Os desafios administrativos e a arte de administrar através das práticas organizacionais
Palavras- chave: Organização; Funções; Desafios; Práticas; Habilidades.
1. INTRODUÇÃO
Criado para oportunizar uma visão científica ao aluno do curso de Administração da Faculdade de Ciências, Cultura e Extensão do Rio Grande do Norte, este trabalho, tem como propósito possibilitar um saber mais significativo e contextualizado (teoria/prática) abordando elementos presentes nas disciplinas de Teoria Geral da Administração I, Português Instrumental, Cultura e Sociedade, Métodos e Técnicas de Estudo e Pesquisa, e Matemática.
Dada a importância individual de cada área do conhecimento envolvida nesse trabalho, juntas elas se complementam no sentido de facilitar a compreensão da realidade e atingir um saber comum, visando auxiliar o aluno no desenvolvimento das competências exigidas na formação de um administrador.
Em face a o dinamismo do mundo moderno, as empresas devem ter uma visão empreendedora voltada aos processos administrativos e produtivos, buscando com isso mais eficiência operacional e a satisfação do mercado consumidor. Para tanto, o avanço tecnológico tornou-se essencial no funcionamento desses organismos. Como afirma Chiavenato (2003, p.16), "a tecnologia proporciona eficiência maior, precisão maior e a liberação da atividade humana para tarefas mais complicadas que exijam planejamento e criatividade".
Para um melhor entendimento desses processos, foi proposto aos estudantes do curso de administração da FACEX, a realização de um estudo de caso em uma empresa (livre escolha) para que fosse analisado como se efetivam suas práticas organizacionais. Para tanto, os alunos foram orientados a realizarem pesquisa exploratória para o levantamento bibliográfico que pudesse subsidiar a elaboração do trabalho. Conforme Andrade (2009, p.114), "a pesquisa exploratória é o primeiro passo de todo trabalho científico".
O estudo contribuiu com a formação acadêmica dos pesquisadores que buscam um melhor entendimento acerca de como são desenvolvidas as funções administrativas: planejar, organizar, dirigir e controlar. Todavia no âmbito empresarial esses desempenhos constituem a fórmula do sucesso organizacional da empresa, conduzindo-a ao alcance do seu objetivo final.
A empresa escolhida para realização deste trabalho foi a Martelinho de Ouro, na qual foi realizada uma pesquisa investigativa onde coletou-se dados que subsidiaram na elaboração deste artigo . Guiados por um roteiro de estudos e orientados pelos professores das disciplinas anteriormente mencionadas, os pesquisadores realizaram uma entrevista (pesquisa de campo) a funcionários e observaram o ambiente interno do estabelecimento.
Para Marconi (1990, p. 75 apud ANDRADE, 2009, p.117), "Pesquisa de campo é aquela utilizada com objetivo de conseguir informações e/ou conhecimentos acerca de um problema, para o qual se procura uma resposta, ou uma hipótese, que se queira comprovar ou, ainda, descobrir novos fenômenos ou as relações entre eles".
Nesse sentido, o trabalho tem como objetivo principal analisar as práticas organizacionais no ambiente interno de uma empresa, tendo como referência os conteúdos das disciplinas estudadas no primeiro período.
2. A ADMINISTRAÇÃO E SEUS DESAFIOS
2.1. A arte de administrar
A arte de administrar se traduz pelo desempenho das funções administrativas através dos níveis estratégico, tático e operacional de forma sequenciada e correta, orientando e conduzindo a empresa ao alcance dos objetivos almejados.
A tarefa da administração passou a ser a de interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos da maneira mais adequada à situação e garantir a competitividade em um mundo de negócios altamente concorrencial e complexo. (CHIAVENATO, 2003, p.11).
O bom desempenho das funções administrativas dentro de cada nível e setores é essencial para desenvolvimento da administração, elas formam o manual administrativo. Na organização estudada o planejamento, a organização, a direção e o controle estão presentes, porém são executadas de forma centralizada, principalmente no nível estratégico da empresa.
