NetSaber - Artigos

Maior eficiência nos processos e custos hospitalares

Compras estratégicas como um diferencial na rentabilidade De acordo com pesquisas da Forrest Research, as transações médicas no comércio eletrônico nos Estados Unidos estão em crescimento constante de mais de 100% anual desde 1999, enquanto no Brasil, o processo teve início em meados de 2001, com um crescimento mais modesto, em torno de 16%. Alguns poucos hospitais norte americanos já conseguiram inserir próximo a 66% dos seus custos operacionais (equipamentos, medicamentos, suprimentos, serviços de terceiros, etc) no comércio eletrônico, um sucesso de otimização, até porque os outros 34% são relacionados a custo de pessoal e outros custos não transacionados em comércio eletrônico.
 
A implantação de projetos de compras estratégicas (Strategic sourcing) teve seu auge no Brasil em 2000 com a estruturação e capacitação das áreas de compras / suprimentos e especificação e concepção das categorias de compras. A segunda onda dos projetos estratégicos de compras foi a interface dos antigos processos com os mercados e leilões eletrônicos (e-procurement).
 
A integração e utilização das ferramentas eletrônicas ocorreu de três formas: 1) Aquisição de uma ferramenta própria, customizada para realidade da empresa, 2) Terceirização de todo o processo eletrônico de compras, 3) Aluguel da estrutura para compra de uma determinada categoria.
 
Nos hospitais, a solução adotada tem sido o aluguel da estrutura para categorias de compras específicas, onde se tem obtido benefícios consideráveis, no entanto existem alguns poucos desenvolvendo seus próprios portais de compras. Adianto que apenas com as ferramentas eletrônicas, os ganhos são pontuais. É necessário todo um trabalho de análise, especificação, processo e organização para apoiar os ganhos de forma expressiva e duradoura. Após alguns fatos do comércio eletrônico, voltaremos a detalhar essa primeira fase do projeto.
 
Podemos considerar alguns benefícios que, implantadas as mudanças de eficiência, podem ser obtidos: Redução de custo administrativo: A comunicação entre a equipe de compras e os fornecedores é realizado, na maioria das vezes, por telefone, fax e mail, sempre necessitando de retrabalho de digitação na entrada do pedido, contas a pagar, na atualização da especificação, consolidação e ordenação das propostas, entre outras. Hospitais e clínicas puderam comprovar uma redução de até 20% em custos administrativos com a adequação ao comércio eletrônico, redirecionando esses ganhos para investimentos em estruturas e equipamentos. Redução de compras pontuais: Atualmente as compras individuais, ou compras fora de contrato (spot), representam um valor significativo nas empresas, sendo de maior impacto em grandes hospitais distribuídos em diversas localidades. Com a implantação de contratos e catálogos eletrônicos, as compras individuais podem alcançar uma redução de até 90%. Transformação do foco de compras: Com a otimização de muitos processos, que anteriormente eram feitos manualmente, a área tem migrado suas atividades operacionais para um foco tático (gestão de fornecedores) e estratégico (visão do mercado, análise de novas especificações, modelos financeiros de compra e maior contato com o corpo médico e pesquisa). Saindo da esfera tecnológica, e entrando na concepção, etapa mais importante de um processo de eficiência, podemos ilustrar de uma forma simples tal importância. A exemplo, temos a compra de um equipamento médico: gravador de holter digital, comprado e reposto anualmente pela equipe médica. A equipe de compras gera a especificação para o mercado com apoio do comércio eletrônico (custos administrativos menores, exemplo: R$ 1.000,00), utiliza a formatação de leilões eletrônicos e bons negociadores (custo do produto menor, exemplo R$ 2.000,00) e compra o produto com uma economia de R$ 3.000,00. Ótimo negócio, mas verificando a necessidade do negócio, não era preciso uma maior leveza do equipamento, não havia necessidade do flash card e também não precisava do dispositivo de auto desligamento. Realizando uma nova pesquisa no mercado, constatou-se que existe um equipamento similar, no entanto R$ 5.000,00 a menos sem a negociação e que atende a real necessidade daquele corpo médico.
 
Assim, enfatizamos que a tecnologia é importante para o processo de eficiência, mas o primordial é a tecnologia otimizando os processos para que haja foco no entendimento da necessidade e concepção na especificação de seus equipamentos e serviços. Atualmente existem empresas no mercado que antes trabalhavam apenas com a venda de equipamentos (categoria de maior custo para hospitais e clínicas). Com as constantes mudanças e necessidades de mercado, hoje já são negociadas a locação de equipamentos para UTIs e Centros Cirúrgicos de forma mensal, semanal e por utilização. O custo de aquisição de equipamentos médico-hospitalares pode atingir, em média, 75% do valor da construção civil de um hospital no Brasil e a maioria destas instituições não dispõe de um planejamento de todo o acervo tecnológico, muito menos para o suporte técnico que esses equipamentos necessitam. Resultado: deterioração prematura dos equipamentos e custos adicionais para os hospitais. Para isto os gestores devem estudar formas de remunerar a utilização dos equipamentos, prevendo o melhor dimensionamento, tempo de parada e aumento da utilização em horários de pico para garantir a eficiência financeira e, conseqüentemente, reduzir riscos de acidentes com funcionários e pacientes. Paralelamente, existem outras alternativas que auxiliam hospitais a reduzir seus custos e manter o foco no core business, que está na análise de contratos de apoio, como: lavanderia, refeitório, manutenção predial, segurança, portaria, estacionamento, limpeza e por que não os projetos de tratamento de água para sua reutilização. São serviços que podem seguramente ser terceirizados e que necessitam de conhecimento para conseguir a melhor negociação (é bom lembrar que um contrato de refeitório não é apenas cotar o preço da refeição, de lavanderia o kilo de roupa e o de segurança o custo do homem/hora).
 
Certamente, existem custos relacionados com consultorias para os projetos relacionados acima, mas para a maioria deles, tem seu retorno de menos de 1 ano. Adicionalmente, uma pesquisa realizada em 2005 com 200 executivos de hospitais no Estados Unidos, considerados heavy users, 88% consideram-se muito satisfeitos com seus resultados.

Artigos Relacionados