Benchmark é Fundamental
Neste sentido, tem ganho cada vez mais notoriedade a aplicação do Benchmark. Esta técnica consiste no estudo e comparação de processos permite aos empreendedores observar e apreender boas práticas com empresas de outros segmentos e internaliza-las em seu negócio.
Os principais motivos - Por que fazer Benchmark
? Estabelecer a diferença entre a sua empresa e as demais;
? Definir os padrões mais elevados, visando possibilitar a comparação do processo de sua empresa com as melhore práticas do mercado;
? Apreender com empresas de classe mundial.
Etapas do processo:
1. Liste os processos da empresa;
2. Selecione os processos para benchmark, de acordo com a sua importância para a empresa ou urgência de melhorias para aumentar a competitividade ou eficiência da empresa;
3. Descreva o processo, elabore seu fluxo ou diagrama de causa e efeito. Sugerimos adotar como padrão a descrição do processo o que pode ser elaborado adotando-se uma tabela contendo os campos: Responsável, Descrição da Ação e Duração;
4. Elabore indicadores que mensurem o processo descrito. Podem ser utilizados índices objetivos como produtividade, número de horas utilizadas, etc ou subjetivos como satisfação, credibilidade e outros. É importante estabelecer indicadores que possam ser comparados com os dados de outras empresas, neste sentido é importante certificar-se de que a métrica é usual e adotada pelas empresas que se deseja comparar.
5. O passo seguinte é a elaboração de um plano de coleta de informações. Nesta fase é muito importante ter em mãos todas as informações levantadas no mapeamento. A partir destes dados você deverá elaborar um questionário contendo as perguntas a serem levantadas na visita de benchmark.
6. Na escolha do parceiro para o Benchmark, lembre-se que você deve ter concluído toda a etapa de levantamento de dados e a formulação das questões a serem observadas, bem como definido todos os parâmetros de comparação. O próximo passo será a consulta a sites, revistas e parceiros para obter informações sobre empresas que tenham resultados expressivos no processo que você deseja comparar. É importante destacar que muitas vezes é mais fácil e proveitoso realizar o benchmark com empresas que não sejam concorrentes.
7. Após a seleção da(s) empresa(s) deverá ser elaborada e enviada uma carta para a empresa com a qual se pretende efetuar o benchmark. Esta carta deve apresentar:
a. Sua empresa;
b. Os processos para benchmark e seus objetivos;
c. A equipe que participará do processo;
d. As datas das visitas;
e. Defina as regras da visita e seus limites, bem como especifique como será o compromisso de sigilo com relação a divulgação de dados para terceiros.
f. Provavelmente após o envio desta carta ocorrerão diversos contatos para dirimir dúvidas e confirmar datas e demais variáveis.
g. Não esqueça de enviar a carta com antecedência para que o parceiro possa preparar-se para a visita
8. Quando da realização da visita é importante que você além de levar seu levantamento, tenha formulado um questionário de perguntas para conduzir a visita e permita a você registra os dados obtidos.
9. Concluída a visita, a qual deve ser conduzida da forma mais profissional possível, sendo importante o cumprimento dos compromissos assumidos, além do cumprimento de horários e demais condições inerentes ao processo, é imprescindível que seja elaborado um relatório detalhado,d escrevendo processos, dados quantitativos e qualitativos, que servirá para guiar a análise dos dados levantados e orientará o processo de mudança da organização, além de ser uma fonte de consulta permanente.
10. A fase seguinte do processo é a análise e comparação dos dados. Para isso podem ser utilizadas várias técnicas, mas as principais são a comparação dos indicadores coletados com os da sua empresa e do fluxo do processo de sua empresa com o da empresa visitada, o que permitirá identificar os pontos divergentes e que provavelmente merecem ações de melhoria e a comparação gráfica de resultados de cada indicador do processo, o que possibilita obter uma identificação clara do ponto ou aspectos que necessitam de mudanças.
11. Identificadas e mapeadas as práticas é preciso estabelecer como elas serão adequadas à sua empresa e quais os resultados esperados. Finalizada esta etapa de planejamento o próximo passo é iniciar a implementação.
Após concluir a implementação das práticas não esqueça de medir os resultados. Neste momento você estará concluindo o benchmark e estará pronto para iniciar um novo processo de benchmark, afinal a excelência é resultado da busca constante pelo aprimoramento e do aumento de qualidade.
Autor: Marcos Todeschi
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