Planejamento e Controle
Na era agrícola o homem deixou de ser errante e fixou-se, começou a plantar, sendo a cultura de alimentos a primeira atividade planejada do ser humano. Então, ele precisou estocar sementes, preparar do solo, prover a irrigação, respeitar os períodos de plantio, colheita e armazenagem.
A agricultura foi a primeira atividade produtiva do homem onde ele, pelo seqüenciamento racional de atividades, obteve resultados almejados.
O planejamento ocorre em todas as dimensões da atividade humana, quer no plano pessoal onde se reveste de considerável relevância, ou na dimensão organizacional onde, se torna indispensável dada a magnitude, complexidade e riscos envolvidos.
Conceitos
“Planejar é elaborar um roteiro de ações para se atingir um determinado fim”. (Aurélio),
“Planejar é a determinação de um conjunto de procedimentos, de ações (por uma empresa, um órgão do governo etc.), visando à realização de determinado projeto; planificação”. (Houaiss)
“O planejamento é uma atribuição pela qual o homem, agindo em conjunto e através da manipulação e do controle consciente do meio ambiente, procura atingir certos fins já anteriormente por ele mesmo especificados”. (FRIEDMAN, 1960)
Planejamento é o esforço para dirimir o caos que se instala quando inúmeras atividades concorrem na realização de um intento.
Planejamento é um conjunto de intenções necessárias e suficientes para o atingimento de um propósito.
Quando o planejamento consiste em medidas de resultados a longo prazo visando implementar estratégias e almejando a vantagem competitiva das organizações e aumentando seu poderio em relação à concorrência, denomina-se o Planejamento Estratégico.
Quando se constituí de ações que impetrem medidas que redundam em retornos de médio prazo objetivando melhorias no produto ou serviço através de adoção de novas metodologias e tecnologias restritos a um departamento ou mais, denomina-se Planejamento Tático.
Medidas imediatistas (curto prazo) visando correções de desvios ou o acompanhamento de processos restritas à setores ou seções, denomina-se Planejamento Operacional.
O Planejamento viabiliza a visão antecipada das ações desencadeadas ao longo de um processo, utilizando-se de todos os meios disponíveis para se atingir os fins que se pretende:
• Eficácia - Fazer o que é certo,
• Eficiência – fazer mais com menos,
• Pró-atividade - antecipar-se aos problemas ... Prevenir surpresas, obstáculos
• Previsão - ter noção das demandas e riscos ...
• Efetividade - fazer o que tem que ser feito ...
No planejamento, deve-se ter em conta a:
• Viabilidade Econômica: diz respeito aos custos e receitas envolvidos no projeto, às condições de financiamento, à capacidade de pagamento, etc.
• Viabilidade Técnica: o planejamento deve ser compatível com a disponibilidade de matéria-prima, equipamentos, know-how e de pessoal especializado etc.
• Viabilidade Política e Institucional: considerar a situação legal, a aceitabilidade do plano pelos responsáveis por sua execução e pelos que serão atingidos pelo processo.
"O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas às implicações futuras de decisões presentes". PETER DRUCKER
A necessidade de planejar
Toda atividade humana realizada sem qualquer tipo de preparo é uma atividade aleatória que conduz em geral, o indivíduo e as organizações a destinos inesperados, decepcionantes e via de regra a situações piores que aquelas anteriormente existentes.
Inúmeros são os danos resultantes da falta de planejamento:
• Prejuízos - aumento dos custos,
• Atrasos - aumentos do prazo.
• Multas - descumprimento do contrato,
• Danos à imagem - perda de credibilidade,
• e por fim . . . perda do cliente.
O planejamento surge da necessidade de gerenciar um projeto ou processo e seu produto é um plano onde relacionamos:
• escopo: objetivos a serem alcançados, abrangência;
• ordenação: seqüenciamento e precedência de execução das atividades,
• visão: fatores críticos de sucesso - condições essências,
• previsibilidade: riscos e incertezas no desenvolvimento,
• variabilidade: prazos e folgas de cada atividade,
• quantificação: recursos necessários e disponíveis,
• aquisições: obtenção de bens e serviços externos,
• qualidade: garantia no atendimento dos requisitos,
• programação: datas de início, término e datas-limite de cada atividade,
• atribuições: responsáveis pela condução e execução,
• integração: comunicação aos envolvidos.
O ‘plano’ é o resultado formal do planejamento, sendo o documento com o registro das intenções com certo nível de detalhe, que orienta o caminho para obtenção do intento. Com um plano de intenções, a empreitada fica mais fácil e segura, como se visualizássemos o futuro e detalhássemos os passos para chegar nesse futuro, onde nossa pretensão estaria materializada.
Mas o ‘plano’ embora necessário, não é suficiente, carece de detalhamento. Deste detalhamento surge(m) o(s) projeto(s) que são proporcionais em número e dificuldade dependendo da magnitude do objetivo.
Imaginem o planejamento para o desenvolvimento de um carro, Serão necessários inúmeros projetos de detalhamento dos diversos componentes do veículo, o número é espantoso, demora anos para se chegar à um protótipo (primeiro exemplar). Imagine o planejamento de uma nave espacial!
Felizmente, a necessidade de planejamento na maioria dos casos não chega a tanto, porém mesmo para pequenas realizações, existe a necessidade de planejar para minimizar surpresas, evitar improvisações, obter redução de custos e tempo, etc., enfim, é desnecessário citar sua importância.
Controle
“Monitoração, fiscalização ou exame minucioso, que obedece à determinadas expectativas, normas, convenções, etc”. (Houaiss)
Conjunto de etapas de:
• acompanhamento: medição, coleta e registro de informações resultantes da execução de uma tarefa,
• avaliação dos dados coletados (desvios, erros, perdas...),
• análise e divulgação das informações resultantes da avaliação (feedback).
O controle previne que os erros se propaguem pelas várias etapas e se corrijam falhas do planejamento a tempo de se recuperar prazos para atingir os objetivos inicialmente definidos, devendo ser:
• contínuo: ocorrer ao longo de todo o processo,
• interativo: concomitante com as ações planejadas (tempo real)
• iterativo: ser repetitivo,
• permanente: não deve ser interrompido,
• eficaz: apontar o andamento das ações, estar em concordância com o planejado (ou corrigir os problemas).
A detecção dos problemas (falhas / atrasos) é facilitada pela adoção de indicadores de desempenho e / ou resultados que provêem referenciais de acompanhamento e aferição das ações nas perspectivas:
• temporais (prazos)
• dimensionais (qualidade)
• ambientais (riscos)
• quantitativas (produtividade, capacidade...)
Conclusões:
O planejamento define o que, como, por quem, quando e onde as ações devem acontecer. . .
O controle investiga e avalia os resultados das ações procurando corrigir as falhas em tempo hábil e registrando as lições aprendidas.
Não adianta planejar o que não vai ser controlado nem controlar o que não sabemos como vai acontecer.
O planejamento não é uma iniciativa onde pretende-se acertar tudo e sempre, mas sim, minimizar decepções e prejuízos visando maior eficiência e eficácia nos projetos e processos decorrentes.
IXMMVI
Autor: Wagner Herrera
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