Avaliação de Desempenho para Secretária
A avaliação de desempenho é uma ferramenta importante utilizada pela área de Recursos Humanos na análise da performance dos colaboradores com relação aos objetivos da organização.
Porém, ainda se observa que algumas empresas que adotam a política de avaliação de desempenho ainda não possuem um modelo de avaliação para o profissional de secretariado. Há casos em que a secretária adéqua um formulário de outro profissional (analista, por exemplo) ao seu perfil. E, como tentativa de auxiliá-la nesse processo, seguem algumas dicas para a elaboração da avaliação de desempenho da secretária.
1. Liste suas principais atribuições, habilidades e competências como secretária. Uma boa dica é basear-se nos artigos 4º. e 5º.da Lei 7377/85 (Lei 9261/96), que dispõe sobre o exercício da profissão de secretária e nos artigos publicados em livros e sites relacionados ao segmento.
Exemplos de atribuições:
- o colaborador cumpre as tarefas com ênfase nos resultados;
- o colaborador realiza versão e tradução de documentos em idioma estrangeiro visando atender às necessidades de comunicação da organização;
- o colaborador mantém confidencialidade dos assuntos pertinentes ao departamento;
- o colaborador desenvolve as atividades dentro dos padrões de qualidade estabelecidos;
- o colaborador tem domínio e utiliza com eficácia os recursos de informática na elaboração de planilhas, gráficos, apresentações, etc.
2. Pontue cada um desses atributos. O critério varia entre as organizações. No exemplo a seguir constam pontuações por conceito e por número.
Exemplo:
"O colaborador desempenha suas atividades com ênfase no resultado".
- pontuação por números = valores de 1 a 5 ou de 25 a 100 para desempenhos entre insuficiente, regular, bom, muito bom e excelente, etc.;
- pontuação por conceitos = não atende, atende parcialmente, atende satisfatoriamente, etc.
3. No formulário devem constar o nome e cargo do colaborador, seu número do registro, departamento onde atua, nome e cargo do superior imediato, data da avaliação. Também devem constar campos para a autoavaliação do colaborador, avaliação do gestor e o resultado final.
Com base nessas informações elabore um draft, peça ajuda ao RH para analisá-lo e apresente-o ao seu gestor. Certamente haverá alguns ajustes, mas o processo já terá sido iniciado.
Demonstre que se preocupa com seu desempenho e produtividade e que por meio dessa avaliação será possível buscar aprimoramento pessoal e profissional. Usufrua da avaliação como uma ferramenta de coaching. Peça sugestões ao seu gestor de como melhorar sua performance, quais treinamentos serão úteis para seu desenvolvimento profissional.
Procure parceria com a organização, por meio do gestor e do RH, para a realização de cursos voltados à área de atuação, mas lembre-se de que hoje é muito comum o próprio colaborador arcar com os custos do seu aperfeiçoamento. Por isso, caso a empresa não viabilize o pagamento parcial ou total do treinamento, não deixe de fazê-lo.Converse com a instituição, financie, parcele... Não adie seu aprendizado.
Saiba que grandes empresas utilizam a avaliação para mensurar as habilidades e competências do colaborador em função das atividades realizadas, dos objetivos e metas a serem alcançados. Com base nesses critérios é possível identificar as necessidades de melhoria e aprimoramento profissional, bem como a definição dos parâmetros de reconhecimento como bônus, participação nos lucros, promoção, etc. Não deixe de elaborar a sua avaliação de desempenho.
Por Ligia Ribeiro
Autor: Ligia Ribeiro
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