O PROFISSIONAL SECRETÁRIO E A TOMADA DE DECISÃO NAS ORGANIZAÇÕES CONTEMPORÂNEAS
MARILENE SILVA
O PROFISSIONAL SECRETÁRIO E A TOMADA DE DECISÃO NAS ORGANIZAÇÕES CONTEMPORÂNEAS
São Luís
2006
CENTRO DE ENSINO ATENAS MARANHENSE
FACULDADE ATENAS MARANHENSE
CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO
MARIA DO PERPÉTUO SOCORRO ERICEIRA SILVA COSTA
MARILENE SILVA
O PROFISSIONAL SECRETÁRIO E A TOMADA DE DECISÃO NAS ORGANIZAÇÕES CONTEMPORÂNEAS
São Luís
2006
MARIA DO PERPÉTUO SOCORRO ERICEIRA SILVA COSTA
MARILENE SILVA
O PROFISSIONAL SECRETÁRIO E A TOMADA DE DECISÃO NAS ORGANIZAÇÕES CONTEMPORÂNEAS
Monografia apresentada ao curso de Secretariado Executivo Bilíngüe da Faculdade Atenas Maranhense ? FAMA, para a obtenção do grau de Bacharel em Secretariado Executivo.
Orientador: Profª Esp. Lila Isabel Câmara de Paula
São Luís
2006
MARIA DO PERPÉTUO SOCORRO ERICEIRA SILVA COSTA
MARILENE SILVA
O PROFISSIONAL SECRETÁRIO E A TOMADA DE DECISÃO NAS ORGANIZAÇÕES CONTEMPORÂNEAS
Monografia apresentada ao curso de Secretariado Executivo Bilíngüe da Faculdade Atenas Maranhense ? FAMA, para a obtenção do grau de Bacharel em Secretariado Executivo.
Aprovada em: _____/_____/_____
BANCA EXAMINADORA
________________________________________________
Profª Lila Isabel Câmara de Paula (Orientador)
Especialista em Fisiatria
Faculdade Atenas Maranhense
____________________________________________________
Profª Ligia Costa Saraiva
Especialista em Administração e Supervisão para a América Latina
Faculdade Atenas Maranhense
________________________________________________
Profª Isalu Cavalcante Muniz Mauler
Especialista em Didática Universitária
Faculdade Atenas Maranhense
A Deus, nosso pai, fonte de toda criação.
A nossa família, pelo amor e carinho.
AGRADECIMENTOS
A Deus pela sua presença constante, por ter me dado a chance de chegar até aqui, completando mais uma etapa da minha vida.
Às pessoas especiais que fazem parte da minha vida:
A minha mãe Marise, pelo amor incondicional que sempre demonstrou em toda etapa da minha vida.
A meu pai José, pelo incentivo e carinho.
A meu marido, Wagner pelo amor e apoio à minha caminhada.
A meu filho Victor, pelo incentivo, carinho e dedicação.
A minha filha Patrícia, pela contribuição nas horas difíceis e pela paciência.
A minha querida irmã Christiane, que contribuiu diretamente para a realização desse sonho.
Agradeço a Gisele e Joel, pela amizade e colaboração.
Agradeço a orientadora professora Lila Isabel, pelo incentivo, espírito inovador, facilitador e motivador na produção deste trabalho monográfico.
A todos os alunos do 7°período e a todos os professores, pela amizade e carinho.
Maria do Perpétuo Socorro Ericeira Silva Costa
AGRADECIMENTOS
Dedico este trabalho monográfico a Deus, fonte primeira de toda criação, à presença viva de Jesus Cristo, que tocou a minha vida desde a mais tenra infância, permitindo-me viver tanto as alegrias quanto as dores e sempre sob o amparo do seu exemplo e a bênçãos do seu amor.
A meus pais, João Crisóstomo Silva e Terezinha de Jesus Silva.
A minha querida e amada filha Luísa Eduarda Silva Cantanhêde, pela paciência de tolerar e se acostumar com a minha ausência.
