A IMPORTÂNCIA DA AUTOMAÇÃO E DO BACKUP NAS EMPRESAS COMERCIAIS



A IMPORTÂNCIA DA AUTOMAÇÃO E DO BACKUP NAS EMPRESAS COMERCIAIS


Resumo

A importância dos dados para o administrador esta para a sobrevivência no mercado assim como a eletricidade para os aparelho elétricos, esta cada vez mais difícil competir no mercado sem as ferramentas da tecnologia que dão o suporte de dados para tomada de decisões.
Para automatizar uma empresa, primeiro é necessário fazer um levantamento ou seja um planejamento de como os dados serão bem utilizados, após fazer a implantação da automatização nos setores escolhidos, no mínimo devem ser colocados 2 computadores ligados em rede, uma para o “frente de loja” para vendas e entrada de dados e uma para a “retaguarda”, análise de dados, planejamento etc...
Alguns cuidados que devem ser levados em conta, dizem respeito ao Backup, (cópia de segurança dos dados ) seja ela impressa, ou gravada em de preferência em mais de uma mídia removível por exemplo, CDs, Segurança da informação através de senhas segura, e por último um sistema contra quedas de energia.
Seguindo os passos descritos no artigo, e se o mercado estiver favorável o sucesso poderá ser certo.


1. INTRODUÇÃO

Desde os meados de 1980, com a evolução dos PCs, todas as empresas, organizações, desde as mais insignificantes até as grandiosas corporações multinacionais, necessitam quase que obrigatoriamente automatizar todos seus setores, sob o risco de perder o mercado e ficar para traz.
Hoje já é considerado o Tempo da Informação, e isso é indispensável para quem atua em qualquer ramo de negócios nos dias de hoje.
A informação é a chave do sucesso para qualquer empreendedor, e faz parte dela, a obtenção de dados, sua codificação e gravação, acesso e privacidade e sobre tudo a preservação.
Tão importante quando a informação e os dados gravados é a preservação desta informação, por isso o backup é uma ferramenta indispensável tanto quanto a informação.
Apesar de serem muitas as vantagens da automação comercial, apenas 20% das 750 mil, micros e pequenas empresas paulistas do comércio varejista a utilizam como ferramenta de gerenciamento e apenas 4% dos pequenos negócios no Brasil utilizam tecnologia da informação no controle interno de seus empreendimentos.










2. EMBASAMENTO TEÓRICO

A informação é o recurso estratégico essencial para a tomada de decisão, que fornece subsídios para a integração dos diversos subsistemas ou áreas da organização.

Segundo MCGEE e PRUSAK (1994) a informação é o resultado de dados coletados e organizados, dotados de significado e inseridos em um contexto.

Os sistemas de informação são uma combinação estruturada de informação (conjunto de dados cuja forma e conteúdo são apropriados a uma utilização particular), recursos humanos (pessoas que coletam, armazenam, recuperam, processam, disseminam e utilizam informações), tecnologias de informação (o hardware e o software usados no suporte aos sistemas de informação) e práticas de trabalho (métodos utilizados pelas pessoas no desempenho de suas atividades), organizados de tal modo a permitir o melhor atendimento dos objetivos da organização (PRATES, 1994).

MCGEE e PRUSAK (1994) enfatizam que as organizações têm muitas informações, porém sua utilização depende de um direcionamento que aponte para os objetivos, do todo ou de suas partes.

Um sistema de informação pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. Além de dar suporte à tomada de decisões, à coordenação e ao controle, esses sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos. (LAUDON, 2004);









3. SETORES E AUTOMATIZAÇÃO

• FINANCEIRO

o FLUXO DE CAIXA
o CONTAS A PAGAR E A RECEBER
o CONTROLE DAS DESPESAS
o COMPRAS
o RECEITAS DE VENDAS

• ESTOQUES

o CONTROLE DAS VENDAS
o CONTROLE DE ESTOQUES
o CONTROLE DE COMPRAS

• GERAL

o CADASTRO DE CLIENTES
o FUNCIONÁRIOS
o FORNECEDORES ETC...


Representação gráfica de um sistema de Informação:










Figura 1 – Representação gráfica de um sistema de informação















4. A IMPORTÂNCIA DOS DADOS PARA O ADMINISTRADOR

Sem os dados da organização empresarial, o administrador pode ser considerado um cego no mercado, não teria condições de concorrer, pois qualquer atitude ou ação seria pura sorte, como um tiro no escuro, e nos dias atuais não há tempo para erros, diante disso a automação é a grande aliada do empreendedor, pois o mune de dados e informações para atuar e tomar decisões rapidamente.

