PLANEJAMENTO DE PROJETOS
PLANEJAMENTO DE PROJETOS
Mauro Lúcio Batista Cazarotti
Aluno do Curso de Gerenciamentos de Projetos - FIJ/Rio de Janeiro
Na atualidade competitiva profissional em Gestão de Projetos, exige-se dos profissionais em gerência de projetos o Máximo de profissionalismo e acerto nas atividades envolvidas, bem como seu conhecimento na área de projetos, área esta que se subdividem em várias áreas distintas dentro de um plano de projeto, pois necessita de conhecimento, e muitas vezes em um planejamento de uma organização o gestor que está à frente não tem como dominar toda abrangência de um projeto e dedicar a cada momento em seu trabalho, pois necessita de Recursos Humanos para que seja delegadas funções a estas áreas de conhecimento, bem como gerenciar documentos que será gerido para que o processo do projeto ande, e consiga chegar a seu objetivo. Projeto é algo que estamos fazendo, realizando agora, hoje, relacionado ao futuro, ou seja, a elaboração de dados relacionados, projetados para o futuro, baseado em informações absolvidas atualmente através de clientes, mercado e informações dos próprios gestores envolvidos, através de suas experiências profissionais. E o mais importante de tudo isso é estar aberto a mudanças como diz Wagner Campos, renomado Consultor Empresarial e Professor universitário “Aceitar e nos adaptar às mudanças que ocorrem à nossa volta, nem sempre é confortável. Mudar, para alguns, acaba sendo extraordinariamente complicado e até traumático, pois se trata de fazer uma análise dos conceitos e atitudes”
Ao analisar a realização de um projeto, deve-se pensar que o projeto é uma atividade única, não há a possibilidade de buscar em gerencias de projetos similares, uma solução para um projeto novo, pois ele é único, pode-se sim agregar experiências, acumulo de dados que podem ser útil a um projeto, porém jamais se devem utilizar aspectos de aplicabilidade a um projeto que seja novo. O Projeto é algo que é único, como já citado, pois ele também é uma atividade finita, ele tem um início, um desenvolvimento e um fim. Existe uma vida, um ciclo de vida de um projeto. Ele tem um objetivo principal, é o motivo pelo qual ele existe pelo qual é elaborado o plano de projeto, e tem também outros objetivos secundários, ligados ao projeto em questão. Pode-se Citar como exemplo a elaboração de uma rodovia, objetivo principal do projeto é a execução, realização, da rodovia; os objetivos secundários pode-se citar: melhoria no deslocamento da população na região, crescimento econômico da região por meio do transporte, dentre vários fatores secundários que podem ser colocados em questão.
O Início do projeto diz respeito à definição do objetivo principal e objetivos secundários, bem como também, ao esclarecimento das expectativas das entidades envolvidas, clientes. O Desenvolvimento diz respeito à definição dos recursos humanos, materiais, e todo tipo de recurso necessário para que o projeto seja contínuo, e que deverá ser utilizados na execução do projeto, e chegue a seu objetivo final, esta fase deve-se prever tudo que será necessário para sua realização ou implementação. É a fase que começa a execução do projeto, por meio da utilização de todos os recursos previstos na fase anterior, de acordo com cronogramas traçado pelas equipes de gestores responsáveis por cada área do conhecimento dentro do projeto. O Fim, ou encerramento do projeto, refere-se à conclusão do projeto, é o termino do desenvolvimento do projeto em que os beneficiários poderão utilizá-lo para o fim que foi programado todo o projeto, a sua conclusão é o alcance do objetivo principal, pelo qual foi traçado medidas e alocados recursos, para que fosse atingido com sucesso em prazo determinado.
