Por que as Terceirizações de TI aumentam os custos?



As terceirizações de TI aumentam os custos porque faltam análises de impacto dos custos operacionais, os contratos são mal-negociados, a empresa não estrutura a gestão do fornecedor, as premissas do plano de negócios não acontecem ou existe uma grande demanda reprimida por serviços que acaba descontrolando os custos. Mas a criação de uma estrutura dedicada para a gestão do serviços de TI e uma boa gestão do contrato minimiza este risco de projeto.

Após participar de vários projetos de terceirização, a minha percepção sobre custos é a seguinte: nunca houve um completo conhecimento dos custos de TI antes da implementação. Conhecer os custos de TI não é somente contabilizá-los nas linhas de custeio. É mapear os custos contra todos os serviços de TI, de forma a permitir o desenho da operação após a Terceirização. O planejamento dos serviços que serão expatriados evita o aparecimento de custos “ocultos” após a execução do projeto e embasa as premissas de reestruturação da área de TI. Além da questão do mapeamento de custos, existe uma dificuldade técnica na comparação entre os custos e uma proposta de um fornecedor. Metodologias de custeio distintas, tais como custo padrão, custo por absorção, ou ABC costing, geram resultados diferentes. Se o método de custeio mudar durante o projeto, a comparação dificilmente será possível.

Se uma empresa tem um processo claro de custeio de TI ao nível de serviços, os gestores tem uma maior oportunidade de reduzir custos ao longo do tempo. Com um custo operacional reduzido, o retorno do projeto de terceirização será bem menor ou inexistente. Portanto, se o custo for o fator de maior peso na decisão de terceirizar, a empresa não deveria Terceirizar. Ou seja, é razoável afirmar que as empresas que terceirizam para reduzir custos são aquelas que desconhecem os custos de TI ao nível de serviços. Isto não implica que as empresas que controlam os custos de TI na ponta do lápis não terceirizam ou não deveriam terceirizar. Apenas será mais difícil construir um business case de terceirização que seja viável sem ganhos de escala, flexibilidade ou sem projetos estratégicos com o fornecedor.

Após o projeto de terceirização, a empresa necessita de uma nova estrutura para gerir o relacionamento com o fornecedor e desmontar a anterior. Sem uma nova organização, o contrato de Terceirização passa a ser gerenciado por profissionais não especializados. A qualidade da gestão ficará comprometida e os custos mais altos. Muito frequentemente, as premissas de reestruturação após a terceirização também não acontecem. A empresa mantém parte da estrutura original, mantendo os custos fixos. A eliminação dos custos variáveis não viabiliza o projeto. Portanto, problemas de definição da estrutura organizacional aumentam os custos operacionais.

Participei de um projeto de terceirização de TI que claramente aumentou custos. O custo total quase que duplicou. Como era responsável pelo sistema de gestão na época percebi que houve um aumento da demanda por serviços. Originalmente, a estrutura não conseguia atender toda a demanda e como o contrato era tarifado por ticket, a terceirização permitou o aumento da execução e portanto do custo total. Como resultado, perdeu-se o controle do orçamento. Em parte talvez porque TI estivesse subdimensionada na época, o que resultou num atendimento muito melhor, mas o resultado final foi desastroso para o financeiro. Isto reforça a necessidade de ter-se profissionais dedicados para gerir o contrato pois a escalabilidade é esperada nas terceirizaçõos. Até porque é do interesse da área comercial do fornecedor vender. Portanto, a demanda reprimida combinada com a falta de gestão é um fator de aumento do custo total, para o bem ou para o mal.

A perda do conhecimento dos processos de TI também dificulta a gestão de custos do contrato. O fornecedor não se vê obrigado a abrir a sua caixa-preta pois precisa assegurar o retorno do seu projeto. A falta de informação é utilizada contra o cliente que busca de alguma forma entender como o fornecedor opera para questionar os custos, prazo e a qualidade do serviço. Em pouco tempo, a empresa percebe que está pagando demasiado pelo serviço. Em razão disso, começa a profissionalizar a gestão do fornecedor, apurando e questionando detalhadamente cada linha de serviço. Este processo é demorado mas é único caminho na retomada do controle dos custos.

Não podemos concluir que toda Terceirização de TI aumenta custo. Apenas que a possibilidade de aumento do custo do projeto de Terceirização é muito grande para empresas que controlam os custos de TI e para aquelas que desconhecem os seus custos mas não investem o suficiente no projeto. Se a empresa possui uma cultura de gestão de serviços de TI, a redução de custos será, provavelmente, inexistente. Se a empresa não domina os custos de TI, esta deverá fazer um mapeamento numa fase anterior a contratação do fornecedor. Este levantamento fundamentará a terceirização, prevendo a criação de uma estrutura de gestão do fornecedor específica para TI e controles que impeçam o esquecimento das premissas do projeto. Sem esta fase, a empresa dependerá de uma boa negociação e da sorte haja visto que os custos são desconhecidos. Seja qual for a situação da sua empresa, por vias das dúvidas, não entre num projeto de Terceirização se não houver um ganho estratégico adicional, pois você pode virar estatística se a redução de custos não acontecer.
Autor: Paulo Farias Castro Filho


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