Dez Dicas Para Redigir E-mail
Tenho realizado vários treinamentos e palestras sobre como se comunicar bem, mas é incrível como muitas empresas tem solicitado que seja dado um enfoque maior na comunicação escrita através dos e-mails.
Infelizmente, devido ao e-mail ser uma ferramenta mais prática e rápida algumas pessoas deixam de dar uma atenção especial para esta poderosa ferramenta e acabam se comunicando de forma extremamente errada, infantis, ofensivos, não sendo claros e até irritantes.
Devido ao avanço tecnológico e as ferramentas que nos foram disponibilizadas, como skype, msn entre outros, houve uma ampliação do excesso de erros e falhas nas mensagens, devido a necessidade de abreviar a comunicação.
Junte este avanço, com a necessidade de reduzir as palavras, com a dificuldade da lingua portuguesa e o ensino fundamental e médio precário e já dá para imaginar o que estaremos encontrando.
Vale lembrar que e-mail é um documento. Quando se trata de um e-mail direcionado a alguém da mesma empresa que você trabalha deve ser mais formal, lembrando-se que estamos tratando de um “ambiente” corporativo, ou seja, profissional. Quando é um e-mail para algum parente ou alguém muito próximo obviamente podemos ser mais informais e próximos.
Atenção a algumas dicas para o desenvolvimento de seu e-mail:
1. Independente do tipo de e-mail enviado seja sempre educado e cordial. A apresentação inicial de seu e-mail colaborará pela existência de interesse por parte do destinatário, bem como pela dedicação de retorno do mesmo.
2. Os e-mails corporativos devem sempre ser mais formais e muitas vezes são considerados documentos. Nada impede que você seja mais informal com quem tenha afinidades, porém dentro dos limites profissionais.
3. Ainda sobre e-mails corporativos é importante evitar a linguagem utilizada na internet, de abreviaturas e símbolos que demonstram falta de profissionalismo.
4. Mantenha-se atualizado através de livros, revistas e jornais pois os mesmos possuem meios de comunicação distintos e você passará a ter maior facilidade de interpretação e desenvolvimento de seus textos.
5. Atente-se ao conteúdo que você irá desenvolver. Na maioria das vezes, o texto do e-mail deve ser claro e objetivo. No entanto, em algumas eventualidades, você poderá vir a ser mais abrangente, detalhando as informações para que fiquem mais claras ao destinatário. Tudo dependerá do assunto a ser tratado e da facilidade de entendimento do destinatário.
6. Evite escrever com todas as letras em caixa alta (maiúscula). Elas representam que você está sendo indelicado e/ou gritando.
7. Demonstre no campo “assunto” a informação que conterá no e-mail de forma clara e objetiva. Jamais deixe o título do assunto em branco.
8. Sempre avise no corpo do e-mail quando estiver enviando documentos anexados.
9. Ao final de seus e-mail utilize termos formais como “atenciosamente”, “cordialmente”, etc.
10. Não esqueça de “assinar” seu e-mail com seu nome, cargo, empresa e telefone se julgar adequado.
Autor: Wagner Campos
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