SECRETARIADO ? Funções, Atribuições e Perfil Profissional
? Planejar.
? Organizar.
? Coordenar.
? Comandar.
? Controlar
O(a) secretário(a) pode ser considerado(a) o elo na cadeia do diálogo entre a direção da empresa e o corpo de colaboradores. Trata-se de uma profissão competitiva, onde a maioria das tarefas é especializada e outras exigirão o bom senso, a diplomacia e a discrição. No exercício de suas funções o(a) secretário(a) pode galgar três níveis hierárquicos:
? Júnior (quando ainda é principiante)
? Sênior (quando já possui de dois a três anos de experiência)
? Executivo (a) (nível de diretoria ? devendo, para tal, ser no mínimo bilíngüe e, normalmente, já ter mais de 5 anos de experiência)
ATRIBUTOS PESSOAIS DO (a) SECRETÁRIO (a)
Normalmente, o (a) secretário (a) é o (a) anfitrião (ã) do escritório da empresa e, por esse motivo, os atributos mais importantes para quem ocupa essa posição são a diplomacia, o equilíbrio e a compostura. Tais atributos são necessários, a fim de tentar evitar os incidentes inesperados que podem destruir a rotina de um escritório.
A aparência de um (a) secretário (a) espelha a imagem de toda empresa, na medida em que ele (a) é o "cartão de visitas" da organização e, dessa forma, o (a) ocupante desse cargo deve possuir uma aparência sóbria (discreta), que não comprometa a imagem de sua empresa.
Um (a) secretário (a) deve ter iniciativa própria, estar sempre atento (a) e deve ouvir as outras pessoas com atenção. Suas tarefas devem ser terminadas ao tempo e a hora, uma vez que esse cargo exige alto padrão de desempenho de suas tarefas.
O (a) secretário (a) deve ter lealdade e discrição, não devendo por isso, fazer qualquer tipo de comentário em público sobre seu superior e muito menos expô-lo ao ridículo. O (a) secretário (a) tem acesso a documentos confidenciais de seu chefe e também de toda organização e, por isso:
? Não deverá revelar os segredos comerciais, nem mesmo após deixar a empresa.
? Deverá saber o limite de sua autoridade.
? Sempre solicitar instruções completas e claras, agindo com a máxima competência e procurando sempre não comentar nem especular sobre o que lhe for informado.
Atribuições do (a) Secretário (a)
O (a) técnico (a) de secretaria tem várias atribuições e, dentre elas podemos destacar:
q Organizar o seu local de trabalho, mantendo-o limpo e funcional.
q Estabelecer uma rotina diária de trabalho.
q Organizar e manter atualizada a sua agenda e a do seu chefe executivo.
q Despachar com seu chefe.
q Distribuir tarefas a seus auxiliares (se tiver)
q Recepcionar visitantes e manter contatos de interesse da empresa.
q Atender a telefonemas, filtrando as ligações para seu chefe.
q Redigir correspondências.
q Digitar e reproduzir correspondências e outros documentos.
q Expedir correspondências.
q Protocolar documentos.
q Receber, selecionar, ordenar, encaminhar e arquivar documentos.
q Preparar e secretaria reuniões.
q Tomar providências relativas às viagens dos executivos da organização.
q Controlar o "caixa pequeno".
Autor: Julio Cesar Souza Santos
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