Por exemplo: Os dados financeiros mostram para o administrador / gestor, como esta o fluxo de caixa, quanto tempo ainda há para pagar despesas sem entrada de receitas, mostra ainda como esta o "contas a pagar" e o "contas a receber".
Uma das informações importante é saber o valor das despesas, se é necessário cortar gastos, ou a decisão de comprar mais ou queimar o estoque encalhado, e ainda estipular metas para vender mais, baseados nos dados das vendas realizadas.
Controle de estoque, como esta o controle, qual produto esta vendendo mais, quais estão em falta no estoque, o que esta encalhado para realizar uma promoção.
Outra informação importante que a automatização pode trazer é qual o horário de maior movimento, tornando assim mais fácil à organização dos horários de almoço dos vendedores por exemplo.

Todas essas informações podem ser acessadas de duas maneiras principais, Impressa em relatórios, diários, mensais, etc ou numa tela de computador.

Também é importante garantir a segurança destas informações com senhas, pois se esses dados são confidenciais e precisam ser preservados, e hoje com sistemas de internet, rádio, Wi-fi, Wireless, as informações estão por todos os lados, proteger os dados é fundamental.







5. A IMPORTÂNCIA DO BACKUP ( Cópia de Segurança )
O BACKUP tem a mesma importância da informação, por isso é imprescindível ter um bom sistema de segurança para a preservação dos dados.
Existem várias formas de backup:
Podem ser impressas, gravadas em disquetes ou CDs, ou ainda Pen-Drives, entre outros.
È bom sempre ter mais de uma mídia para segurança no caso de um cd danificar por exemplo.


6. DICAS PARA INICIAR A INFORMATIZAÇÃO

Para colher os bons frutos da automação comercial e usa-la a seu favor para cortar custos, aumentar as vendas e a produtividade, o consultor do SEBRAE-SP recomenda que os empresários que ainda não tem acesso à tecnologia comecem pela retaguarda da loja, onde irão estabelecer estratégias de negócios, os preços, a gestão do fluxo de caixa e tudo que diz respeito à organização do negócio.
O tempo de implantação e adaptação leva, em média, três meses, mas esse período varia bastante de acordo com o tamanho do empreendimento.
A automação comercial é na verdade a informatização de todas as atividades internas da empresa.
A automação é formada por dois macroprocessos, o frente de loja e a retaguarda.
O frente de loja refere-se à coleta de dados, à venda dos produtos, é onde entram as informações do estabelecimento.
A retaguarda da loja é onde se estabelece a gestão do negócio, o controle de compra, venda e estoque e a criação de estratégias.









Dicas para automação comercial

• Definir as áreas da empresa em que a informatização ira ser automatizada, representando economia de tempo e aumento da agilidade na obtenção de dados para tomada de decisões;
• Escolher o equipamento mais adequado;
• Comprar equipamentos com garantias;
• Adquirir Softwares ( programas originais ), para não ocasionar problemas jurídicos;
• Definir uma topologia de rede e colocar no mínimo dois equipamentos em rede;
• Contratar serviços de assistência técnica confiável;
• Oferecer treinamento adequado aos funcionários para lidar com os equipamentos e programas;

Essas dicas foram tiradas e adaptadas do Jornal de Negócios SEBRAE-SP ANO XV nº 168 São Paulo - Novembro / 2007.


E mais outro fator importante é a energia Elétrica se ela faltar, o que fazer?
Também é necessário ter um noobreak, para dar tempo suficiente para salvar os dados com maior segurança.



















7. CONSIDERAÇÕES FINAIS


Na era da informação, o empreendedor que não automatizar sua empresa com certeza vai ficar pra trás.
Hoje a informação é tudo, sem ela, não da para tomar decisões precisas.
Um sistema adaptado às necessidades do empreendimento, aliados a sistemas de segurança ( Backup ) e Noobreak ( proteção contra quedas repentinas de energia elétrica ), darão suporte necessário ao empreendedor para se manter competitivo no mercado.
Os resultados só serão positivos se os usuários do sistema também forem treinados para utiliza-los adequadamente.
Se todos os passos descritos aqui forem seguidos corretamente, e o mercado estiver favorável o lucro e o crescimento será certo, enquanto que, quem não estiver preparado fatalmente perdera o mercado, que esta cada vez mais competitivo.



























8. REFERÊNCIAS

Apostila: Administração de Sistemas da Informação, Unisa Digital, Prof: Benedito C. Aparecido Petroni Módulo VI, Administração.

LAUDON, Kenneth C., Sistemas de informação gerenciais: administrando a empresa digital. São Paulo: Prentice Hall, 2004

McGEE, J.; PRUSAK, L. Gerenciamento estratégico da informação. Rio de Janeiro: 1994.

PRATES, Maurício. Conceituação de sistemas de informação do ponto de vista do gerenciamento. Revista do Instituto de Informática. PUCCAMP, v.2, n.1, p. 7-12, março/setembro, 1994.

SEBRAE-SP, Jornal de Negócios Ano XV – Nº 168 – SÃO PAULO - Novembro 2007
Autor: Fábio Antonio Ferreira


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