Para Fayol existe uma proporcionalidade da função administrativa: ela se reparte por todos os níveis da hierarquia da empresa e não é privativa da alta cúpula. A função administrativa não se concentra exclusivamente no topo da empresa, nem é privilégio dos diretores, mas é distribuída proporcionalmente entre os níveis hierárquicos. Na medida em que se desce na escala hierárquica, mais aumenta a proporção das outras funções da empresa e na medida em que se sobe na escala hierárquica mais aumenta a extensão e o volume das funções administrativas. (CHIAVENATO, 2003, p.82)
Os dados mostram que o planejamento é realizado pelo proprietário que além de planejar exerce o controle das atividades. Haydat (1995, p. 94) ressalta que: "É notório o fato de o planejamento ser uma necessidade constante em todas as áreas da atividade humana. Cada vez mais, a atitude de planejar ganha importância e torna-se mais necessária, principalmente nas sociedades complexas do ponto de vista organizacional."
A administração em suas múltiplas faces trás para o administrador desafios que precisam ser estrategicamente analisados e resolvidos, pois o diagnóstico correto e a tomada de decisões acertadas mostra sua aptidão no que precisa ser feito. E é nesse sentido que Chiavenato denota a importância da visão estratégica:
Mais importante do que saber como fazer é saber o que fazer. Nisso reside a essência fundamental da administração contemporânea: a visão estratégica de cada operação ou atividade. Ou em outras palavras: a necessidade de visualizar cada tarefa e cada atividade em um contexto ambiental mais amplo e que se modifica a cada momento. (CHIAVENATO, 2003, p.82)
2.2. O planejamento é um processo mental
Desta forma, ao elaborar o planejamento geral da empresa, o administrador pensa antecipadamente em seus objetivos e ações, estabelecendo metas que contemplem situações favoráveis ao crescimento organizacional. Conforme Haydat (1995, p. 94):
Planejar é analisar uma dada realidade, refletindo sobre as condições existentes, e prever as forma alternativas de ação para superar as dificuldades ou alcançar os objetivos desejados. Portanto o planejamento é um processo mental que envolve análise, reflexão e previsão. Nesse sentido planejar é uma atividade tipicamente humana, e está presente na vida de todos os indivíduos, nos mais variados momentos.
No que se refere a organização, Chiavenato (2003, p. 173) enfatiza sua presença em todos os níveis administrativos de modo que determina, agrupa e designa atividades visando o alcance do que foi planejado. "Nesse sentido, organização significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer suas atribuições e as relações entre eles".
Dada a importância do que foi mencionado nos parágrafos anteriores sobre o planejamento e organização, a direção tem a missão principal de interpretar os objetivos e planos elaborados dentro de uma empresa. Essa função é muito importante, pois ela envolve as relações interpessoais em todos os níveis administrativos da organização.
Chiavenato destaca a importância da direção:
A direção é a função administrativa que orienta e guia o comportamento das pessoas na direção dos objetivos a serem alcançados. É uma atividade de comunicação, motivação e liderança, pois refere-se a pessoas. Quanto à sua abrangência, a direção pode ocorrer em três níveis: global (direção), departamental (gerência) e operacional (supervisão). (CHIAVENATO, 2003, p.180).
Com a incumbência de verificar e controlar o que foi planejado, o controle está presente nas atividades e tarefas do cotidiano da empresa. Chiavenato (2003, p. 181) mostra que o controle é essencial para cumprimento dos objetivos pretendidos, a partir da regras estabelecidas e ordens dadas. "O controle é constituído por quatro fases: estabelecimento de critérios ou padrões, observação do desempenho, comparação do desempenho com o padrão estabelecido e ação corretiva para eliminar os desvios ou variações. Quanto à sua abrangência, o controle pode ocorrer em três níveis: estratégico, tático e operacional".
2.3. Ambiente Organizacional
Sobre os elementos e o ambiente organizacional Reinaldo Silva (2007, p.48) destaca que "muitas forças diferentes fora e dentro da organização influenciam o desempenho administrativo. Essas forças são originadas no ambiente geral, no ambiente das tarefas e no ambiente interno das organizações".
Esses elementos são apresentados por Silva. (2007, p.48), através de esferas que representam como a empresa é organizada.
Os elementos do ambiente organizacional
FIGURA 1 Fonte: Silva (2007, p.48)
Os elementos do ambiente interno da organização pesquisada consistem em proprietário, empregados, administrador e ambiente físico. Distribuídos nos níveis correspondentes, esses, com suas habilidades corroboram para o bom desempenho administrativo da empresa. Silva (2007, p. 54) ressalta que: "As pessoas são, talvez, o recurso interno mais valioso de uma organização, porque elas são sua energia vital. As pessoas provêem conhecimentos, habilidades e dirigem aquilo que cria, mantém e desenvolve as organizações".
