problemas no sistema.
A última fase é a de teste e a implantação efetiva. Esta é a fase que apresenta a maior participação de pessoas, uma vez que, todos os usuários finais serão treinados e o sistema será completamente testado e posto em prática. A equipe de gerência do projeto tem fundamental importância nesta fase, pois, a realização de testes será coordenada por ela. A frente de redesenho terá a função de executar diversos tipos de testes dentre eles: o teste unitário ? que visa verificar uma função ou processo isoladamente; o teste integrado ? verifica funções ou processos conjuntamente; o teste de aceitação ? testa o sistema em condições que simulam as reais; o teste de stress ? verifica o desempenho em máxima utilização. A frente de treinamento iniciará a replicação dos conhecimentos sobre o sistema, através de multiplicadores, funcionários especialmente treinados para repassar seus conhecimentos para seus colegas de trabalho, instrutores profissionais ou consultores. Feitos os testes e treinamentos, a empresa estará apta para planejar o melhor momento, e colocar em prática o cut-over, isto é, a paralisação total do atual sistema para substituição pelo sistema ERP.
Conclui-se, assim, que a decisão de implantação de um sistema ERP só deve ser tomada após uma análise detalhada dos processos da empresa e das funcionalidades dos sistemas ERP. Além disso, é muito importante que as empresas considerem, desde o início da implantação, os impactos que a redefinição dos processos e a introdução do sistema terão na estrutura, cultura e estratégia da organização. A utilização do sistema ERP poderá otimizar o fluxo de informações e facilitar o acesso aos dados operacionais, favorecendo a adoção de estruturas organizacionais mais achatadas e flexíveis. No entanto falhas ocorridas nas etapas acima poderão acarretar em grandes prejuízos financeiros, e uma dificuldade de aceitação do sistema por parte dos funcionários.
Processo de Escolha de um sistema ERP
O processo de escolha de sistemas ERP nas organizações, inicia-se com a definição dos produtos a serem utilizados e quais parceiros participarão do processo de implantação. Para o desenvolvimento de soluções de implantação do sistema devem ser analisados três tipos de empresa: fornecedores de software, fabricantes de hardware e implantadores.
A implantação do ERP segue, geralmente, um modelo de parceria entre empresa usuária, e os demais fornecedores do sistema e de equipamentos de informática. Para uma perfeita adequação, deverão ser providos, aos fornecedores, dados a respeito da empresa usuária, tais como: ramo de negócio; conhecimento da organização; conhecimento dos fornecedores e clientes; comprometimento executivo; e responsabilidades pela gestão do projeto.
A utilização de etapas pode diminuir muito o tempo de seleção dos fornecedores. Muitas empresas optam pela estratégia de duas etapas. A primeira tem o objetivo de recolher informações e selecionar os fornecedores mais bem qualificados. A segunda etapa tem por finalidade negociar com os fornecedores observando as propostas enviadas.
O primeiro passo, recomendável, é a definição pelo sistema ERP, uma vez que, é a decisão mais critica e a que apresenta maior número de alternativas. Ela pode ser oriunda de uma pesquisa com fornecedores, empresas usuárias, "casos" publicados e analistas de mercado.
O estudo para seleção do sistema ERP, deve levar em conta, os aspectos técnicos e tecnológicos, em consonância, com a equipe de TI. A escolha precisa ser criteriosa, pois, uma seleção inadequada pode gerar custos elevados com baixa eficiência. Durante a escolha a empresa deve ter em mente que dificilmente encontrará um sistema que atenda totalmente as necessidades da organização.
Existem critérios básicos, que devem ser considerados e podem minimizar os riscos de gastos excessivos além de uma não adaptação. São eles: escopo funcional e aderência - atendimento das necessidades básicas do processo de negócio; cobertura do escopo geográfico - adequação as exigências legais e locais dos países; flexibilidade - capacidade de adaptar-se e mudar, customização; conectividade - acesso ao sistema em nível local ou mundial; facilidade para integração - simplicidade com a integração com sistemas já existentes; maturidade - estabilidade do sistema comprovada com testes; facilidade de implantação e manutenção - ferramentas que simplifiquem a implantação; tecnologia - arquitetura do sistema adotada no desenvolvimento deste; custos - gastos com aquisição e operação do sistema; estabilidade econômico-financeira do fornecedor; suporte local do fornecedor - existência de escritórios do fornecedor nas regiões onde o sistema será implantado.
Feita a seleção do sistema é necessário definir quem serão os implantadores. A utilização de implantadores externos pode beneficiar a organização em diversos aspectos, uma vez que: eles são objetivos e imunes a aspectos políticos internos; têm experiência com os processos e com o sistema; trazem conhecimento de práticas de negócio em outras organizações; dispõem de metodologias e ferramentas para apoiar a execução do trabalho; ajudam na comunicação entre diversas camadas da organização. A utilização de implantadores advindos dos fornecedores do sistema, também poderá facilitar a sua implantação. No entanto, há empresas que optam por fazer a implantação do próprio sistema, com o objetivo de diminuir os custos.
Com a definição do sistema a ser utilizado, o próximo passo é escolher a plataforma operacional que o sistema irá utilizar. Os próprios fornecedores do ERP possuem uma lista com os equipamentos e sistemas mais adequados ao seu ERP. É fundamental definir a garantia de funcionamento e desempenho dos equipamentos, bem como, um preço justo e adequado ao escopo e serviços de manutenção. A especificação final dos equipamentos dependerá de um cuidadoso dimensionamento das necessidades advindas das fases de implantação.
Assim, o processo de escolha do sistema ERP precisa ser muito bem planejado. Sua complexidade esta nos diversos detalhes que permeiam todo o processo de implantação. Todos os pontos, do sistema operacional utilizado pelas empresas, até, quem serão os implantadores, devem ser criteriosamente avaliados, uma vez que, erros ocorridos nesta fase, podem causar prejuízos futuros, até mesmo da ordem de milhões de reais. A utilização adequada do sistema pode levar uma empresa ao sucesso, permitindo que esta, desenvolva excelente nível de competitividade global, através de um sistema integrado, estável e bem adaptado a realidade da empresa.
Bibliografia
? FILHO, L. C. Implantação de Sistemas ERP: Um enfoque longo prazo. São Paulo: Atlas, 2001, cap. 7, 8, 9, e 10.
? SOUZA, C. A.; SACCOL, A. Z. Sistema ERP no Brasil: Teoria e Casos. São Paulo: Atlas, 2006, cap. 7.
Autor: Edward Barbosa
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