SETOR DE PROTOCOLO E ARQUIVO DA PRODEPA
Por : Laedson Carlos Gaia Junior
Analista de Sistemas ? Prodepa ® Ano 58
RESUMO
O fator experiência, no contexto de treinamentos sobre o novo sistema de protocolo , efetuado em mais de sessenta órgãos do estado do Pará , me incentivou a criação deste artigo dissertando sobre a importância do Setor de Documentação para a Administração Pública do Estado do Pará utilizando como foco, o setor de protocolo da Prodepa.
Inicialmente explanarei sobre a Prodepa , Empresa de Processamento de Dados do Estado do Pará , fundada em 1953, e que contribui para que o Governo do Pará, através da tecnologia, da informação e das telecomunicações, possa atender ainda mais eficientemente as necessidades do cidadão.
A PRODEPA faz a gerência e proteção das informações públicas do Governo do Pará, buscando um modelo de administração baseado em soluções integradas em informática pública, tendo como foco principal o cliente-cidadão.
É portanto, a empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) do Governo do Estado do Pará. Atua com o objetivo de promover a inclusão social através da inclusão digital, beneficiando diretamente o cidadão. O seu principal objetivo é prestar serviços de tecnologia aos órgãos da administração estadual, proporcionando suporte técnico que possibilite a implantação de ações de cidadania, entre as diversas áreas da sociedade, como educação, saúde e segurança pública.
Como histórico desta empresa, na data de 3 de abril de 1965, ela foi denominada como Departamento de Processamento de Dados ? DEPRO, através da Lei 3.292/65, e logo depois, em Centro de Processamento de Dados ? CDP, através da Lei 4583/75, no dia 24 de setembro de 1975. A constituição da Empresa de Processamento de Dados do Estado do Pará, ocorreu em 1983, através do Decreto 2886/83 e a Lei 5460/88, transformou a denominação da PRODEPA de autarquia para empresa pública.
A PRODEPA também, desenvolve ações para melhorar as práticas de qualidade no dia-a-dia das atividades e nos produtos oferecidos aos seus clientes.
A instituição também conta com um portifólio de sites e sistemas desenvolvidos nos mais altos padrões de acessibilidade. Para estes e outros empreendimentos em tecnologia, a empresa conta com parcerias no Pará e em outros Estados
Palavras-chave: Protocolo; Portifólio ; PRODEPA; TIC - Tecnologia da Informação e Comunicação ; Telecomunicações
ABSTRACT:
The experience factor in the context of training on the new system protocol, performed in more than sixty bodies of the state of Para, encouraged me to create this article expounding on the importance of the Documentation Sector for Public Administration of the State of Pará using as focus, the industry protocol Prodepa.
Initially on Prodepa shall explain, Data Processing Company of the State of Pará, founded in 1953, contributes to the Government of Brazil, through technology, information and telecommunications, can serve even more effectively the needs of citizens.
The PRODEPA makes management and protection of the public information of the Government of Pará, seeking a business model based on integrated solutions in the computing public, focusing mainly on the client-citizen.
It is therefore the company's Information Technology and Communication Technology (ICT) of the Government of Pará State Act with the objective of promoting social inclusion through digital inclusion, directly benefiting the public. Its main goal is to provide technology services to agencies of state government, providing technical support that enables the deployment of citizen actions, between different areas of society such as education, health and public safety.
As this historic undertaking, the date of April 3, 1965, she was named as the Department of Data Processing - DEPRO by Law 3.292/65, and soon after in the Data Processing Center - CDP by Law 4583 / 75, on September 24, 1975. The constitution of the Company Data Processing Pará State, happened in 1983, by Decree 2886/83 and Law 5460/88, transformed the name of the municipality to PRODEPA public company.
The PRODEPA also takes actions to improve quality practices in day-to-day activities and products offered to its customers.
The institution also has a portfolio of sites and systems developed to the highest standards of accessibility. For these and other new developments in technology, the company has partnerships with Pará and other states
Keywords: Protocol; Portfolio; PRODEPA; ICT - Information and Communication Technology, Telecommunications
1 INTRODUÇÃO
Diariamente, empresas e organizações recebem correspondências e documentos por correio, malote, fax, internet. São convites, contratos sociais , comunicados, licitações, informações sobre eventos, propaganda, contas a pagar, correspondência particular de funcionários etc.Tudo isso deve ser registrado, expedido para o setor ou o funcionário a que se destina e , finalmente , arquivado.
O setor de protocolo registra todos os documentos que chegam e os distribui para os diferentes destinatários. Já o setor de arquivo guarda os comprovantes de recebimento ou de envio das diferentes correspondências e também os próprios documentos originais. Assim, como se pode perceber , há uma grande ligação entre o trabalho do protocolo e do arquivo, pois um setor depende do outro.
Diante disto, na busca constante por qualidade total, cada vez mais as empresas sentem a necessidade de sua documentação organizada e preservada de forma que facilite a administração da mesma e seu sucesso no mercado em que atua. Pensando nisso, este artigo apresenta o setor de Documentação: protocolo e arquivo Prodepa , e sua importância para a instituição. O papel Administrativo do Protocolo, bem como sua definição, e do Arquivo geral responsável pela guarda e conservação de documentos existentes desde a fundação da Prodepa até os dias de hoje, preservando grande parte de sua história.