No ambiente interno da organização o administrador geral tem a missão de desempenhar as funções administrativas com a finalidade de alcançar os resultados estabelecidos pelo proprietário. No que se refere ao ambiente físico, esse, influência diretamente na obtenção desses fins.
Silva (2007, p. 54) mostra que:
O ambiente físico pode ter as mais diversas configurações, e as instalações podem estar em um único plano ou em diversos andares, em um único local ou em vários locais diferentes, próximos ou distantes. Existem vantagens e desvantagens nesses aspectos relacionados ao ambiente físico.
Ainda sobre o ambiente interno uma questão que deve ser apresentada como um ponto importante dentro da empresa é o tópico meio ambiente. Na entrevista feita na organização pesquisada esse assunto foi abordado de maneira racional, foi constatado que a instituição trabalha com produtos nocivos ao meio ambiente, no entanto, procuram manipulá-los de forma cautelosa e, além disso, dispõe de mecanismos (estufa e laboratório) que visam amenizar a emissão de poluentes que possam contaminar o solo, a água, o ar e os seres humanos.
2.4. Burocracia e divisão do trabalho
A burocracia torna-se o código essencial a vida da empresa. Conforme Giddens (2005, p. 34) a burocracia é "o único modo de organizar um grande número de pessoas efetivamente, expande-se com o crescimento econômico e político", visto que é uma estrutura administrativa que proporciona organização e autoridade dentro das instituições, na qual o administrador consegue conduzir os recursos humanos e materiais de forma hierarquizada e equilibrada, exercendo o controle sobre eles e o ambiente organizacional.
Ao comentar a visão de Weber e outros autores sobre a burocracia Giddens (2005, p. 284) afirma que: "a burocracia é, na verdade, a forma mais eficiente de organização inventada pelos seres humanos, pois todas as tarefas são reguladas por regras rigorosas de procedimento". E acrescenta:
Para Weber, a expansão da burocracia é inevitável nas sociedades modernas: a autoridade burocrática é a única forma de lidar com as exigências administrativas dos sistemas sociais de larga escala. À medida que as tarefas ganharam maior complexidade, foi necessário o avanço dos sistemas de controle e de gerenciamento para lidar com elas, e a burocracia surgiu como uma resposta racional e altamente eficiente para essas necessidades. (GIDDENS, 2005, p.284).
Com a divisão do trabalho as empresas tiveram a necessidade de dividir suas tarefas, para isso criaram três níveis hierárquicos (estratégico, tático e operacional), distintos e interligados eles expressam a orientação do desenvolvimento administrativo. Na empresa analisada, observou-se que esses níveis funcionam harmonicamente entre si, a hierarquia exercida dentro da instituição trás autoridade e responsabilidade entre os integrantes. E é neste sentido que Chiavenato destaca:
O grau de autoridade é proporcional ao grau de responsabilidade assumida pela pessoa. Para os autores neoclássicos, a responsabilidade provém da relação superior-subordinado e do fato de alguém ter autoridade para exigir determinadas tarefas de outras pessoas (...) A autoridade emana do superior para o subordinado, enquanto a responsabilidade é a obrigação exigida do subordinado para que realize tais deveres. (CHIAVENATO, 2003, p.158).
Níveis organizacionais e os tipos de planejamento.
FIGURA 2 Fonte: Chiavenato (2004, p.258)
3. CARACTERIZAÇÃO E ANÁLISE
3.1. A técnica que faz a diferença
A empresa escolhida como objeto de estudo foi a Martelinho de Ouro. No mercado há dezessete anos, ela é especializada no ramo automotivo, oferecendo diferentes serviços de lataria e pintura em automóveis de diversas marcas, que sofreram algum tipo de avaria em consequência de acidentes de trânsito. Utilizando técnicas de desamassar a lataria de veículos sem danificar a pintura original, ela tornou-se uma referência no mercado, utilizando uma técnica denominada DSP (desamassamento sem pintura), para recuperação desses veículos.
