O que é um Arquivo?

Arquivo

Você já sabe mas, vamos tentar dar mais valor a essa palavra?

A Associação de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.

Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de dossiês de empregados, prontuários médicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades.

Arquivo também pode ser definido como a entidade ou órgão administrativo responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição.

Ex. CEDOC DO GRUPO FERRARI S/A .

E tem mais: ARQUIVO também é conhecido como móvel ou armário que guarda documentos (mas não vamos considerar essa definição nesse texto).

Tipos de Arquivos

Baseados nas primeiras definições podemos dizer que existem vários tipos de Arquivos, tudo depende dos objetivos e competências das entidades que os produzem.

Segundo as Entidades criadoras / mantenedoras os Arquivos podem ser classificados em:

Públicos (federal, estadual, municipal);

Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associações);

Comerciais (empresas, corporações, companhias) ; e

Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos etc)

Sistema de Arquivos

Sistema é um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pública ou privada, que independentemente da posição. que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos comuns

Exemplo: Sistema de Arquivos da USP

Documento

Conjunto constituído pela informação e seu suporte, o qual pode ser utilizado para consulta ou prova.

É a unidade constituída pela INFORMAÇÃO (elemento referencial ou dado) e seu SUPORTE (material, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma ATIVIDADE.

O documento pode ser Simples (ofício, relatório, ficha de atendimento) ou Composto (Processo)

Natureza dos Documentos

São variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhecê-los:

1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado:

Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo de filme, tira de microfilme, mapa

Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas.

Exemplos: boletim, certidão. Declaração, ata, relatório, carta, ofício, proposta)

Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.

Exemplos: documentação audiovisual (filmes); documentação fonográfico (discos, fitas); documentação iconográfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, micro formas; documentação textual (documentos escritos

Tipo de documento:

é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou.

Exemplos:Certidão de Nascimento, Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, relatório de fiscalização Regimento de departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário

Forma: Estagio de preparação e transmissão e documentos.

Exemplos: original, copia,minuta, rascunho

Suporte: Material sobre o qual as informações são registradas.

Exemplo: fita magnética, filme de nitrato , papel.

Idade dos Arquivos

Você sabia que os Arquivos também tem ciclo de vida?

É, e este é contado a partir da produção do documento e do encerramento do ato, ação ou fato que motivou a sua produção e da sua frequência de uso. Essa fase se diz na Arquivística que tem relação com a VIGÊNCIA do documento (a razão de ser do documento).

Depois de destituído dessa vigência o documento pode ser guardado em função da importância das informações nele contidas, para a história da administração ou mesmo para tomadas de decisões pautadas nas ações do passado.

Então o ciclo pode ser categorizado em três fases ou arquivos:

Arquivo Ativo, Corrente ou de Gestão – também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo.

São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso.

São muito usados pela administração.

Arquivo Intermediário – também conhecido como de Segunda Idade ou Semi-Ativo. São Arquivos que aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.

Apresenta pequena frequência de uso pela administração.

Arquivo Permanente – também conhecido como de Terceira Idade ou Histórico. São os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor.

O acesso é público.

Arquivo Pessoais e Familiares – Arquivos privados resultantes das atividades de pessoas e/ou famílias.

Arquivo Privado – Arquivos produzidos por famílias e pessoas físicas e jurídicas de direito privado.

Atenção: Por descuido e desinformação, muitas vezes o Arquivo é considerado “morto” ou “inativo”.

Lembre-se “É importante saber estes conceitos porque os métodos de organização em cada fase do ciclo poderá sofrer algumas diferenças, devido a frequência de uso e mesmo pelo perfil do usuário.”

ROTEIRO PARA SE ORGANIZAR ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS

“Nesse treinamento não trataremos da organização de Arquivo Permanente, muito embora a organização deste seja uma consequência natural da gestão dos Arquivos anteriores”

Estrutura Básica Necessária

Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funções, o Arquivo necessita de uma estrutura básica que pode ser composto dos seguintes elementos

RECURSOS HUMANOS , INSTALAÇÕES E RECURSOS DE MATERIAIS

INSTALAÇÕES

A instalação dos arquivos requer análise dos seguintes aspectos:

Localização: acessível (se for volumoso é preferível que seja no andar térreo devido ao peso) e que tenha capacidade de expandir-se;

Iluminação: ampla, mas, difusa, isto é sem que tenha incidência direta do sol;

Arejamento: ventilação natural, constante e regulável;

Higienização: limpo, bem cuidado. Com dedetização periódica;

Disposição: (lay out): espaço livre para locomoção; fácil consulta e conservação do acervo;

Segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações etc.

