Fundamentos da Adminstração da Informação
1INTRODUÇÃO
Esta obra explicará o conceito básico sobre a administração e o planejamento de sistemas de informação, exemplificando os componentes dos sistemas de informação e as Funções relacionadas à área de informática e tecnologia da informação. Também notamos que o avanço tecnológico acelera-se cada vez mais e resulta em uma nova realidade caracterizada por forte competição.
A necessidade de aumentar a produtividade, manter uma organização, seguir um padrão e controle, nos trouxe também a necessidade de reformular a estrutura organizacional das empresas, tornando-as mais eficientes e produtivas. Novas teorias administrativas surgem, mas todas elas seguem a mesma base, sendo aprimoradas e adaptadas para cada tio de necessidade.
A administração engloba outras ciências, mas existem entre elas, os padrões da vida social, que podem ser observadas, e assim, podem ser previstas, planejadas e controladas. Associando e integrando informações através da experimentação e observação, é possível administrar um sistema de atividades pessoais.
Todo profissional deve saber utilizar a informação como uma ferramenta de trabalho, pois é uma das ferramentas administrativas mais importantes, e o profissional tem de ser capaz de processá-la e selecioná-la para obter um resultado eficiente na tomada de decisões dentro de uma organização.
Na Tecnologia da Informação a Informação pode ser personalizada, classificada e melhor organizada com as ferramentas oferecidas, tais como: Banco de dados e softwares que gerenciam esse banco de dados onde estão armazenadas essas informações.
Apesar de dados serem partes da informação, existe uma diferença entre eles. Um dado é uma seqüência de símbolos, não envolve semântica como na informação. Os dados podem ser representados com sons, imagens, textos, números e estruturas. Dado é uma representação simbólica quantificada
Um conjunto de elementos, que podem ser organizados, gerenciados e controlados, pode ser chamado de dados, que com valores e significados, podem ser informações.
O conceito, a noção que temos de informação é bem vago e intuitivo, estando intimamente ligado às noções de restrição,comunicação, controle, dados, forma, instrução, conhecimento, significado, estímulo, padrão, percepção e representação de conhecimento. Entretanto, não temos uma definição precisa do que é informação. Não temos uma definição que diga o que é e o que não é informação. Nos dicionários, temos também a seguinte definição: Informação é o resultado do processamento, manipulação e organização de dados, de tal forma que represente uma modificação (quantitativa ou qualitativa) no conhecimento do sistema (pessoa, animal ou máquina) que a recebe.
Um conjunto de dados, que pode ser decifrado, processado e transmitido como informação serve de base para a construção do conhecimento.
Conhecimento relaciona-se com alguma coisa a qual temos uma experiência direta, pessoal. É uma vivencia pratica da realidade.
A comunicação é um processo verbal ou não-verbal que envolve a troca de informações. Os componentes da comunicação são: o emissor, o receptor, a mensagem, o canal de propagação, o meio de comunicação, a resposta e o ambiente onde o processo comunicativo se realiza.
O Sistema de informação é aquele que há transição de dados obtidos pela entrada ocorrendo um processamento das mesmas gerando saídas e logo obtendo resultados. Esses dados que são tratados dentro do Sistema são úteis para o planejamento da organização auxiliando no processo de produção, venda dos produtos ou serviços, propaganda e marketing, gestão financeira, entre outros.
3.2Processo de transformação de dados em informação
A transformação de dados em informação é uma série de tarefas logicamente relacionadas, realizadas para atingir um resultado definido. O processo de definição das relações entre dados requer conhecimento. Conhecimento são regras, diretrizes e procedimentos usados para selecionar , organizar e manipular dados , com a finalidade de torná-los úteis para uma tarefa específica
Basicamente, o processo se inicia pela obtenção de informação, integração e entrega dos dados, passa pela realização da análise, síntese e a interpretação dos dados em informações.
A entrada, é a obtenção de dados, o início do processo. A obtenção desses dados pode ser feita de várias maneiras: pesquisas, documentos, resultados anteriores á esse ciclo, entre outros.
O Processamento é parte do processo de transformação dos dados em informações ele é iniciado após a obtenção de dados pela entrada, e processados para obter resultados lógicos que serão acessados futuramente
a saída é a consulta dos dados após serem processados de forma lógica, obtendo assim uma informação que dará noção do caminho a seguir na tomada de decisões administrativas.
Feedback vindo do inglês, podemos considerar o retorno, as respostas que vamos obter no fim do ciclo, logo depois da saída. Nosso Feedback vai depender das informações adquiridas e de todo processamento das mesmas e se elas foram aplicadas corretamente gerando mais ou menos saídas.