O objetivo geral é divulgar a importância deste setor para as empresas, sejam elas grandes ou pequenas e atuantes em diversas áreas de mercado, tomando como modelo a Administração do Protocolo da Prodepa. Os objetivos específicos foram assim definidos:
? Apresentar um breve histórico da Prodepa ;
? Definir os conceitos de protocolo e arquivo segundo autores da área;
? Apresentar a estrutura física do setor ;
? Definir as atribuições, as atividades desenvolvidas pelo Setor de Documentação ;
? O perfil dos profissionais ;
? Os projetos que estão sendo desenvolvidos atualmente e ;
? Os projetos futuros.
O tema torna-se de grande relevância pois está intrinsecamente relacionado a segurança, guarda e disseminação da informação, além da gestão de documentos fatores importantes para Administração de uma empresa. Além disso, o tema pretende divulgar a importância dos profissionais que atuam neste setor, que muitas vezes e, quase na maioria percentualmente falando das vezes , não são reconhecidos por seus colegas de trabalho e mesmo pela instituição em que atuam.
2 PRODEPA ?
A empresa PRODEPA , com sua matriz localizada no quilometro dez da rodovia augusto Montenegro na cidade de Belém do Pará, com uma área de aproximadamente 6 mil m² , sendo destes aproximadamente 2,5 mil m² de área construída.Possui regionais localizadas nas cidades do estado em Altamira , Itaituba, Marabá, Monte Alegre , Óbidos , Paragominas , Redenção e Santarém, assim como núcleos tecnológicos em órgãos estaduais , tais como, Secretaria da Fazenda, Centro Integrado do Governo, Secretaria de Saúde Pública, Departamento de Trânsito , entre outros.
Elabora anteprojetos de infra-estrutura lógica de redes de computadores - cabeadas ou não - e documenta redes locais. Presta consultoria em cabeamento de rede, montagem de redes e configurações de ativos de rede. Ainda executa a instalação de antivírus corporativo, planeja e executa transmissões de videoconferência para a rede estadual e para a Internet.
Possui áreas de atuação , sendo :
I. Suporte a serviços de rede -
A PRODEPA oferece suporte aos serviços de rede do Governo do Estado do Pará, monitorando e gerenciando os ativos e servidores da rede corporativa, agregando valor aos serviços providos pelos diversos órgãos, que utilizam as redes de computadores e a Internet como ferramentas para otimizar seu desempenho e aumentar a produtividade.
Entre os serviços, destacamos: antivírus corporativos, firewalls estaduais, DNS, correio eletrônico, detecção e prevenção de intrusos, análise de desempenho e monitoramento de links, controle de banda, roteamento estático e dinâmico, além de outros serviços de extrema importância para a rede corporativa;
II. Suporte a banco de dados -
A empresa oferece instalação, suporte e manutenção para bancos de dados de alto desempenho como Oracle, MS-SQL, MySql e LDAP, entre outras ferramentas de armazenamento de dados e informações.
Oferecemos também serviço de backup e armazenamento de dados em servidores storage, buscando proteger de forma apropriada as informações essenciais para o Governo do Estado.
III. Consultoria em serviços de rede -
A PRODEPA atende às solicitações para solucionar problemas e montar soluções como servidores de arquivos, servidores de domínio, servidores de impressão e firewalls, entre outros.Como resultado da consultoria, são elaborados projetos e/ou relatórios que possibilitam ações pró-ativas que auxiliam a tomada de decisões, buscando maximizar os valores agregados aos negócios de cada órgão.
IV. Parque de impressão -
Utilizando um moderno parque de impressão, a PRODEPA oferece aos órgãos do Estado e clientes contratados, um dos mais modernos serviços de impressão do Estado, envolvendo a criação de layouts para documentos e formulários, passando pela fase de acabamento e controle de qualidade do produto, garantindo uma impressão de alta qualidade atendendo a demandas como impressão de contra-cheques e contas de serviços essenciais para o Estado, como o de fornecimento de água.
V. Segurança da informação -
É função da PRODEPA estabelecer normas que garantam ao Governo do Estado, uma conformidade com as melhores práticas de mercado em relação aos serviços prestados, com o objetivo de tratar e reduzir os riscos inerentes a sua utilização, garantindo o retorno dos investimentos de Tecnologia da Informação, capacitação e equipamentos, e assim o sucesso do negócio.
A segurança da informação deve também proteger os ativos e pessoas que trabalham ou manipulam as informações, a fim de garantir que as partes interessadas na informação, como clientes, parceiros, e a própria instituição tenham uma informação segura, confiável e disponível sempre que necessário.
Para atender estas necessidades, são elaborados manuais de melhores práticas, políticas de utilização de serviços, políticas de acesso e autenticação, além de diretivas de grupos, entre outros controles, com o objetivo de fomentar a criação de uma política de segurança que abranjam todo e qualquer ativo que agregue valor aos negócios da empresa e que precisam ser protegidos.