A minha querida madrinha Maria da Salete Silva Costa, tio Neuton e tia Catarina , por terem me incentivado e participado de forma muito presente do meu dia a dia como discente.
A João de Deus N. Cantanhêde, por ter contribuído de muitas formas e de vários sentidos desde o primeiro período até então.
A meus irmãos, Newton, Inaldo, Margareth, João Ronaldo, José Renato, Márcia Cristina e Francisca, por sempre estarem presentes na minha vida.
Agradeço de coração a todos os meus amigos que participaram e acompanharam a minha luta até aqui.
Agradeço a orientadora professora Lila Isabel, pelo incentivo, espírito inovador, facilitador e motivador na produção deste trabalho monográfico.
A todos os alunos do 7°período e a todos professores, pela amizade e carinho.
Marilene Silva
"Faça mais do que existir ? viva.
Faça mais do que tocar ? sinta.
Faça mais do que olhar ? observe.
Faça mais do que ler ? absorva.
Faça mais do que escutar ? ouça.
Faça mais do que ouvir ? compreenda."
John H. Roades
RESUMO
A tomada de decisão é parte essencial da atividade humana. Toda decisão envolve compromisso e precisa de ação com o objetivo de solucionar um problema ou mudar algum aspecto. O trabalho de monografia traz considerações referentes à tomada de decisão do Profissional Secretário nas organizações contemporâneas. Este estudo buscou demonstrar a necessidade de relacionar competências que facilitam as tomadas de decisões. Através da pesquisa de campo realizada nas Empresas Privadas, Públicas e Instituições de Ensino Superior, da cidade de São Luís, evidenciou a situação do Profissional Secretário, sua tomada de decisão e os fatores que dificultam essa autonomia.
Palavras-chave: Tomada de Decisão, Profissional Secretário, Organizações Contemporâneas.
RESUMEN
La tomada de decisión es parte esencial de la actividad humana. Toda decisión implica compromiso y necesita de acción con el objetivo de solucionar un problema o cambiar un cierto aspecto. El trabajo de monografía trae consideraciones referentes la tomada de decisión del Profesional Secretario en las organizaciones contemporáneas. Este estudio buscó demostrar la necesidad de relacionar las competencias que facilitan tomar decisiones. Por meio de la pesquisa del campo realizada en las Empresas Privadas, Publicas y Instituciones de Enseñanza Superior, en la ciudad de São Luís, evidenció la situación de Profesional Secretario, su tomada de decisión y los factores que dificultan esa autonomía.
Palabras-llave: Tomada de Decisión, Profesional Secretario, Organizaciones Contemporáneas.
LISTA DE GRÁFICOS
INSTITUIÇÕES DE ENSINO SUPERIOR
Gráfico 1? O Profissional Secretário e o Executivo têm habilidade de influenciar pessoas para efetuarem as tarefas com entusiasmo e motivação? 27
Gráfico 2?O Profissional Secretário e o Executivo têm ética necessária no desempenho de assuntos que lhe são confiados? 27
Gráfico 3 ? O Profissional Secretário e o Executivo desta Instituição têm domínio em administração financeira? 28
Gráfico 4 ? O Profissional Secretário e o Executivo desta Instituição têm domínio em gestão de empresa? 28
Gráfico 5 ? O Profissional Secretário e o Executivo desta Instituição são facilitadores das relações interpessoais em sua área de atuação? 29
Gráfico 6 ? O Profissional Secretário e o Executivo utilizam seus conhecimentos em idiomas? 29
Gráfico 7 ? O Profissional Secretário e o Executivo possuem equilíbrio emocional ao discutir assuntos e situações de adversidade? 30
Gráfico 8 ? O Profissional Secretário e o Executivo desta Instituição desenvolvem ações com criatividade? 30
Gráfico 9 ? O Profissional Secretário e o Executivo têm visão holística da empresa que trabalha? 31
