Gerenciamento de Portfólio



Gerenciamento de Portfólio

Juliano Pereira

Faculdade SENAC – Florianópolis, SC - Brasil.

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Resumo

Este artigo tem por finalidade definir o significado do tema portfólio e também apresentar uma análise do gerenciamento de portfólio voltado para o alinhamento dos projetos às estratégias de negócio das organizações.

Busca demonstrar através do portfólio, ferramentas para a tomada de decisão para a priorização de projetos e otimização dos recursos limitados das organizações.

Palavras Chave: Portfólio, Gerenciamento, PMBOK.

Abstract

This article aims to define the meaning of the subject portfolio and also provide an analysis of portfolio management, focused on the alignment of projects to the business strategies of organizations.

Search demonstrate through the portfolio, tools for decision making for the prioritization of projects and optimizing the limited resources of organizations.

Keywords: Portfolio, Management, PMBOK.

Introdução

Inúmeras organizações que primam pela excelência e qualidade de seus produtos ou seus serviços, muitas vezes direcionam sua existência a declaração de sua missão. A definição dessa missão representada indica onde a organização deseja se posicionar no mercado no futuro. Tentando alcança-la, boa parte do tempo e do orçamento são gastos no desenvolvimento de um planejamento estratégico que reflita a missão da organização (Souza, Rocha, Santos, Cabral, 2008).

Além dos projetos e programas, uma nova forma gerencial tem se apresentado no mundo dos negócios, mas pouco explorada pelas organizações brasileiras: gerenciamento de portfólio – "gerenciamento de projetos e/ou programas de forma sistêmica" (PMBOK, 2004).

O gerenciamento de portfólio é uma tendência atual, haja vista que os recursos financeiros estejam cada vez mais escassos e as organizações não disponibilizam de tempo nem dinheiro para desperdiçar. Por isso é importante saber escolher os projetos certos a serem executados.

Este artigo tem como proposta, transmitir resumidamente alguns conhecimentos a respeito do portfólio: o que é, qual sua finalidade, onde se aplica e quem o aplica. Disponibiliza também um debate sobre mais esta ferramenta para auxilio ao gerenciamento de projetos.

Método

Este trabalho consiste numa revisão bibliográfica, baseado em pesquisas em livros, artigos científicos e de revisão em revistas especializadas, websites, fóruns, listas de discussão e manuais que abrangem o tema portfólio e seu gerenciamento.

Conceitos

Para facilitar o entendimento é necessário conceituar o tema portfólio sobre diversas óticas, mostrando a visão de diferentes autores e algumas das suas definições e características.

Portfólio

O portfólio é uma coleção de projetos que são desenvolvidos sob a administração de uma grande unidade organizacional. Cada projeto pode se relacionar com outros ou ser independente, no entanto, devem fazer parte de objetivos estratégicos determinados e assim buscar recursos na organização (Archer & Ghasemzadeh, 1999).

O portfólio serve para garantir que o conjunto de projetos escolhidos e mantidos na carteira deve atender os objetivos organizacionais (Kendall e Rollins, 2003).

Um portfólio é um conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atender aos objetivos de negócios estratégicos (PMBOK, 2004).

Figura 1. Independência e inter-relacionamentos no portfólio.

Fonte: Abdollahyan, 2009.

Para Silveira (2008) é o processo que fornece uma forma de escolha, priorização, autorização e gerenciamento de todo o trabalho da organização, incluindo em andamento, concluído e trabalho aprovado para execução.

Utilizaremos algumas questões para ajudar na contextualização do gerenciamento do portfólio.

Porque desenvolver um modelo de gestão/gerenciamento de portfólio?

Pesquisa divulgada pelo Gartner revelou que as organizações que implementaram processos e ferramentas de gestão de portfólio têm obtido de 10% a 25% de redução de custos e aumento de 5% a 40% no retorno de investimentos no portfólio de projetos para o mesmo orçamento, ao financiar projetos de alto valor e cancelar projetos de alto custo e baixo retorno (Gartner, 2005).

Além desses dados existem outros benefícios no gerenciamento de portfólio como, por exemplo: melhoria na alocação de recursos, aumento na colaboração, melhoria no equilíbrio de trabalho, mudanças do foco de custos para foco nos investimentos.

Quem é responsável pelo desenvolvimento do portfólio e quem tomará as decisões das saídas geradas por ele?

O portfólio normalmente é desenvolvido nas organizações de grande porte ou as que possuem multiprojetos, que em sua maioria já atingiram o nível três do modelo de maturidade corporativa em gerenciamento de projetos (MMGP).

Para Prado (2004), o modelo de maturidade corporativa é a estruturação adequada dos setores críticos da organização para o gerenciamento de projetos.

Entretanto, existem outros modelos de maturidade que podem ser seguidos, a exemplo, do Organizational Project Management Maturity Model (OPM3), constituído a partir de três elementos: conhecimento, avaliação e aperfeiçoamento que permite identificar as melhores práticas a capacitações da organização e estruturar o planejamento estratégico aos seus projetos (PMBOK, 2004).

Nesse contexto a figura do PMO, ou seja, escritório de gerenciamento de portfólio (Portfólio Management Office) terá efetivo papel no estabelecimento de critérios de priorização e seleção e auditoria para gerar subsídios para a tomada de decisões. No qual, cabe diretamente aos executivos ou a alta direção da organização as decisões de autorização, priorização ou mitigação dos projetos que não se enquadrem na missão da organização, mesmo com a previsão de retorno de investimentos.

Se uma revisão regular de projetos do portfólio se tornar uma norma organizacional, então o conjunto de projetos estará continuamente alinhado a missão organizacional (Parviz e Ginger, 2007).

Como desenvolver o gerenciamento de portfólio?

Para DiTullio (2007), um dos modelos mais simplificados que pode ser encontrado nas literaturas é o desenvolvimento de um processo que reúne três etapas: Identificação, Priorização e Seleção.

A identificação é uma forma padronizada e concisa de identificar as iniciativas que melhor comportam as metas corporativas, normalmente é a avaliação individual de cada projeto. Priorização é a fase em que as iniciativas analisadas serão observadas aquelas que podem englobar o alinhamento estratégico, os riscos, a disponibilidade de recursos, os relacionamentos interdependentes e os níveis de esforços no trabalho, bem como as considerações estratégicas com o ambiente interno e externo. Por fim a seleção define a carteira de portfólio que será constantemente submetida a confrontações com novas iniciativas, mudanças globais e o planejamento estratégico do negócio (DiTullio, 2007).

Embora existam outros modelos mais complexos e sofisticados, o processo de desenvolvimento de portfólio deve simples e objetivo envolvendo a todos os departamentos e principalmente os executivos ou a alta direção da organização, pois, estes necessitam de informações claras e precisas para a tomada de decisões.

Onde se aplicam o desenvolvimento de portfólio de projetos? Em que áreas?

À medida que a abrangência do gerenciamento portfólio de projetos for aumentada haverá maiores resultados. O gerenciamento de portfólio nunca irá atuar selecionando projetos de uma única área, mas sim, realizando um balanceamento dos projetos e áreas que compõem a organização, conforme demonstra a tabela 1.

Tabela 1. Áreas de aplicação do portfólio.


Autor: Juliano Pereira


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