INOVAÇÃO NOS PROCESSOS EMPRESARIAIS



INTRODUÇÃO

            Há tempos que empresas buscam inovar seus processos (empresariais ou produtivos), seus produtos ou seus serviços tentando visar maior competitividade no mercado e possivelmente obter maiores lucros.

            Mas... o que fazer quando as empresas (setor privado ou público) não realizam grandes evoluções e inovações nos processos administrativos? O que fazer quando algumas dessas empresas preferem manter procedimentos arcaicos ou, até mesmo, obsoletos? E o que fazer quando os processos prejudicam os trabalhos de tal forma que seja necessário alocar pessoas para laborar uma tarefa que pode, simplesmente, ser realizada em sua grande maioria por sistemas ou máquinas?

            Um exemplo para esse problema pode ser observado no setor público, no município localizado na Zona Oeste de São Paulo. Um processo de inovação administrativo simples que poderia ser resolvido com implantações tecnológicas, dessa forma acelerando as tarefas de fechamento de ponto dos funcionários.

 

O PROBLEMA

            Hoje, os departamentos do setor público ainda se encontram (por incrível que pareça) no processo de fechamento de ponto através de registros e assinatura em folhas de papel, ou seja, os funcionários devem comparecer até a folha de ponto físico que fica localizado, geralmente, em departamentos de Recursos Humanos ou Departamento Pessoal, para, assim, registrar todas as suas entradas e saídas (entrada do serviço, saída para o almoço, retorno do almoço e saída do serviço). Nessa “mini” cadeia de processos aparentemente simples, no final do mês causa o retardamento ou a paralisação de outros processos ou atividades administrativa.

Mas como as outras atividades do departamento são paralisadas ou retardadas por causa de fechamento de folha de ponto??? Bem... imagine que você tenha uma empresa com 5.000 funcionários. Cada funcionário possui sua folha de ponto que consequentemente possui diversas variáveis como faltas, declarações,  atestados, licença, entre outros. Imagine você ter que parar todas as suas atividades (que surgem durante o dia) para analisar todas as folhas sem erro, pois o mesmo acarreta no salário do funcionário no próximo mês. Você consegue analisar 5.000 folhas em 2 dias? A resposta é não, pois seria necessário cerca de 30 pessoas realizar essa tarefa em 4 dias ou mais.

Você visualizou o problema? Uma pessoa que deixa de realizar suas atividades é um problema para a empresa, agora imagine 30 pessoas que param suas atividades para resolver um único problema.

 

COMO RESOLVER O PROBLEMA

            Se você leu bem esse artigo até agora (é claro que você o fez) pôde observar que a resposta está na INTRODUÇÃO desse texto.
            Você não voltou na Introdução para saber a resposta desse problema não é verdade???

Bem... as possíveis e prováveis soluções podem esse problema são:

  1. CRACHÁ ELETÔNICO

Empresas como Alterdata Software, Du Brasil, DN Automação entre outras comercializam esse sistema, implantam nas empresas e ensinam como utilizar o sistema de registro de ponto.

  1. SISTEMA BIOMÉTRICO

O sistema biométrico, que possui maior valor que o crachá eletrônico, possui um modelo mais sofisticado de registro de ponto, ou seja, o registro é realizado através da leitura de digitais. Empresas como Sisponto Sistemas Inteligêntes, Dimep, Consisanet entre outras, fazem a gestão empresarial, folha de pagamento com o relógio eletrônico e código de barra além do ERP.

 

RESULTADOS ESPERADOS

            Com a implantação desses sistemas em todos os departamentos espera-se conseguir enxugar o número de funcionários para a realização dessa atividade e acelerar o mesmo, dessa forma com mais precisão nos resultados.

 Em caso de prováveis erros (de funcionários que batem duas vezes o ponto), os funcionários comunicam o departamento de RH e relata o ocorrido, dessa forma, possibilitando de retirar o ponto duplicado. Caso o erro ocorra durante o processo de fechamento de ponto, a empresa fornecedora do sistema faz a manutenção para o retorno breve do mesmo, assim não atrasando o fechamento e consequentemente o pagamento.

            Outra meio de segurança do ponto digital é o backup dos registros. Esse meio de segurança evita a perda dos dados em caso de blackout.

 

RESULTADOS INESPERADOS

            Como todo bom equipamento, há sempre a possibilidade de ocorrência de fraudes.

            No caso de Crachá Eletrônico, qualquer funcionário pode registrar o ponto, dependendo somente do mesmo estar com o crachá em mãos.

            Para o ponto biométrico, a possível fraude é dificultada, pois o funcionário deve ir até o aparelho biométrico para registrar seu ponto.

            Vale resaltar que o registro de ponto não necessariamente comprova o serviço realizado pelo funcionário. 

 

CONCLUSÃO

            Com implantação do ponto eletrônico, conclui-se que sana o real problema de alocação de diversos funcionários para o fechamento, atrasos de pagamentos em potencial, erros provenientes dos funcionários encarregados pelo fechamento da folha de ponto e reprocessos de avaliação desses erros durante todo o mês e meses posteriores, porém, abrem-se outras discussões sobre o custo do aparelho e suas manutenções, orçamento destinado para essa melhoria, licitação e aprovação da compra entre outro


Autor: Luã Lafayete Salgado


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