Gráfico 10 ? O Profissional Secretário e o Executivo desta Instituição sabem comunicar-se com objetividade? 31
Gráfico 11 ? O Profissional Secretário e o Executivo desta Instituição têm conhecimento em informática? 32
Gráfico 12 ? O Executivo atribui com objetividade a atividade do Secretário na tomada de decisões da empresa? 32
EMPRESAS PRIVADAS
Gráfico 13 ? O Profissional Secretário e o Executivo têm habilidade de influenciar pessoas para efetuarem as tarefas com entusiasmo e motivação? 33
Gráfico 14 ? O Profissional Secretário e o Executivo têm ética necessária no desempenho de assuntos que lhe são confiados? 33
Gráfico 15 ? O Profissional Secretário e o Executivo desta Instituição têm domínio em administração financeira? 34
Gráfico 16 ? O Profissional Secretário e o Executivo desta Instituição têm domínio em gestão de empresa? 34
Gráfico 17 ? O Profissional Secretário e o Executivo desta Instituição são facilitadores das relações interpessoais em sua área de atuação? 35
Gráfico 18 ? O Profissional Secretário e o Executivo utilizam seus conhecimentos em idiomas? 35
Gráfico 19 ? O Profissional Secretário e o Executivo possuem equilíbrio emocional ao discutir assuntos e situações de adversidade? 36
Gráfico 20 ? O Profissional Secretário e o Executivo desta Instituição desenvolvem ações com criatividade? 36
Gráfico 21 ? O Profissional Secretário e o Executivo têm visão holística da empresa que trabalha? 37
Gráfico 22 ? O Profissional Secretário e o Executivo desta Instituição sabem comunicar-se com objetividade? 37
Gráfico 23 ? O Profissional Secretário e o Executivo desta Instituição têm conhecimento em informática? 38
Gráfico 24 ? O Executivo atribui com objetividade a atividade do Secretário na tomada de decisões da empresa? 38
EMPRESAS PÚBLICAS
Gráfico 25 ? O Profissional Secretário e o Executivo têm habilidade de influenciar pessoas para efetuarem as tarefas com entusiasmo e motivação? 39
Gráfico 26 ? O Profissional Secretário e o Executivo têm ética necessária no desempenho de assuntos que lhe são confiados? 39
Gráfico 27 ? O Profissional Secretário e o Executivo desta Instituição têm domínio em administração financeira? 40
Gráfico 28 ? O Profissional Secretário e o Executivo desta Instituição têm domínio em gestão de empresa? 40
Gráfico 29 ? O Profissional Secretário e o Executivo desta Instituição são facilitadores das relações interpessoais em sua área de atuação? 41
Gráfico 30 ? O Profissional Secretário e o Executivo utilizam seus conhecimentos em idiomas? 41
Gráfico 31 ? O Profissional Secretário e o Executivo possuem equilíbrio emocional ao discutir assuntos e situações de adversidade? 42
Gráfico 32 ? O Profissional Secretário e o Executivo desta Instituição desenvolvem ações com criatividade? 42
Gráfico 33 ? O Profissional Secretário e o Executivo têm visão holística da empresa que trabalha? 43
Gráfico 34 ? O Profissional Secretário e o Executivo desta Instituição sabem comunicar-se com objetividade? 43
Gráfico 35 ? O Profissional Secretário e o Executivo desta Instituição têm conhecimento em informática? 44
Gráfico 36 ? O Executivo atribui com objetividade à atividade do Secretário na tomada de decisões da empresa? 44
DEFINIÇÃO DE TERMOS
a) Profissional Secretário ? Profissional contratado pelas organizações contemporâneas para exercer a função de Secretário;
b) Tomada de decisão ? É a autonomia que o Profissional Secretário tem de influenciar na resolução de questões ocorridas nas organizações;
c) Contemporâneas ? São três empresas privadas, três empresas públicas e três instituições de ensino superior.
