FINALIDADE DO PROTOCOLO JURIDICO
A atividade de protocolo é típica da fase corrente, sendo que o protocolo realiza as seguintes atividades:
Recebimento;
Registro e Autuação;
Classificação;
Expedição/Distribuição;
Controle/Movimentação.
Recebimento
Os documentos a serem tramitados pela instituição devem ser apresentados ao protocolo para que este passe a controlar tal atividade. É a etapa de recebimento dos documentos, tanto os produzidos internamente, na qual as petições dos advogado são em duas vias sendo a primeira para a instituição e a segunda para si, sendo esta sua copia.
Registro e Autuação
É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um número de acompanhamento, sendo este para autuação ou protocolização, ou seja, no ordenamento jurídico Mineiro é controlado pelo SISCOM.
Classificação dos documentos
Uma vez que estes documentos são recebidos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da Instituição. Os documentos que forem recebidos pela a instituição em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo o protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que, não sejam particulares ou sigilosos. Tais documentos deverão ser encaminhados diretamente aos seus destinatários, sem a necessidade de serem protocolizados ou classificados, pois têm acesso restrito, afim de que, os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com assusto tratado, pelo protocolo.
Expedição/Distribuição
É a atividade que consiste em enviar os documentos ao ser destinatário, Chama-se distribuição quando é interna, expedição quando direcionada a outra instituição.
Controle de tramitação/Movimentação
É realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelo quais se passam os documentos. Sendo que, de forma a recuperá-la com rapidez, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes, ainda, cabe ao protocolo verificar não houve erro na numeração das páginas dos autos que derem entrada no mesmo, devolvendo-os para correção. Tal numeração nos autos é importante, pois não se admite a retirada de folhas de processos, devendo as mesmas serem corretamente numeradas para evitar que sejam desmembradas.
Orientador: Professor Msc. Alessandro Martins Prado
Autor: Helmiton Paulo Socorro
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