VI. Logística empresarial - Governança de TI -
A empresa presta para a empresa todo um serviço de logística alinhado a governança de TI, buscando estruturar e organizar o relacionamento entre pessoas, processos e tecnologia dentro do escopo da organização.
É justamente isto que a área de logística procura fazer, executando o planejamento organizacional, estimulando a gestão de contratos com fornecedores de serviços tecnológicos e dos processos internos, buscando um equilíbrio entre a instituição e seus fornecedores, parceiros, clientes, concorrentes e órgãos fiscalizadores provendo a segurança institucional da organização.
VII. Serviços de telecomunicação -
A empresa inter-media a contratação de linhas de comunicação de dados pelos diversos órgãos do Estado do Pará, prestando assessoria no acompanhamento de sua instalação e operação, mantendo técnico residente e suporte 24/7 para garantir a eficiência dos serviços prestados.
VIII. Certificação digital ;
Possui o interesse de montar uma infra-estrutura de chaves públicas (autoridade certificadora), em conjunto com outros órgãos e instituições do Estado, com responsabilidade pelo gerenciamento, renovação e revogação de certificados digitais para seus clientes, possibilitando a adoção da assinatura digital em seus documentos eletrônicos, passando a garantir a integridade, autenticidade e o não repúdio das informações. Além destes benefícios, o uso da certificação pode ser aplicado, ainda, para garantir a confidencialidade das informações.
2 PROTOCOLO E ARQUIVO ?
Quando se fala em protocolo, logo se lembra um número usado para identificar um documento qualquer, assim como arquivo, pode trazer a memória, um lugar onde se guarda papel velho sem utilidade.
No caso do protocolo a numeração também é uma das definições utilizadas, porém não é a única. Protocolo segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ apud PAES, 2005, p. 27) corresponde: Denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso, denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento, e livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.Portanto, podemos conceituar que o setor de protocolo pode efetuar o atendimento ao público, recebimento de documentos e processos, classificação dos documentos recebidos, classificação e expedição de documentos, pesquisas sobre processos, distribuição interna de documentos e processos, controle de movimentação de processos e documentos, informação sobre andamento de processos e documentos, emissão de relatórios para controle de movimentação de processos, tramitação de documentos e processos, entre outros..
Atendo a este conceito, já é possível entender como o protocolo é importante para uma entidade ou órgão , pois ele controla toda a documentação recebida e emitida pela empresa, tendo conhecimento de todos os acordos, contratos, parcerias e convênios estabelecidos entre a entidade emissora do documento e outras instituições. Segundo Ohira (2002, p. 12) protocolo é o "setor encarregado do recebimento, classificação, registro, distribuição, expedição e tramitação de documentos". O setor de protocolo é o local onde são recebidos e expedidos os documentos formais da empresa, e onde é feito o controle de trâmite desses documentos. Assim as pessoas que trabalham no protocolo , conhecem um pouco de todos os setores da administração da empresa , tal como, o de recursos humanos, financeiro, projetos desenvolvidos, etc.
No caso da Prodepa, podemos dizer ainda que o protocolo é seu arquivo corrente, pois trata de documentos do ano que está vigente, documentos que contém informações ou assuntos importantes para as atividades da empresa neste ano, documentos que requerem tomada de decisões imediatas, seja um novo contrato, convênio, uma contratação de pessoal etc. Os documentos do ano vigente, quando são finalizados ficam arquivados no protocolo pelo período de dois anos, o que facilita a recuperação e a pesquisa se necessária.
Um arquivo corrente segundo Martins (1998, p. 7) é: Também conhecido como de Primeira idade ou ativo. São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e freqüência de uso. São muito usados pela administração.
Os arquivos se iniciam no protocolo através dos documentos produzidos ou recebidos. Por muitas décadas e ainda hoje, o arquivo fica esquecido nas empresas e instituições em salas escuras, úmidas e sem nenhum tipo de cuidado. Até porão e sótão, em muitos casos, são utilizados para este fim.Porém, atualmente a mentalidade dos administradores está mudando, e as empresas estão começando a reconhecer o valor legal e histórico de um arquivo. Estão sentindo cada vez mais a necessidade de terem seus documentos organizados, tornando a recuperação rápida e fácil, já que o volume aumenta a cada dia no decorrer suas atividades. Um arquivo de acordo com Leavitt (apud SCHELLENBERG, 2005, p.36) é: O conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por um órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinam a permanecer sob a custódia desse órgão ou funcionário.
Além do valor legal e guarda permanente de documentos probatórios, importante para as empresas e instituições, como a Prodepa, percebe?se também o seu valor histórico. Toda sua trajetória está registrada nos documentos, desde a sua criação, até os dias atuais. Sendo preservada nos arquivos, que pode também ser definido como: "a acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais, pela referida instituição". (CASANOVA, 1928 apud SCHELLENBERG, 2005, p. 37).
Os valores culturais são preservados nos arquivos empresariais e institucionais, demonstrando seu crescimento, e suas conquistas perante a sociedade em que atua. Reconhecer a cultura da sociedade onde está inserido, analisar como trabalhar esta cultura são fatores importantes para o desenvolvimento das empresas e
instituições. O arquivo através de seus documentos possibilita fazer esta análise.