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO 14
2 COMPETÊNCIAS QUE FAVORECEM A TOMADA DE DECISÃO 15
2.1 Auto-Estima 15
2.2 Comunicação 16
2.3 Liderança 17
2.4 Gestão 18
2.5 Criatividade e Inovação 18
2.6 Discrição 19
2.7 Equilíbrio emocional e a Ética nas relações 19
2.8 Conhecimento em idiomas e informática 20
2.9 Visão Holística 21
2.10 Conhecimentos necessários à prática secretarial 21
3 O PROFISSIONAL SECRETÁRIO E A TOMADA DE DECISÃO 23
4 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS 24
4.1 Ambiente de estudo 24
4.2 Tipo de Estudo 24
4.3 Universo e Amostra 24
4.4 Coleta de Dados 25
4.5 Objetivos 25
4.5.1 Geral 25
4.5.2 Específico 26
5 ANÁLISE DOS DADOS OBTIDOS 27
5.1 Instituições de Ensino Superior 27
5.2 Empresas Privadas 33
5.3 Empresas Públicas 38
6 CONCLUSÃO 45
REFERÊNCIAS 47
APÊNDICES 49
ANEXO 52
pATRICIA
1 INTRODUÇÃO
O trabalho visa esclarecer as competências que contribui para o desempenho do Profissional Secretário nas tomadas de decisões. Apresentamos as competências imprescindíveis: auto-estima, liderança, comunicação, relacionamento interpessoal, ética nos relacionamentos, gestão, conhecimento em informática, conhecimento em idiomas, discrição, visão holística, criatividade, inovação e conhecimentos necessários à prática secretarial.
A realização da pesquisa de campo foi necessária para avaliar se o profissional de secretariado possui a habilidade de tomar decisões e quais as dificuldades que este enfrenta. Para isso, foi realizada a pesquisa de campo em seis empresas privadas dentre as quais três instituições de ensino superior e três empresas públicas, na cidade de São Luís, com o propósito de obtermos maior amostra.
A tomada de decisão tem como finalidade a solução de problemas organizacionais gerais ou melhorar aspectos específicos do cotidiano laboral e só terá êxito com a criação de um plano sustentável, que inclui o planejamento, a organização e a flexibilidade, e quem tem o poder de decisão precisa desenvolver competências para atingir os objetivos organizacionais.
A tomada de decisão é um processo de preparação que não tem fórmula exata, pois depende de vários fatores: o tempo, os recursos, habilidades disponíveis, os objetivos e a compreensão contextual. Vale ressaltar, que este trabalho monográfico tem o propósito de mostrar a importância da tomada de decisão efetiva, que possivelmente estará mudando a trajetória e o comportamento das pessoas no trabalho; no caso do Profissional Secretário, este tem suas responsabilidades delegadas pelo executivo, e nessa oportunidade poderá colocar em prática competências que conduzirão a resultados positivos.
O propósito fundamental deste trabalho monográfico foi a busca de dados mais precisos sobre o difícil processo decisório, podendo, através dele, observar o comportamento do Profissional Secretário nas distintas organizações contemporâneas.
2 COMPETÊNCIAS QUE FAVORECEM A TOMADA DE DECISÃO
O mundo evoluiu, fazendo aparecer várias eras simultâneas como: Era do Conhecimento, Era da Informação, Era das Telecomunicações, Era dos Paradigmas, Era das Competências, Era da Competitividade, Era da Descontinuidade. A globalização e a competitividade têm contribuído para o surgimento de movimentos como o da qualidade total, da reengenharia, da busca da excelência e valorização do capital humano.Essas novas eras e movimentos provocam mudanças e grandes avanços na vida das pessoas e nas organizações, contribuindo para o surgimento de novas necessidades, que tem colaborado cada vez mais para elevação do nível de exigência na hora de selecionar um profissional de secretariado para qualquer que seja o cargo, principalmente quando este tem que tomar decisões dentro das organizações. É o que afirma Moreira, Coelho e Pinheiro (1997, p.12), quando constata:
Fazendo frente às exigências atuais, os profissionais precisam aprender novos modos de gestão e estimular um espírito de equipe em que todos contribuam com seus conhecimentos. É preciso melhorar continuamente os processos produtivos e administrativos.
Essas transformações que criam resistência, medo, incerteza e tensão podem ser vistas como oportunidades para as mudanças. As mudanças podem atuar positivamente provocando o desenvolvimento de competências, a busca da excelência, a busca da melhoria contínua, a qualidade, a reeducação profissional, novas posturas organizacionais e pessoais e a liderança.