A Administração do projeto deverá estar presente em todas as fases citadas anteriormente, Inicio, desenvolvimento e encerramento, para que se possa obter os resultados com maior eficiência, como também ajustando as variações que ocorrerão. Segundo o PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), define o ciclo de vida do projeto, e cinco fases, ou grupos como é citado em seu texto original, são eles:
- 1. Iniciar
- 2. Planejar
- 3. Execução
- 4. Monitoramento e Controle
- 5. Encerramento
Este ciclo de vida de projeto, muito parecido com o PDCA ( Termo em Inglês que abrevia as palavras, Plan, Do, Check, Act, ou seja, planejar, fazer, verificar, e agir). Existe também uma técnica administrativa também muito parecida com o PDCA, e com o tipo de aplicação que é aplicada pelo PMBOK®, é o POC3, Planejar, Organizar, Coordenar, Comandar, Controlar, pode-se ter varias técnicas utilizadas, porém o Pmbok vem com uma técnica única para aplicar, pois assim dita diretrizes de modelo de realização de projetos padronizando assim a técnica utilizada, e que seja aplicada a melhor e mais atualizada forma de habilidade em gestão de projetos. Voltando ao PMBOK®, estas cinco fases têm funções especificas particulares e peculiares ao projeto, cada momento de sua fase é fundamental para que o projeto seja concluído, não podendo deixar de lado nenhum equivoco, mudanças pode existir ao decorrer do projeto, se for um bom projeto já deverá estar previsto no plano, mas deverá ser corrigida a tempo, para que não ocorra nenhum atraso em prazos, e seja realizado o andamento do projeto conforme cronograma traçado pela equipe de gestores.
Os processos da gerencia de projetos segundo o PMBOK®, em cada uma das cinco fases definida, existe subfatores que ajuda a definir o projeto, abaixo uma breve explicação a cerca de cada momento das fases:
1ª Fase: Iniciar; Desenvolve o Termo de Abertura do Projeto (TAP), desenvolve a Declaração do Escopo do Projeto (DEP)
2ª Fase: Planejar; Esta fase a que exige dos gestores responsável maior atenção, pois ela detém de muitos fatores envolvidos em cada um, com valor essencial para que seja realizado o projeto. Citarei alguns; Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP), Planejamento do Escopo, Definição do Escopo. Criar Work Breakdown Structure (WBS), ou seja, Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Definição das Atividades e Responsabilidades no Projeto, Estimativa dos Recursos da Atividade, Planejamento da Qualidade, Planejamento de Recursos Humanos, Planejamento das Comunicações, Planejamento do Gerenciamento de Riscos, Planejar Compras e Aquisições, Sequência das Atividades, Estimativa e Duração da Atividade, Estimativa de Custos, Identificação dos Riscos, Planejar Contratações, Analise Quantitativas dos Riscos, Analise Qualitativa dos Riscos, Planejamento de Respostas aos Riscos, Desenvolvimento do Cronograma, e Orçamento do Projeto.
3ª Fase: Execução; Orientar e Gerenciar a Execução das Atividades Envolvidas no Projeto, Realizarem a Garantia da Qualidade, Contratar e Mobilizar a Equipe,Solicitar Respostas de Fornecedores, Desenvolver a Equipe, Selecionar Fornecedores, Distribuições das Informações.
4ª Fase: Monitoramento e Controle; Monitorar e Controlar o Trabalho, Controle Integrado de Mudanças (CIM), Verificação de Escopo, Controle de Escopo, Controle do Cronograma, Controle de Custos, Realizar Controle de Qualidade, Gerenciar Equipes, Relatar Desempenho, Gerenciar as partes Interessadas, Monitoramento e Controle de Riscos, Administrar Contratos.
5ª Fase: Encerramento; Encerrar o Projeto, e Encerramento de Contratos.
Será demonstrado um esboço do processo das fases a ser realizada:
Estas ações de Administrativas geram documentos na gerencia de projetos. Dentre os documentos para o Gerenciamento de Projetos, Cita-se 3 documentos principais segundo o PMBOK®, com objetivos específicos contido neles no processo da gerencia, são eles:
Termo de Abertura do Projeto, (Project Charter) É um termo formal, que delega normas e regime ao Gestor de Projetos perante recursos da Instituição, e/ou Clientes. Alocam premissas e restrições do projeto e descreve seus prazos a serem definidos em metas.
Declaração de Escopo, (Initial Scope Statement) Descreve o Escopo com todos detalhes de seu planejamento, como será Efetuado e Executado, e suas metas e prazos conforme seus respectivos cronogramas a serem realizado durante as atividades do Projeto.