2.1 FUNÇÕES SETOR DE PROTOCOLO
Vejamos um exemplo de funcionamento do protocolo.Uma empresa precisava de uma certidão negativa em um órgão publico para participar de um processo de licitação .Para tanto, necessitava apresentar o cartão de CNPJ.Ao apanhar esse documento, o encarregado assinou o livro de protocolo, acusando a retirada do documento na data e horário especificados.O CNPJ foi levado ao órgão , e depois de tomadas todas as providencias necessárias à obtenção da certidão , o responsável pela execução da atividade retornou com o CNPJ ao setor de arquivo, assinando novamente o livro de protocolo, onde foi anotada a devolução do documento , na data e hora especificadas.
Todas as instancias desses encaminhamentos envolvem tarefas que constituem serviço de protocolo, que pode ser resumido : receber , registrar , distribuir, movimentar e expedir correspondência dentro de uma empresa ou organização.
Mas atenção: a palavra protocolo pode ter também outras significações.Ela costuma designar o número de registro dado a um determinado documento ou, ainda, o livro de registro de documentos recebidos e expedidos.Resumindo : o protocolo pode ser um setor, um serviço executado, um numero de registro ou ainda um livro.
Em algumas instituições , o protocolo também pode funcionar como uma secretaria-geral, tendo ainda como funções realizar a redação de atas, a publicação de anúncios nos jornais, a síntese das correspondências recebidas e expedidas, a manutenção de dados relativos a essa documentação etc.
A partir da informatização , a comunicação interna das organizações (e, portanto, a atuação do setor de protocolo) ganhou muito em agilidade.Por meio do computador , os funcionários podem, por exemplo, pesquisar os documentos protocolados e ver como anda a tramitação de processos.
A atuação do protocolo varia muito de uma organização para outra, mas, de modo geral, quem trabalha nesta área é encarregado do recebimento e da classificação da correspondência , assim como do seu registro e da sua movimentação.
2.2 DETALHAMENTO DE TAREFAS REALIZADAS POR UM SETOR DE PROTOCOLO
Muitas tarefas fazem parte do dia a dia do funcionário do setor de protocolo.Afinal, toda a correspondência que chega à empresa passa primeiro pelas suas mãos.Assim, deve haver uma rotina para evitar problemas de atraso ou troca de destinatário ou qualquer outro que venha prejudicar o andamento dos negócios. Geralmente, a rotina inclui os seguintes procedimentos :
? Receber todas as correspondências ;
? Separar as correspondências oficiais das particulares ;
? Distribuir a correspondência particular;
? Separar a correspondência de caráter ostensivo ? ou seja, aquela que pode ser aberta e mostrada ? daquela de caráter particular , que deve ser encaminhada a quem for destinada ;
? Abrir e ler a correspondência ostensiva;
? Verificar se existem antecedentes dessa correspondência no arquivo instituição.Se houver, providenciar para que seja agrupados.Por exemplo mandar reunir, num só arquivo, os documentos relativos a um mesmo processo administrativo;
Carimbar o documento no canto superior direito(de preferência com carimbo que inclua a data e o numero do protocolo).Deve-se escrever também para onde o documento será encaminhado e o código atribuído a ele quando classificado.Fazer um resumo do assunto tratado no documento e finalmente encaminhar os papeis ao setor responsável por arquivá-lo.
3 ESTRUTURA FISICA E MOBILIÁRIO DO SETOR DE PROTOCOLO E ARQUIVO ?
Embora o setor de Documentação seja um só, sua estrutura é dividida por dois espaços físicos, o protocolo e o arquivo geral. O protocolo geralmente esta perto da administração, pois é através dele que se controlam todos os documentos recebidos e expedidos da empresa. Já o arquivo contém grande volume de documentos e precisa de um espaço maior para fazer a guarda e preservação dos mesmos, bem como outros processos técnicos. Por esse motivo nem sempre pode estar junto a administração.
O setor de protocolo/arquivo e documentação da Prodepa possui uma equipe de três pessoas, sendo um "coordenador", e dois colaboradores. Todos trabalham no protocolo, exceto nos dias de expedição de malote para as unidades, quando um colaborador é alocado . E no arquivo geral trabalha , mais especificamente o coordenador, naturalmente dando suporte aos outros, quando necessário , formando a equipe.
4 PROTOCOLO PRODEPA ?
O protocolo da Prodepa esta localizado estrategicamente próximo ao setores administrativos de recursos humanos , financeiro , contábil e uma mini-agência bancária do banco do estado .Possui uma área de aproximadamente 15 m² , um balcão de quatro metros e meio de comprimento , que fica de frente ao atendimento , aonde possui seis gavetas, e três cadeiras com descanso de braço e com rodas.
Possui um armário suspenso de aproximadamente três metros de comprimento contendo seis portas onde ficam os malotes. Também utiliza-se um balcão de uma porta para guardar material de expediente e , onde são depositados os documentos que serão encaminhados por malote para as unidades.