A unidade na qual a pesquisa foi realizada está localizada na Av. Dão Silveira nº 4420, no bairro da Candelária na cidade de Natal no Estado do Rio Grande do Norte, e é uma filial das nove unidades existentes. Além da unidade visitada, existe outra na Avenida Alexandrino de Alencar, no bairro do Alecrim, Natal/RN e as demais estão localizadas na cidade do Recife/PE, onde fica a matriz da empresa.
É oportuno ressaltar que a franquia da empresa em evidência, que serviu como objeto de estudo, tem um quadro de 17 funcionários legalmente contratados, sendo um supervisor, dois gerente, mais 14 colaboradores que juntos contribuem para o sucesso da organização, que é um empreendimento do senhor Damião Guerra, empresário, que com muito esforço e dedicação conseguiu superar obstáculos e se estabelecer no mercado.
TABELA 1 Quadro demonstrativo de funcionários
NÍVEL FUNÇÃO QUANTIDADE
Estratégico * - -
Tático Gerente 02
Operacional Supervisor 01
Secretaria 01
Funileiro 02
Preparador (colorista) 01
Pintor 02
Polidor 02
Montador 02
Consultor técnico 02
Mosseiro 01
Lavador 01
TOTAL 17
Fonte: criado pelos autores.
* Presente na Matriz da empresa em Recife.
3.2. Qualidade e resultados dos serviços
Com uma visão focada na qualidade dos serviços oferecidos, a empresa pesquisada mostra-se eficiente e eficaz, pois executa seus trabalhos sempre preocupada com o processo de fazer bem e corretamente, sem esquecer dos objetivos e resultados. De acordo com Chiavenato (2003, p.19): "A administração das organizações a fim de alcançar eficiência e eficácia, torna-se uma das tarefas mais difíceis e complexas". E acrescenta: "A ênfase pragmática nas técnicas e no "como fazer as coisas", com a utilização de fórmulas e receitas universais de gerência já utilizadas com sucesso, sem que se visualize cada nova e diferente situação, não basta".
Por meio dessas definições conclui-se que a organização está realizando seu papel com êxito. É importante ressaltar as idéias de Chiavenato (2003, p.399) quando afirma que "a eficácia administrativa não é um aspeto de personalidade do administrador, mas é função da correta manipulação da situação. É desempenho, ou seja, não é que o administrador faz, mas o que ele obtém".
Em relação aos cálculos executados dentro da empresa observou-se que são cálculos comuns e são usadas calculadoras simples e é usada principalmente pelos consultores técnicos e a secretária. Para cuidar de serviços como: folha de pagamento, parte tributária e previdenciária a empresa faz uso um serviço terceirizado. Chiavenato (2003, p.225) "A terceirização se fez por meio da transferência de atividades não-essenciais para terceiros ou fornecedores que possam fazê-las melhor e mais barato".
Para dar maior operacionalidade na execução de determinadas tarefas, a empresa trabalha com um software de gestão automotiva denominado Ultracar Express, que é um grande facilitador nos serviços da oficina, proporcionando assim mais agilidade e qualidade.
Como está demonstrado na sessão institucional da página do portal da Ultracar: "O Ultracar Express é considerado pelo mercado, o mais avançado sistema de gerenciamento no ramo de oficinas: mecânicas, funilarias, pinturas, autopeças e empresas afins. Por ser de fácil utilização, traz informações gerenciais, que ajuda a melhorar a produtividade dos funcionários."
E destaca, que "o principal objetivo é fazer com que o Ultracar Express seja um referencial de mercado, além de contemplar de forma real, as necessidades dos empresários do setor". (Portal da Ultracar, 2010).
Nesse sentido, torna-se evidente as influências da tecnologia apontadas por Chiavenato.
