Risco na Guarda da Nota Fiscal Eletrônica
Ao emitir uma Nota Fiscal Eletrônica esquecemos o risco que este procedimento traz para os controles fiscais futuros. Toda Nota Fiscal Eletrônica quando é emitida recebe um adendo ao seu arquivo XML com dados do certificado digital do emissor e posteriormente recebe mais um adendo a este arquivo com os dados do certificado digital da Receita Federal do Brasil validando a informação e validando a operação comercial.
Para que este tipo de procedimento não nos traga dor de cabeça, devemos criar um procedimento correto de guarda destas informações que poderão ser solicitadas pelo Fisco até 6 anos depois da sua emissão.
De nada serve guardar o arquivo conhecido como DANFE, que como o próprio nome diz, "Documento de Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica", só serve para dar apoio ao transporte da mercadoria e deve ser usado pelo transportador do momento que sai do fornecedor da mercadoria e perde sua finalidade quando a mercadoria dá entrada no depósito do comprador.
De nada nos serve também imprimir a Nota Fiscal Eletrônica, pois no papel os certificados validadores não existem e o arquivo perde o seu valor legal.
O arquivo enviado deve ser guardado digitalmente e totalmente íntegro, com os dados da operação, mais os dois (carimbos) registros dos dois certificados digitais exigidos na operação, do emissor que valida dos dados do arquivo XML e do Fisco que autoriza e valida à operação.
Não se esqueça que este risco também existe para quem é recebedor de Nota Fiscal Eletrônica, normalmente Nota Fiscal Eletrônica que nossos fornecedores nos enviam e devem ser validadas através da Receita Federal do Brasil. O arquivo tem que ser checado pelo código de validação existente na Nota Fiscal Eletrônica e posteriormente deverão ser guardadas digitalmente por 6 anos da mesma forma que as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas.
Certo de que este artigo não finaliza o assunto e na esperança de ter ajudado as pessoas que ainda estão em dúvida, um grande abraço e até o próximo artigo onde falarei sobre como proceder para validar uma Nota Fiscal Eletrônica na Receita Federal e com este procedimento identificar se uma Nota Fiscal Eletrônica é falsa ou verdadeira, até breve.
Autor: Ewerton De Abreu Almeida
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