RECURSOS de MATERIAIS

Mobiliário: ideal para os formatos e gêneros dos documentos produzidos que economize espaço, que permita arrumação racional dos documentos e que apresente capacidade de expansão, seguro e resistente;

Acessórios: sacos plásticos, pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes e específicas para cada tipo de arquivo, dependendo do formato/gênero dos documentos. Observar também as etiquetas e projeções para que sejam ideais.

Obs.: para os Arquivos Intermediários que são instalados em depósitos centralizados, o ideal é o uso de Caixas para o armazenamento de documentos

Como Organizar um Arquivo

É interessante que a sua Unidade, Área ou departamento de trabalho tenha um plano de classificação para que você possa guardar os documentos dentro dos dossiês ou pastas certas.

Classificação é, portanto, a seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um Arquivo.

Plano de Classificação

Todas as Unidades possuem planos de classificação de documentos. Cada Área identifica as suas Pastas, Caixas e etc. do modo como conhecem. Mas, é interessante entender como é a sistemática para se montar um Plano que facilite o trabalho de arquivamento, acesso e destinação dos documentos.

Vamos apresentar um modelo denominado estrutural/funcional que se baseia nas estruturas e funções da instituição, pode ser utilizado por qualquer Unidade da empresa. Siga as etapas abaixo sugeridas:

Identifique as Atribuições e Atividades da Instituição e da Área em que você trabalha

Você poderá encontrar essas informações pesquisando nos atos legais que vezes são Portarias, Deliberações, Estatuto, outras vezes, você encontra essas informações nas primeiras Atas e Relatórios da sua Área. Em último caso, analise as atividades desenvolvidas e descreva-as.

Relacione e organize o que você levantou.

Dica: aproveite e organize uma Pasta com os atos relativos a implantação de sua Área/Órgão e/ou o que você conseguiu descrever.

Identifique os tipos de documentos que “nascem” a partir do cumprimento das atividades identificadas

Relacione-os abaixo das suas respectivas atividades foram levantadas

Obs.: uma atividade pode gerar vários documentos e um tipo de documento pode ser produzido em grande escala.

Montagem do Plano de Classificação

Relacione as atividades da sua área

Exemplos:

Registrar freqüência de funcionários

Classifique as atividades de acordo com as atribuições afins ou maiores (classes) ordenando-as em subclasses:

Você pode dar uma numeração seqüencial às classes e subclasses:

Exemplos:

Administrar Recursos Humanos

Cadastrar Pessoal (lista de necessidades, concursos)

3. Codificação:

As Pastas, caixas ou qualquer unidade de arquivamento que você adotou poderão ser identificadas com códigos correspondentes da classificação:

Número (ou código da Classificação), ou

Número e o Nome da Atividade

“PERCEBA COMO A IDENTIFICAÇÃO DAS ATIVIDADES É FUNDAMENTAL. QUALQUER UM QUE CONSULTAR O SEU ARQUIVO VAI VERIFICAR QUE EXISTE UMA COERENCIA ENTRE OS DOCUMENTOS E AS ATIVIDADES DESEMPENHADAS PELO ÓRGÃO”.

RRD

Relação de Remessa Documental

Rotinas de arquivamento:

Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossiês e móveis correspondentes, os funcionários de arquivo deverão obedecer a uma seqüência de etapas:

Inspeção: consiste na verificação de cada documento quanto ao seu destino, pois este pode chegar ao Arquivo por diversos motivos:

para arquivamento

para solicitar informação

para verificar a existência de antecedentes, ser anexado a outro etc.

em obediência a uma rotina

É importante que o funcionário ao fazer esta inspeção, verifique se os documentos possuem autorização para serem arquivados (OK, arquive-se) e se a ação nele contida já foi cumprida e encerrada. Verificar o último despacho.

Nesta inspeção também será examinado se os documentos possuem anexos e se esses estão no documento.

Aqueles que se encontrarem irregulares deverão retornar ao setor de origem, ou se for do seu conhecimento completá-lo.