Para o controle de processos e de correspondências e documentos recebidos a serem protocolados, o protocolo utiliza três computadores interligados à internet e uma impressora a laser localizada sobre o balcão de uma porta.
4.1 DETALHAMENTO DO SETOR DE PROTOCOLO ?
O setor de protocolo da Prodepa desenvolve suas atividades controlando a numeração de Ofícios, Portarias, Resoluções, Instruções Normativas, Cartas, que serão assinadas pelas diretorias , gerencias e pela presidência. Recebe dos diversos setores da Administração Pública e até mesmo das unidades, um modelo encaminhado geralmente por email interno (intranet), onde é feito uma leitura, alterações se necessário, em seguida coloca-se no padrão estabelecido pela empresa.
Encaminha-se uma via para aprovação da secretária da direção administrativa financeira, que faz as devidas correções e depois de aprovado, imprime-se o número de cópias necessárias para que a direção assine.
O setor de protocolo também recebe os documentos internos e externos que são de importância para a empresa, e a eles é dado um número seqüencial gerado para todo o Estado com o temo "número de protocolo" , e como forma de base de numeração para uma possível abertura de processo. Para o Conarq (apud PAES, 2005, p.27) processo é: Termo geralmente usado na administração pública, para designar o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária. O número de protocolo, que registra o primeiro documento com o qual o processo é aberto, repetido externamente na capa, é portanto, o elemento de controle e arquivamento do processo.
Os processos são abertos a partir de documentos relevantes para a Prodepa, sejam eles recebidos de suas Unidades Operativas, AR(aviso recebimento) , ou de instituições externas, que precisam passar por mais de uma pessoa, para conhecimento, análise e parecer antes de ser finalizado e arquivado.
Para abertura do processo é necessário ser feito uma análise do documento, para identificar de qual assunto trata, quem está enviando, a data, etc. Esses dados são importantes para fazer a indexação de conteúdo, ou seja, definir o termo ou título mais adequado na recuperação desse processo posteriormente. O setor de protocolo utiliza um banco de dados onde controla o tramite dos processos, para que setor está sendo encaminhado, data, e ainda utiliza um caderno de controle de processo onde quem recebe os processos assina confirmando recebimento.
O protocolo também faz o controle de malotes encaminhados para as Unidades administrativas da empresa e ou públicas, relacionando todos os documentos que estão sendo encaminhados em uma ficha de malote, em duas vias, onde os documentos são conferidos, uma ficha é assinada e devolvida ao protocolo.
Quando o protocolo recebe os malotes das unidades , é feita a conferência dos documentos, já dividindo conforme as divisões de destino. É feita a relação dos documentos em uma ficha de recebimento de malote, que é encaminhada aos setores, junto com os documentos, alguém do setor confere e devolve a ficha no protocolo para arquivo.
O protocolo executa o envio de correspondências pelo correio, que passa todos os dias para fazer a coleta. No protocolo são arquivados documentos do ano corrente e anterior a ele, os demais
documentos são encaminhados ao arquivo geral(biblioteca). Exceto os contratos e convênios que tem um volume muito extenso, e mesmo sendo do
ano corrente são encaminhados direto ao arquivo geral.
5 ARQUIVO ?
O dicionário diz que arquivar significa guardar em arquivo , conservar, reter na memória, por em lugar conveniente . No universo da administração, o arquivo é um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma organização ao longo de sua existência e que são organizados e conservados para consultas e comprovações.Essas duas informações nos levam a concluir que arquivar é um ato realizado no presente tendo em vista o futuro, pois as informações retidas , colocadas "em lugar conveniente", como diz o dicionário, vão servir para ajudar a dirimir dúvidas ou esclarecer questões que ainda vão ocorrer.
Assim como a palavra protocolo, o substantivo arquivo também designa diferentes realidades : ele pode ser o conjunto de documentos e correspondências que devem permanecer guardados ( esse é o significado que mais nos interessa neste capítulo); o móvel que guarda esses documentos ou ainda a sala ou o lugar onde estão os papéis arquivados.
Muitas empresas e instituições costumam ter vários arquivos: um para o setor de almoxarifado, outro para o departamento financeiro etc. E os métodos de organizá-los também podem ser variados.No arquivo do setor de pessoal, o método mais adequado costuma ser o alfabético; já o setor de compras pode querer organizar o seu arquivo segundo critérios numéricos ou geográficos .
Não se guarda nada à toa, sem motivo.Portanto, o arquivo preserva a situação administrativa e fiscal , a memória e a história da empresa ou organização que criou e o mantém.Se um funcionário pretende se aposentar, por exemplo, e não tem papéis que comprovem seu tempo de serviço , os documentos arquivados vão ser muito úteis nesse sentido.Se houver alguma pendência com relação ao pagamento (ou não) de uma conta telefônica antiga, o arquivo pode localizar essa conta e resolver a duvida.E assim por diante.
Em outras palavras , a principal finalidade de um arquivo é servir à administração de uma instituição, qualquer que seja sua natureza.Quando a atividade administrativa se extingue ( por fechamento da empresa ou por outro motivo qualquer), os arquivos passam a desempenhar um novo papel: tornam-se úteis para a cultura e para a historia.Esse novo papel é decorrente do primeiro, ou seja, os atos do dia a dia, aparentemente banais, preservados num determinado arquivo por critérios definidos em momento de arquivamento serão de grande valia para recuperação da informação.