Estas novas exigências levam o profissional de secretariado a desenvolver competências que facilitam a tomada de decisão nas organizações.
2.1 Auto-estima
A auto-estima é o estado de considerar-se apto para os desafios da vida e merecedor do êxito. A base da formação da auto-estima consiste na auto-eficiência e no auto-respeito. A auto-eficiência é fazer escolhas; é repetir afirmações positivas; é tomar decisões e ter a crença de que se aceita, se respeita e se ama; permitir um convívio, inclusive, com as próprias imperfeições. O auto-respeito é acreditar que a felicidade é um direito do ser humano.
O trabalho exerce importante papel na nossa vida. Ele é responsável pelo nosso ganho financeiro, por nosso status, por nossos contatos sociais e, em última instância, por nosso, crescimento pessoal. Assim como o nível da auto-estima tem um profundo impacto na vida íntima, também influi na vida profissional (KHOURY, 2003, p.197).
É fundamental que o profissional esteja bem para atuar com eficiência e dedicação. É necessário possuir habilidade de obter cooperação e participação dos outros. O profissional que tem boa auto-estima tende a se comunicar adequadamente para obter êxito. Sem auto-estima as pessoas podem desenvolver padrões inadequados de comunicação.
2.2 Comunicação
Essa é uma competência que diz respeito à visão da organização e de seus colaboradores interno e externamente, pois envolve a qualidade do fazer cotidiano no ambiente de trabalho e a percepção dos clientes externos sobre a empresa.
Organização de uma empresa depende basicamente do fluxo de informações relacionadas com as pessoas interna e externamente, e sobre ela. A comunicação interna permite a empresa ter consciência de si mesma, adaptar-se ao ambiente. A comunicação externa permite a realização de negócios (MEDEIROS; HERNANDES, 1999, p.227).
A comunicação exige esforço e dedicação e para que haja eficiência supõe-se que todos os elementos do processo comunicativo estejam em total sintonia. Sabe-se que existem falhas e ruídos de comunicação e que ocorrem em qualquer nível; portanto devemos ter a consciência da ativação completa do circuito da mensagem. Os principais objetivos da comunicação são: informar, promover, entreter e persuadir. É necessário preocupar-se em como atingir objetivos, pensar em se fazer compreender, escutar atentamente e ativamente o outro, demonstrar interesse na mensagem de seu interlocutor, saber dialogar, tratar e decodificar a mensagem com muito cuidado, para que não surjam obstáculos na comunicação.
Para Barata e Borges (1998, p.26):
A emoção é um fator que tanto pode facilitar quanto dificultar a comunicação. Se o assunto nos agrada, gostamos de falar e de ouvir sobre ele. No entanto, se houver bloqueio emocional... O emissor reage de forma que é difícil tocar no assunto. O receptor, por sua vez, nem quer ouvir falar disso. Assim a transmissão e/ou a recepção da mensagem fica bloqueada.
O profissional Secretário precisa ter uma grande habilidade para se comunicar, tanto oralmente quanto por escrito. Hoje em dia, as empresas não admitem mais o secretário que não tenha autonomia e capacidade para redigir documentos com objetividade, clareza e coerência, e também a capacidade de se expressar oralmente de forma clara, direta, elegante e, principalmente, dando a maior importância ao equilíbrio emocional, pois o envolvimento de todos é importante na busca de resultados.
2.3 Liderança
A liderança é um seguimento entre líder, liderados e o ambiente que os cerca, que exige várias habilidades dos envolvidos, práticas e ações para atingir objetivos. É a arte de influenciar pessoas a executarem tarefas com entusiasmo, motivação e espontaneidade.
Para Hunter (2004, p.70):
A liderança começa com a vontade, que é nossa única capacidade como seres humanos para sintonizar nossas intenções com nossas ações e escolher nosso comportamento. É preciso ter vontade para escolhermos amar, isto é, sentir as reais necessidades, e não os desejos, daqueles que lideramos. Para atender a essas necessidades, precisamos nos dispor a servir e até mesmo a nos sacrificar. Quando servimos e nos sacrificamos pelos outros, exercemos autoridade e influência e ganhamos o direito de sermos chamados de líderes.
