Implantando Sistema ERP com a tecnica POVDM - parte I
Sabemos que no país as empresas pequenas e médias são a maioria da maioria, por assim dizer; grandes corporações com faturamento na casa das centenas de milhões de reais anuais se contam na palma da mão. Por conta disso os sistemas gerenciais destas empresas são, em sua grande maioria, antiquados e obsoletos, muito embora mantenham o funcionamento da organização sob o controle da diretoria, dos donos. Muitos deles usam a técnica prática daquilo que poderíamos chamar de bibo (bolso in / bolso out). Ou seja, dinheiro que entra no bolso versus dinheiro que sai do bolso. Mas a empresa cresceu, o faturamento aumentou bastante e se faz necessário novos mecanismos automáticos de controle. E, de repente, um empresário amigo recomendou a implantação de um sistema ERP.
A sigla ERP (Enterprise Resourse Planning) significa "planejamento dos recursos da empresa", é um sistema que controla e fornece o suporte a todos os processos operacionais, produtivos, administrativos e comerciais da empresa, que facilita o fluxo de informações único, continuo e consistente por toda a empresa, sob uma única base de dados. É uma ferramenta para melhorar processos de negócios, como produção, compras ou distribuição, com informações on-line em tempo real. Fazendo com que todas as informações estejam disponíveis a todos os usuários simultaneamente,
A implantação dos sistemas ERP nas pequenas e médias empresas tem crescido consideravelmente devido ao nível e a quantidade de informações que circulam nestas empresas e os dados dos quais elas precisam para as tomadas de decisão, mesmo considerando o custo, o tempo, a complexidade, tornando-os, naturalmente, projetos arriscados. O estudo com a proposta de boas práticas na implantação dos ERP nestas organizações tem suas etapas: antes, durante e após a implementação. São fatores decisivos para que se alcance o sucesso nesta tarefa, possibilitando atingir um grau de competitividade através da obtenção de menor custo, melhor produto, agregar valor e se diferenciar da concorrência ou se especializar em um segmento de mercado.
A implantação de sistemas ERP em pequenas e médias empresas merece cuidados, pois estas empregam práticas diferenciadas, devido às suas características como: tipo de negócio, dispersão geográfica e recursos financeiros. As principais dificuldades encontradas por estas empresas estão relacionadas, ao planejamento inadequado do projeto, à equipe de implantação montada sem observar os devidos critérios multidisciplinares , à resistência dos funcionários ao sistema e aos impactos organizacionais que não forem avaliados anteriormente.
Suponhamos que você seja o gerente-executivo desta empresa, ou alguma coisa parecida, e foi escalado para fazer a transição do modelo velho para o modelo novo. Uau! O diretor está contando com você! Ao mesmo tempo em que está convencido da necessidade de modernizar o sistema de gestão da empresa, ele não quer abrir mão do seu modelo de controle que conhece até pelo cheiro. Vamos admitir que a empresa seja fabricante de cabos de panela, de diversos modelos (isso mesmo: cabos de panela). Considerando que um sistema ERP existe para integrar os diversos setores da empresa tais como contabilidade, almoxarifado, recursos humanos, finanças, produção e etc, significa que a matéria-prima básica para a interação deste processo é acima de tudo ... informação. Não! Não é uma informação qualquer, e sim informação fidedigna, real, correta, com qualidade.
Uma providência importante é montar uma equipe de implantação multidisciplinar, com pessoas de diversas áreas, a fim de que se possa buscar a excelência. As informações administrativas não serão problemas, visto que o seu processamento manual é comparável ao processamento automático, noves fora a velocidade de resposta. Entretanto, as informações da produção são sempre um problema. Normalmente cada pedido gera uma Ordem de Serviço, uma OS; por outro lado, cada pedido fechado foi antecedido por um orçamento cujo custo tem um valor xis. O lead time da encomenda (o tempo gasto desde entrada do pedido até a efetiva entrega) define a abertura e o fechamento da OS, ocasião em que se faz a apuração do custo da mesma (custo real x custo orçado). Fácil não é? Não. Muito pelo contrário. Durante o período de execução da OS, diversas informações são necessárias diariamente, tais como requisição de materiais atendidas, apropriação de mão de obra, parada de máquinas, retrabalhos, quebras de ferramentas e vai daí.
Existe um roteiro a ser seguido que objetiva guiar a reflexão entre as decisões dos gestores das pequenas e médias empresas, referentes à reflexão sobre a adoção de sistemas integrados, conscientizando para a necessidade de passos sistemáticos e para análise das conseqüências da mudança organizacional. O roteiro ideal compreende cinco partes principais, como veremos na segunda parte deste artigo.
Autor: Mauricio De Oliveira
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