5.1 PERFIL DOS PROFISSIONAIS DE ARQUIVO ?
Com o aumento da demanda e da competitividade, cada vez mais as empresas e instituições, estão solicitando profissionais capacitados e eficientes, para ocuparem os mais diversos cargos. O perfil dos profissionais é um fator importante, pois sabemos que nem todos os profissionais podem exercer as mesmas funções. Cada um tem uma aptidão, funções e atribuições onde o profissional tem muito conhecimento, tornando-se um especialista.
No setor de protocolo e arquivo geral (biblioteca) da Prodepa, assim como de qualquer empresa, são necessárias algumas características para que o profissional consiga exercer esta atividade. Por este setor receber todos os tipos de documentos referente a empresa, "o arquivista deverá ser leal a função para a qual trabalha, já que é o guardião dos documentos confidenciais da mesma".(GORBEA; GARCIA-DIAZ; VELA, 1974, p.19).
A organização também é um ponto a ser considerado de grande importância no arquivo, pois lidar com vários documentos, todos de assuntos diferentes não é tarefa fácil. O manuseio desses documentos, o controle de guarda, seguindo a ordem correta, cronológica, é tarefa que precisa de muita atenção e organização. Martins (1998, p. 9), definiu alguns requisitos indispensáveis ao profissional do arquivo como segue:
a) Estar a par de todas as atividades e interesses da instituição e de sua área de atuação;
b) Conhecer as principais regras para classificar documentos;
c) Conhecer abreviaturas importantes;
d) Possuir habilidade para ler e destacar as funções (ações) principais dos documentos;
e) Ser leal e discreto;
f) Ser metódico;
g) Possuir boa memória.
No caso da empresa Prodepa, os profissionais possuem mediana capacidade , pois apenas um deles é graduado, na área de biblioteconomia, curso que ensina técnicas de arquivo, catalogação, classificação, e gerenciamento de documentos em qualquer tipo de suporte.
Os demais colaboradores, lotados nos setores de protocolo e arquivo geral(biblioteca) , são auxiliares administrativos que contribuem para que todos os requisitos sejam atendidos por esta equipe de trabalho.
6 ARQUIVO GERAL PRODEPA ?
O arquivo geral da Prodepa foi criado no ano de 1980, e em 1986, passou por uma mudança física e estrutural, iniciando-se também uma gestão de documentos que a Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, em seu artigo 3º (BRASIL, 1991, p.) define como: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes á sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Através desta visão , o primeiro passo foi elaborar a tabela de temporalidade, já que o grande volume de papel, nunca tinha passado por um processo técnico, e aumentava consideravelmente. Com a elaboração da tabela de temporalidade iniciaram ? se os processos de análise e avaliação dos documentos existente no arquivo, visando o descarte dos documentos que não
tinham mais valor para a Prodepa, pois não atendiam os prazos de guarda estabelecidos pela tabela de temporalidade e os valores: "Administrativo, Legal, Contábil, Permanente: informativo e probatório". (Castro, 2007, p 49).
Antes de serem descartados os documentos passam ainda pela comissão de avaliação, composta por um representante de cada Divisão da Administração para que todos aprovem, e assinem o termo de Eliminação.
Quando são encaminhados documentos ao arquivo geral, eles são acompanhados pelo mapa descritivo, em duas vias, que contém dados para conferência no recebimento e consulta posterior, como ano, número da caixa, divisão que está encaminhando, e o tipo de documento.
6.1 DETALHAMENTO DO ARQUIVO GERAL PRODEPA ?
O espaço físico do arquivo geral , localizado na biblioteca da Prodepa, utiliza as dependências desta , aonde possui uma área de aproximadamente 50 m². Nesta área existem 11 estantes fixas, todas completas. Os documentos são armazenados nas estantes em caixa para arquivo de papelão (horizontais e verticais). Dispõe ainda de 13 armários para pastas suspensas. Utiliza um computador, e uma impressora. E para garantir a preservação e conservação dos documentos possui um circulador de ar e exaustor.
O arquivo da Prodepa com a aplicação de sua tabela de temporalidade, definida como o "instrumento que determina os prazos que os documentos devem ser mantidos no arquivo" , faz o descarte dos documentos com prazos vencidos e para isso utiliza uma máquina para triturar papéis chamada de desfragmentadora.
Existe ainda no arquivo, espaço com mesas, onde são feitos trabalhos de recuperação e higienização dos documentos, bem como materiais necessários ao colaborador para executar esta atividade com segurança, como luvas, macacão, óculos de proteção, etc.
Este ambiente de arquivamento localizado nas dependências da biblioteca é composta por uma equipe de duas pessoas , sendo uma bibliotecária e outra colaboradora.