Uma liderança eficaz é aquela na qual o profissional de secretariado tem a capacidade de promover o crescimento das pessoas, atendendo às necessidades e não os desejos dos liderados e o fortalecimento da equipe. Para isso, firmeza, determinação, perspicácia, sacrifício, serviço, autoridade e coragem devem estar juntos com valores como paciência, amor, afetividade e sensibilidade. Portanto, o autoconhecimento torna-se fundamental; a pessoa deve ter suas crenças, saber de suas capacidades, mas também de suas fraquezas. Para Hunter (2004):
A liderança é construída sobre autoridade ou influência, que são estabelecidas sobre o amor. Então, por definição, quando vocês lideram com autoridade serão chamados a doar-se, amar, servir e até sacrificar-se pelos outros. Mais uma vez, amar não é como você se sente em relação aos outros, mas como se comporta em relação aos outros. Amor e Liderança: Paciência (Mostrar autocontrole), Bondade (Dar atenção, apreciação e incentivo), Humildade (Ser autêntico e sem pretensão ou arrogância), Respeito (Tratar os outros como pessoas importantes),, Abnegação (Satisfazer as necessidades dos outros), Perdão (Desistir de ressentimento quando prejudicado), Honestidade (Ser livre de engano), Compromisso (Sustentar suas escolhas), Resultados: Serviço e Sacrifício (Pôr de lado suas vontades e necessidades; buscar o maior bem para os outros).(HUNTER, 2004, p.95, grifo do autor)
Há uma parte difícil no processo de liderança quando o líder depara-se com situações em que haja a necessidade de doação, principalmente quando se trata de pessoas complicadas, arrogantes e agressivas, colocando em evidência a forma como o líder se comporta em situação de adversidade e também, mede o comprometimento do mesmo. Por isso, é necessário colocar de lado as divergências e procurar ter uma atitude mais positiva.
2.4 Gestão
Atualmente o gestor não é apenas o executivo, mas todo profissional apto a fazer uma gestão notável, que é aquela que conduz as pessoas, adequadamente, para atingirem objetivos organizacionais, focalizando a eficiência e a eficácia. É fundamental que o gestor conheça as funções da administração que são: planejar, organizar, controlar e liderar. Tendo conhecimento fica mais fácil colocá-las em prática, podendo fazer uma avaliação se estão sendo aplicadas corretamente e ter consciência de seus pontos fracos, aqueles que dificultam o desenvolvimento das funções.
Nas organizações modernas, qualquer profissional pode ser considerado um gerente se, em virtude da sua posição e do conhecimento, for responsável por uma contribuição que afete a capacidade da organização, de trabalho e de obter resultados (MOREIRA; COELHO; PINHEIRO, 1997, p.13).
Para Amorim (2005, p.49) "os executivos estão na empresa por dois motivos apenas: para fazerem as coisas acontecer e para criarem e manterem um clima em que os outros possam ter sucesso pessoal e profissional".
Apesar de não existir uma personalidade gerencial, algumas características tendem a se destacar com maior evidência. O profissional de secretariado precisa desenvolver estas características e vencer os obstáculos para facilitar as tomadas de decisões. É pertinente relatar as características mais observadas: objetividade, inteligência, autoridade, responsabilidade, estabilidade, relacionamento interpessoal, visão sistemática da organização, flexibilidade, capacidade para organizar, planejar, liderar, controlar e solucionar.
2.5 Criatividade e Inovação
A criatividade é esse
Autor: Marilene Silva
Artigos Relacionados
Secretariado ? Funções, Atribuições E Perfil Profissional
Qual Foi O Erro Do Prefeito?...
São João De Meriti Realiza O Ii Congresso Ambiental
Treinamento - Planejamento & Inovação
Criação Da Sociedade Brasileira De Secretariado
Qual Papel Do Executivo?
Que Características A Empresa Valoriza Mais: Técnicas Ou Comportamentais?