3.3Tipos de sistemas de informação
O sistema de informação tem várias divisões e vários tipos, podemos destacar o (SIO) ou sistema de informação operacional, que pode ser considerado um sistema básico ou sistemas operacionais da organização, que relatam o as tarefas rotineiras dentro da organização; O (SIG) Sistema de Informação Gerencial (SIG) é o sistema que processa os dados adquiridos no "SIO" para que em forma de relatório ajude o processo gerencial da organização; O (SIE) Sistema de Informação Estratégia, que é o sistema que traz como principal objetivo auxiliar o núcleo estratégico, ou seja, ajuda a cúpula da organização na tomada de decisões baseando-se em relatórios gráficos; O (SAE) Sistema de Automação de Escritório, que é o sistema que eleva o grau de produtividade dos colaboradores que organizam e tratam das informações de escritório; O (SSD) Sistema de Suporte à Decisão, que traz como principal objetivo auxiliar na decisão do indivíduo, onde o mesmo busca a resposta para resolver seus problemas nesse sistema mais avançado.(SSE) dá suporte avançado baseado em gráficos e relatórios também ajudando o executivo na tomada de decisão, ele também visa no fornecimento de informações de apoio gerencial; O (SIE) Sistema de Informação Especialista é totalmente ligado ao campo de inteligência artificial e que visa definir o cenário na tomada de decisões.
As tecnologias da informação não incluem somente componentes de máquina. Existem tecnologias intelectuais usadas para lidar com o ciclo da informação como: técnicas de classificação, por exemplo, que não requerem uso de máquinas apenas um esquema.
A T.I. é uma ferramenta que oferece recursos na área de tecnologia e sua principal tarefa é auxiliar no gerenciamento de dados e informações. O uso da informática para o processamento de dados é indispensável para manter o ciclo da informação, assim como o uso das tecnologias intelectuais para a tomada de decisões em cada etapa do processo.
4.2Componentes da tecnologia da informação
O sistema de informação é composto por hardware, software, banco de dados, telecomunicações, pessoas e procedimentos que estão configurados para coletar, armazenar e processar dados em informação. A correta utilização destes recursos engrandece a eficiência dos resultados desejados.
5PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA INFORMAÇÃO
Por causa da quantidade de informações existentes no mundo administrativo, temos a necessidade de tratar estas informações, pois muitas delas não são necessárias para o sucesso do desenvolvimento de uma empresa.
Com o planejamento estratégico da informação, as informações recebem um tratamento especial por toda a inteligência de uma organização, absorvendo apenas as informações oportunas para a realização das missões, objetivos e estratégias de uma empresa.
5.1Alinhamento estratégico de negócios e Tecnologia da Informação é alcançado quando:
O alinhamento estratégico corresponde à adequação estratégica e integração funcional entre os ambientes externos (mercado, política, fornecedores, etc.) e internos (estrutura administrativa e recurso financeiros, tecnológicos e humanos) para desenvolver as competências e maximizar a performance organizacionais. O alinhamento entre negócio e TI é alcançado quando um conjunto de estratégias de TI (sistemas, objetivos, obrigações e estratégias) são derivadas do conjunto estratégico organizacional (missão, objetivo e estratégias)
6HABILIDADES E CAMPO DE ATUAÇÃO PROFISSIONAL
As habilidades de um profissional da área de T.I. são medidas pelo seu conhecimento técnico e teórico aplicado à área de informática, sendo necessário saber utilizar os recursos computacionais triviais e outros disponíveis para aplicar uma solução aos problemas de T.I. de sua competência, ser capaz de elaborar e estruturar planos de tecnologia, sabendo tratar as informações obtidas, saber utilizar um conjunto de conhecimentos para desempenhar sua função na área técnica, saiba buscar a complementação de conhecimento e habilidades por conta própria capacidade da mobilização de conhecimentos, esquemas e saídas para enfrentar e responder a situações inéditas, geralmente com relativa criatividade, eficácia comprovável e que possa em alguns casos se distanciar da média das soluções triviais.
A habilidade de um profissional de T.I.é a aplicação de parte do conhecimento adquirido ao longo dos anos,seja por estudo teórico ou pela aprendizagem na prática e comportamental.cada habilidade adquirida pode ter uma classificação por suas características e aplicações na área de tecnologia da informação.