7 ATRIBUIÇÕES E ATIVIDADES DESENVOLVIDAS PELA PRODEPA ?
As atribuições específicas de determinadas funções, muitas vezes são designadas pelas diretrizes ou regimentos das empresas e instituições. Na Prodepa, não é diferente, as atribuições são definidas pelo Regimento Interno mudando inclusive o nome do setor de Protocolo e Arquivo Geral para setor de
Protocolo Geral, aonde define as competências deste setor :
a) Controlar e providenciar recepção, tramitação, expedição e guarda de documentos e correspondências;
b) Fixar critérios e normatizar os procedimentos da gestão documental;
c) Padronizar as correspondências oficiais e atos normativos da Administração Estadual;
d) Elaborar política de documentação, garantindo a recuperação da informação, o acesso ao documento e a preservação de sua memória;
e) Manter o intercâmbio com as Unidades Operativas, visando à integração e uniformização das atividades;
f) Elaborar, atualizar, orientar e aplicar a tabela de temporalidade de documentos, presidir a comissão permanente de avaliação de documentos;
g) Fixar critérios e normatizar os procedimentos para digitalização dos documentos;
h) Atender as solicitações de empréstimo e consulta dos documentos sob sua guarda;
i) Fazer o controle, a recepção e expedição dos malotes;
j) Elaborar relatório parcial ou global das atividades do setor;
k) Desempenhar outras atribuições que lhe forem delegadas pela direção da Divisão Administrativa.
Com base na resolução regimental acima, que define as competências do setor de Protocolo Geral, apresentamos a seguir as atividades específicas desenvolvidas no protocolo e no arquivo geral:
8 ROTINAS DE REGISTRO DE MOVIMENTAÇÃO -
Essa parte do serviço inclui a distribuição e a redistribuição de documentos. Ela inclui os seguintes procedimentos :
? Preparar as fichas de protocolo em duas vias e preenche-las.Nessas fichas deve haver um campo chamado "distribuição , andamento ou carga", no qual se deve anotar cada etapa da tramitação do documento;
? Acrescentar a segunda via da ficha de protocolo ao documento original já carimbado e fazer o encaminhamento ao seu destino.Se existirem antecedentes do documento, eles também devem ser anexados;
? Registrar os dados da ficha de protocolo em outras fichas , especificando a procedência e o assunto, e rearquivando-as em seguida.Tal procedimento permite saber em que pé esta, por exemplo , o andamento do processo de pagamento de uma indenização a um funcionário demitido ;
? Arquivar as fichas de protocolo de acordo com a ordem dos números dos respectivos protocolos ;
? Receber de volta documentos vindos de diferentes setores da empresa , anotar , em suas respectivas fichas de protocolo, o novo destino que eles terão e providenciar o seu reenvio.
9 GUARDA E NATUREZA DOS DOCUMENTOS -
A maneira de guardar os documentos é muito importante para a segurança e conservação.Por isso , aqui vão algumas regras para fazer esse procedimento corretamente :
? Documento escrito ? Contratos, certidões, tabelas , questionários, recibos devem ser arquivados em pastas e guardados em arquivos de aço ;
? Documento iconográfico. Iconografia é a arte e a ciência de representar alguma coisa por meio de imagens.Documentos iconográficos são fotos, quadros, desenhos, gravuras etc. que precisam ser guardados em móveis maiores, de gavetas largas e rasas.Esses móveis são chamados de mapotecas ;
? Documento cartográfico ? A cartografia é a arte ou a ciência de compor mapas.Os documentos cartográficos são os mapas, também guardados em mapotecas.
Os documentos costumam ser classificados quanto à sua natureza e, nesse sentido, podem ser ;
? Ostensivos ? Aqueles que devem ficar à vista do público, como , por exemplo, um edital de convocação de reservistas para as forças armadas, um comunicado avisando vai falar água em determinado período em um edifício etc.
? Reservados - Tem circulação restrita : devem ser enviados apenas às pessoas interessadas no assunto, como , por exemplo, ordens específicas para a execução de um projeto de saneamento básico (precisam ser conhecidos apenas pelos técnicos e engenheiros envolvidos) .
? Confidenciais ? Seu tema, ainda que não envolva grande risco de segurança , só deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas.Exemplo : propostas feitas por uma firma de publicidade para uma concorrência ligada a uma campanha política.
10 PRODEPA , PROJETOS ATUAIS E PROJETOS FUTUROS ?
Atualmente a empresa Prodepa elabora projetos, implanta desde o processo de preparação dos documentos e dos microfilmes até o controle de qualidade, duplicação, arquivamento e conservação, atendendo inclusive os requerimentos legais do governo.
E, com a permanente visão tecnológica da equipe de engenharia de sistemas da empresa , foi desenvolvido , a partir de um sistema de controle de protocolo existente a mais de quinze anos no estado, um sistema com todos os conceitos oriundos deste mas, com a mais recente tecnologia aplicada a sistemas de médio porte.
O novo sistema , disponibilizado a todo o estado do Pará, possui características web, aonde qualquer servidor do estado, autorizado para acessar , pode utilizá-lo de qualquer equipamento que possua acesso a rede internet. O sistema é capaz, dentre outras funcionalidades, de recuperar informações nele registradas em tempo 1/10 um décimo inferior, ao que era recuperado pelo sistema antecessor.Possui recuperação de informações por interessado de documentos aonde pode ser informado partes do nome deste e relatórios gerenciais que podem ser disponibilizados diária , mensal ou de períodos de até seis meses de intervalo, assim como, possui a funcionalidade de armazenar imagens , documentos em formato pdf para uma possível consulta e visualização deste.