O desenvolvimento tecnológico sempre constituiu a plataforma básica que impulsionou o desenvolvimento das organizações e permitiu a consolidação da globalização. Todavia, foi a invenção do computador na segunda metade do século XX que permitiu que as organizações passassem a apresentar as atuais características de automatização e automação de suas atividades. (CHIAVENATO, 2003, p.414)
Software de gestão automotiva (Ultracar Express)
FIGURA 3 Fonte: www.ultracar.com.br (2010)
3.3. Ambiente favorável ao crescimento administrativo
Inserida numa conjuntura social, política, econômica e, sobretudo humana a empresa pesquisada habita num ambiente favorável a sua subsistência, porém como o ambiente geral é extremamente vasto e complexo a organização certamente não conseguirá assimilá-lo completamente, mesmo assim o que for absorvido por ela contribuirá para o seu crescimento administrativo. De acordo com Chiavenato:
Ambiente é o contexto que envolve externamente a organização (ou o sistema). É a situação dentro da qual uma organização está inserida. Como a organização é um sistema aberto, ela mantém transações e intercâmbio com seu ambiente. Isso faz com que tudo o que ocorre externamente no ambiente passe a influenciar internamente o que ocorre na organização. . (CHIAVENATO, 2003, p.512).
No que se refere a os papeis administrativos observou-se que todos são importantes para evolução da empresa estudada, notou-se que são bem fluentes dentro da organização, pois todos os funcionários se relacionam de maneira respeitosa entre si. Com base nas afirmações de Mintzberg (1939, apud SILVA, 2007, p.15): "de um administrador espera-se o desempenho de dez papeis" diferentes; papeis estes que são agrupados em categorias que contemplam situações específicas no âmbito administrativo (papeis interpessoais, papeis informacionais e papeis decisoriais).
Em outras palavras, cabe ao administrador a tarefa de oportunizar situações que favoreçam o relacionamento e a interação com outras pessoas, a troca e o processamento de informações e a tomada de decisão.
Níveis hierárquicos e habilidades gerenciais
FIGURA 4 Fonte: Adaptado de Silva (2007)
Na empresa estudada as habilidades conceituais são exercidas a distância, ou seja, o nível estratégico ou institucional define estratégias, metas e objetivos a partir da matriz e as repassa para todas as filiais. A média administração ou nível intermediário tem a responsabilidade de implantar e coordenar as políticas definidas pelo nível estratégico.
Responsável pela execução das tarefas, o operacional, orientado pelos níveis superiores (Estratégico e Tático) e utilizando técnicas específicas da sua função, produz bens e serviços seguindo o padrão de qualidade da empresa, procurando transcender as expectativas de seus clientes.
Contudo a habilidade humana predomina em todos os níveis hierárquicos da organização, haja vista a destreza do homem imperar em qualquer atividade que precise realizar no dia-a-dia.
Os integrantes dos níveis com seus conhecimentos específicos formam um sistema hierárquico onde mantém uma boa interação sociocultural, com essa harmonia torna-se claro que o objetivo conjunto do grupo é o crescimento organizacional estendendo esse intercâmbio ao ambiente externo, visando assim, facilitar as transações comerciais com o mercado consumidor.
No que se refere aos pontos convergentes e divergentes dentro da empresa podemos afirmar que a qualidade nos serviços realizados é um ponto que merece destaque, pois a técnica aplicada tem uma qualidade singular, repercutindo como um fenômeno positivo e proporcionando satisfação ao consumidor.
Por outro lado o ponto que diverge da teoria estudada é o fato da presença inconstante do presidente da organização pesquisada, porém essa ausência não interfere no funcionamento organizacional e produtivo da empresa, pois os níveis tático e operacional conduzem com perícia a execução do planejamento elaborado pelo nível estratégico.
4. CONSIDERAÇÕES FINAIS
A realização deste trabalho foi relevante para ampliação dos conhecimentos dos pesquisadores, acerca do funcionamento das práticas organizacionais no interior de uma empresa, bem como, a obtenção das competências básicas exigidas na formação de um administrador.
Conclui-se que a empresa pesquisada mesmo sendo de pequeno porte reúne as condições necessárias para o desempenho equilibrado das diversas atividades distribuídas em seus níveis hierárquicos. No que se refere a proposição de soluções a os problemas, não temos nada a considerar, haja vista, a empresa com suas práticas organizacionais está interagindo de forma satisfatória com o mercado consumidor.
Diante dessa realidade o empreendimento analisado está sendo conduzido de maneira competente e dinâmica, pois sua posição no mercado indica que está no caminho certo. Em suma, com uma estabilidade econômica satisfatória, a empresa tem no seu planejamento uma visão empreendedora, pois pretende expandir os seus serviços instalando mais duas filiais, levando mão de obra qualificada para as cidades de João Pessoa/PB e Maceió/AL.
Autor: Filipe Augusto
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