Plano de Gerenciamento do Projeto (Project Plan) Dos três é o documento principal, ele descreve como o planejamento era executado, coordenado e controlado e como deverá ser seu encerramento, realizando uma integração de todas áreas envolvidas no gerenciamento do projeto. Demonstra como o trabalho será realizado e qual o tempo de cada atividade no decorrer do projeto.
PMBOK®,2004.Gera vários processos em decorrer destes documentos.
Existe um Roteiro Preliminar para gerenciamento de projetos, que é a apresentação do projeto, é a forma pelo qual o projeto será apresentado aos interessados, contendo: Capa, Sumário Executivo, Justificativa, Escopo, Cronograma, Custos e Recursos, Riscos e Comunicações, Anexos. Existem algumas informações básicas necessária no Roteiro como, por exemplo, Citar Bibliografias de métodos utilizados, Constarem Objetivos, Descrever Metodologia quê será aplicada no processo, também é interessante apresentar um projeto piloto, pois ele dá maior credibilidade ao projeto e confiança aos interessados bem como nos gerentes de áreas, e ao gerente de projeto.
As áreas de conhecimento segundo o PMBOK® estão separadas em nove subáreas:
Gerenciamento de Integração
Gerenciamento de Escopo
Gerenciamento do Tempo
Gerenciamento de Custos
Gerenciamento da qualidade
Gerenciamento de Recursos Humanos
Gerenciamento de Comunicações
Gerenciamento de Riscos
Gerenciamento de Suprimentos, Contratos e Aquisições.
As áreas de conhecimento, supracitado acima, abrangem um desenvolvimento das disciplinas em gerenciamento de Projetos, que ao longo do tempo se desenvolveu de uma forma que se tornou importante a sua aplicação, alguns autores relata estes fatores como sendo um dos mais importantes dentro de um projeto, ou mesmo no seu planejamento e desenvolvimento, por isso o PMBOK® descreve e organiza estes procedimentos em gerenciamento em várias áreas especificas, ramificando o planejamento e execução das atividades que envolvem todo projeto. Em todo escopo das áreas de conhecimento do projeto, deve ser coordenado pelo gerente de projetos, responsável pelo planejamento geral de toda a esfera do projeto, e deve estar à parte de todo projeto, sem restrição de área nele contido, já cada área do conhecimento deve ser delegada a um gestor responsável para que aconteça uma melhor aplicação de conceitos e preferência gestores que conheça a área que virá a ser responsável, gerando assim todo projeto até o seu prazo de termino do projeto. O Gestor de Projeto deve realizar a Integração das áreas para que assim esteja à parte do projeto em seu todo, e buscando assim maximizar o sucesso do projeto.
Portanto, o planejamento de Projetos, consiste em aplicar um planejamento de trabalho em áreas diferenciadas, porém que envolva aspectos peculiares para que determinado projeto seja efetuado, e alcance seu objetivo. Assim deve-se realizar um levantamento e ter conhecimento de seus custos, gastos e a viabilidade de aplicar e ser concretizado. Buscando assim o Máximo de eficiência na aplicação em gerenciamento de projetos e escopo, de como é este planejamento, bem como levantamento em cada área de gerenciamento para maior ampliação da gestão e minimizara s falhas possíveis de surgimento dentro da gestão do gerente de projetos.
REFERÊNCIAS
Dálberio,Oswaldo.Metodologia Cientifica.Uberaba-MG,Ed.Vitória.2004.
Do Valle,André Bitencourt. Alberto,Carlos Pereira Soares. Júnior , José Finocchio.Fundamentos na gestão de Projetos.ed.FGV.2007.
James P.Clementes,Jack Gido. Gestão de Projetos.Ed.Thompson Heinle.2007.
Maximiano,Antonio Cesar Amaru. Administração de Projetos: como transformar idéias em resultados.São Paulo.Atlas.1997.
Project Management Institut.Project Management Body of Knowledge (PMBOK)3rd-ed.2004.Newtown Square: PMI,2004.