Diante deste projeto já implementado a dois anos , vislumbra-se um upgrade tecnológico (versões atualizadas tecnologicamente) e conceitual deste sistema para que o mesmo possua , ainda mais , as características existentes em um exímio e legítimo sistema, como o acima supracitado , com a titulação em GED - Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão eletrônica de documentos (GED) que é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente, sendo esta última forma mais presente nos dias de hoje. A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do Conhecimento.
Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentação.
Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED, entre: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação; e consultorias. Nas médias e grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informática). Este serviço avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
É a forma de governar através da tecnologia, promovendo um governo mais eficiente a fim de, facilitar ao cidadão o acesso aos serviços governamentais, assim tornando um governo mais prestador de contas.Diante disto, a empresa Prodepa, está atenta nestas novas tecnologias e pronta para implementá-las como forma de manter sua missão de promover o desenvolvimento de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação aos poderes públicos e à sociedade do Estado do Pará, em benefício do cidadão.
CONSIDERAÇÕES FINAIS ?
O setor de documentação da Prodepa tem grande importância para a instituição, pois com os trabalhos que vem sendo desenvolvidos, a empresa localiza seus documentos em tempo habilíssimo, bem como as informações necessárias.Entretanto, podemos observar também que além da competência e do empenho de seus colaboradores, a empresa Prodepa, como instituição, pública , tem uma grande participação, já que reconhece a necessidade de sua documentação ser preservada, oferecendo condições mínimas necessárias para que seus colaboradores possam rever documentos e fatos passados que estão guardados no acervo do setor de documentação.
Todo controle da documentação, favorece a empresa Prodepa em vários
aspectos, como nas auditorias, onde os auditores solicitam documentos para serem analisados, impede cobranças de multas por atrasos de prazos estabelecidos por alguns tipos de documentos, bem como a preservação de sua história.
Dentro das perspectivas tecnológicas de upgrade , como a proposta da empresa passar a usar um sistema gerenciador eletrônico de documentos, pode ser considerado bom, ficará excelente. A rapidez com que os documentos serão criados e encaminhados de um setor a outro, bem como a redução considerável de papel, são fatores que fizeram da Prodepa , a precursora no investimento , não só em seu espaço administrativo , mas para todos os órgãos que compõe o Governo do Estado do Pará , e que trouzerãoa benefícios para as empresas e instituições.
O que se percebe atualmente é que muitos órgãos e empresas, ainda não tenham ciência da importância de organizarem sua documentação, talvez por isso, em alguns casos esta entidades , não consigam se manterem produtivas e com permanente participação em processos de concorrência por qualidade.
Os benefícios administrativos e financeiros que a gestão documental traz, pode ter valor significativo, e fazer parte do diferencial de uma empresa.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
BRASIL. Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
GORBEA, Josefina Q. de.; GARCIA-DIAZ, Eva S. de.; VELA, Olga M. de. Sistemas de arquivos e controle de documentos. Tradução de Luiz Aparecido Caruso. 2.ed. São Paulo: Atlas, 1973. 212 p.
GASPARIAN, Danuza de Moraes e Castro. Arquivos: físicos e digitais. Brasília: Thesaurus, 2007. 192 p.
LUTTERBACH, Ana Márcia. A teoria dos arquivos e a gestão de documentos. Perspectivas em Ciência da informação, Belo Horizonte, v. 11, n. 1, p. 102-117.
MARTINS, Neire de Rossio. Noções básicas para organização de arquivos ativos e semi-ativados. Campinas: Unicamp, 1998. 37 p.
OHIRA, Maria Lourdes Blatt (Comp.). Fundamentos em arquivologia: gestão de documentos. Florianópolis: UDESC, 2002. 117 p.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. rev. e Ampl.
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SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Tradução de Nilza Teixeira Soares. 5 ed. Rio de janeiro: FGV, 2005.
SENAC, DN .Administracaoa de material e patrimonio.2 ed rev anual . /
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Rio de Janeiro : Ed. Senac Nacional, 1998 p (administracao).
Web Site PRODEPA Disponível em: http://www.prodepa.pa.gov.br.
Acesso em : 15 de fevereiro de 2011.
_____, Técnicas de Arquivo e Protocolo / Angela Maria Nogueira Lopes; Maria Leonor de Macedo Leal; Claudio Ulysses F Coelho.
Rio de Janeiro : Ed Senac Nacional 1998.96p
Laedson Carlos Gaia Junior *
Mestrando em Bioinformática - UFPA
Graduado em Tecnólogo em Comunicação FACIPIR
Graduando em Licenciatura Plena em Matemática IFPA
Pós-Graduado em Gestão em Comunicação e Marketing - FACIPIR
Pós-Graduando em Análise de Sistemas e Telecomunicações ESAB
CONTATO: [email protected]
Autor: Laedson Carlos Gaia Junior
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