Ordenação

É a disposição dos documentos dentro das Pastas e destas dentro do Arquivo. A escolha da forma de ordenação depende muito da natureza dos documentos. Vejam os métodos básicos:

Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a seqüência das letras do alfabeto. Pode ser classificada em enciclopédico e dicionário quando se trata de assuntos.

Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal

Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros e outras)

Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou assuntos

Ordenação Numérica: disposição de acordo com a seqüência numérica atribuída aos documentos. Depende de um índice auxiliar para busca de dados.

EVITE MANTER SEPARADOS DOCUMENTOS EXPEDIDOS E RECEBIDOS SIMPLESMENTE. PROCURE AGRUPAR AQUELES QUE CORRESPONDAM À MESMA AÇÃO

Arquivamento

Guarde os documentos dentro das Pastas e das Caixas já contidas no arquivo ou monte-as de acordo com o plano de classificação.

Nesse último caso faça as etiquetas indicando o código da atividade correspondente.

Não se esqueça de anotar no canto superior esquerdo da Pasta o código do Departamento / Área respectivos.

Isso facilita as transferências dos documentos semi-ativos para outros arquivos ou para a eliminação, porque você poderá mandar apenas o. miolo, deixando a pasta suspensa pronta para o período seguinte.

GCE

Guia de Controle e Empréstimo

Para se controlar melhor os documentos que saem do arquivo e para garantir a integridade do mesmo, é interessante que se adote um sistema de controle de empréstimo de documentos.

.Identificação do Documento;

.Classificação ou Pasta a qual ele pertence

.O nome do requisitante e o Setor

.Assinatura e datas de empréstimo e devolução

“O ARQUIVAMENTO CORRETO E A LOCALIZAÇÃO IMEDIATA DOS DOCUMENTOS, DEPENDE, EM GRANDE PARTE, DA PRECISÃO E CUIDADO COM QUE SÃO EXECUTADAS CADA UMA DESSAS OPERAÇÕES”

Plano de Destinação de Documentos

É o conjunto de instrumentos que permite que, em decorrência da avaliação, se encaminhe os documentos à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou à reprodução.

O mais importante desses instrumentos é a TTD - Tabela de Temporalidade Documental que apresenta a identificação dos documentos, os seus prazos de guarda e a sua destinação para eliminação ou guarda permanente.

Na empresa essa TTD deve ser elaborada por Comissão constituída nas Unidades e consolidada e aprovada pela Comissão Central de Avaliação de Documentos que avalia aspectos legais, jurídicos e históricos dos documentos. Essas Normas são publicadas na política da qualidade através da NORMA TECNICA.

TED

Termo de Eliminação Documental

Ao eliminar conjuntos de documentos a Unidade deve entrar em contato com a CEDOC para, conjuntamente, avaliar os aspectos jurídicos, legais e administrativos que envolvem a documentação e definir se deve proceder a eliminação. Havendo aprovação para a eliminação é obrigatório a elaboração do TED (formulário em Anexo) com todas as assinaturas exigidas.

Os documentos devem ser destruídos por incineração ou fragmentação.

Transferência de Documentos

À guarda permanente

A CEDOC tem a responsabilidade de custodiar a documentação de caráter histórico da empresa, portanto, os documentos decorrentes da avaliação promovida nas Unidades, devem ser transferidos ao Arquivo Central CEDOC através do RRD – Relação de Remessa Documental (Anexo).

Este deve ser preenchido em duas vias: sendo que uma permanecerá no Arquivo Central CEDOC e a outra será arquivada na Órgão/Área produtor.

b) À guarda temporária

As Unidades geralmente possuem depósitos que centralizam o armazenamento de documentos das suas várias Áreas. Para o Arquivo Corrente encaminhar os documentos que já estão destituídos de valor administrativo ou cujas ações já se encerraram, poderá utilizar a RRD Relação de Remessa Documental.

Este deve ser preenchido em duas vias: sendo uma entregue para o responsável pelo depósito e a outra deverá ficar arquivada na Área produtora dos documentos e que servirá como instrumento de busca.

Detro dessa definição é que todos nossos Projetos são executados.

A DOCFACIL SISTEMAS DE ARQUIVOS tem como primicia de suas atividades a EXCELENCIA em seus projetos.

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Autor: Everson Rodrigo Pires

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