Consiste na capacidade de compreender a complexidade da organização com um todo e o ajustamento do comportamento de suas partes. Essa habilidade permite que a pessoa se comporte de acordo com os objetivos da organização total e não apenas de acordo com os objetivos e as necessidades de seu departamento ou grupo imediato
São as habilidades diretamente ligadas à execução de um trabalho e ao domínio de conhecimentos técnicos específicos para a execução do trabalho operacional, é a aplicação prática dos conhecimentos técnicos adquiridos pelo profissional.
6.4Habilidades Comportamentais
É a habilidade de relacionamento, comunicação, sociabilidade, é a capacidade de o profissional trabalhar com pessoas, compreendendo as suas atitudes e saber se expressar para manter um bom relacionamento.
As habilidades comportamentais são necessárias para se manter um bom relacionamento em uma organização.
6.5Campo de Atuação Profissional
A área de T.I. tem muitas ramificações, muitos setores e áreas tecnológicas, podendo o profissional escolher o ramo de atuação que tenha maior compatibilidade com suas habilidades, ou buscar uma especialização na área tecnológica de sua preferência. Assim como existem diversos campos de atuação para um profissional da área de tecnologia, existem cursos de especialização para diversos setores. O Profissional deve estar ciente que o seu conhecimento deve ser aprofundado constantemente, independentemente da área escolhida.
6.6Funções relacionadas à área de informática e tecnologia da informação
Atualmente, como existem diversos campos de atuação profissional voltados à tecnologia de informação, temos como consequência, um número muito grande de funções relacionadas à área de informática e tecnologia. Hoje em dia, um profissional pode atuar na área técnica, realizando a implantação de sistemas de informação, prestando suporte ao usuário, suporte técnico. Pode também escolher a área administrativa, realizando a gerência dos dados, a coordenação da área de informática, pode também atuar na área de treinamento em informática ou ser um empresário na área de tecnologia.
Cada função em cada área de atuação vai exigir certo conhecimento do profissional, para que ele tenha competência em realizar suas atribuições com êxito.
No cenário tecnológico atual, verificamos a necessidade de um constante crescimento e aprofundamento profissional para acompanhar a realidade do mercado tecnológico em crescente expansão. Cada dia surge uma nova tecnologia, uma nova aplicação tecnológica, um novo método gerencial e a todo momento os profissionais devem estar absorvendo conhecimentos para que seu setor não fique defasado em relação ao mercado tecnológico.
7.1As novas tecnologias e a mudança na forma das organizações realizarem negócios
Com o desenvolvimento tecnológico, e a necessidade de realização de negócios em tempo recorde, surgiu a necessidade de aprimorar a forma de comercializar bens e serviços, ultrapassando os tradicionais limites do comercio em balcão, com contato direto com o cliente. Surgiu então o e-busines, ou comercio eletrônico, através dele é possível realizar negócios utilizando internet, intranet ou extranet. O e-business reduz tempo, distância, custo e dá agilidade e eficiência na relação com clientes, fornecedores e parceiros. Muitas empresas já fazem esse tipo de negócio eletrônico reduzindo seus custos com ligações telefônicas e fax. Desenvolvido com as tecnologias adequadas e mantendo uma estrutura funcional dentro da empresa, o e-business é, actualmente, uma das maneiras mais eficientes de fazer negócios. O Comércio eletrônico é composto por várias modalidades: B2B (Business To Business) que efetua transações entre empresas; B2C (Business to Consumer) efetua transações de empresa para consumidor; B2E (Business to Employee) efetua interações de empresa para os seus próprios funcionários; B2M (Business to Management ou E-Government) efetua transações entre empresas e organizações governamentais; ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) trata-se de uma arquitetura de sistemas de informação com banco de dados centralizado; CRM (Gerenciamento de relacionamento com o Cliente) promove a combinação entre os negócios e tecnologias efetuando uma pesquisa aprofundada sobre as preferências específicas dos clientes; KM (Gerenciamento do Conhecimento) onde o conhecimento organizacional é gerenciando ajudando na tomada de decisões; AI (Inteligência Artificial) Insiste em ferramentas avançadas que auxiliam no melhoramento do planejamento empresarial e na hora de tomar as decisões
8CONCLUSÃO
Com este trabalho, concluímos que surgiu nos tempos atuais, uma necessidade de aumentar a produtividade, manter uma organização, seguir novos padrões e aperfeiçoar os sistemas. Para tanto, focamos nossas necessidades à tecnologia da informação, que, com suas ferramentas, proporcionam a eficácia para a obtenção dos objetivos propostos. .
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Autor: Johann Santos Max
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