OPORTUNIDADES COM A CHEGADA DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA
OPORTUNIDADES COM A CHEGADA DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA
A ESTRATÉGIA PERFEITA DO GOVERNO
Por muitos anos o Governo realizava a fiscalização das empresas por amostragem, sendo este um procedimento adotado por todos os fiscais da receita e que trazia um considerável trabalho a esses profissionais, na identificação de problemas/erros por parte das empresas. Pensando em como melhorar a fiscalização e diminuir o trabalho dos fiscais, o Governo, com muita inteligência, projetou e implantou a nota fiscal eletrônica, um meio de emissão de notas fornecido pela própria secretaria da fazenda de cada Estado, que possibilitou aos fiscais e ao Governo terem claramente todas as operações das empresas, e assim identificar possíveis erros e/ou problemas. No entanto a obrigatoriedade do uso da NF-e ainda enquadrou todas as empresas, mas em 2008 atingiu-se mais 25 mil empresas.
A NF-e é um documento eletrônico que contém dados do contribuinte remetente, do destinatário e da operação a ser realizada. Este documento é assinado com certificação digital do remetente e enviado à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de sua unidade federativa, para validação e autorização. (DUARTE, 2008, p. 69)
Tanto o emitente quanto o destinatário deverão armazenar a nota fiscal eletrônica por um prazo estabelecido legalmente (volta de cinco anos), ou seja, todas as notas fiscais que a empresa emite e recebe deverá salvar em banco de dados o arquivo digital da NF-e (XML) e caso não tenha capacidade técnica de receber o XML, este deverá salvar o documento auxiliar da nota fiscal eletrônica (DANFE) que estará acompanhado das mercadorias à serem entregues.
MELHORIA NOS CONTROLES DAS EMPRESAS COM A NF-E
Muitas empresas viram a nota fiscal eletrônica como um problema e ainda maiores preocupações, mas a NF-e pode trazer muitos benefícios às empresas, tanto emitentes quanto destinatárias. Por exemplo: as empresas que emitirão a nota fiscal em favor de um cliente (pessoa jurídica) precisarão ter, necessariamente, um controle no cadastro de clientes pois ao transmitirem o arquivo digital à SEFAZ ele passará pelo crivo, e sendo identificado qualquer irregularidade (cadastros incompletos ou errados – CNPJ, IE, endereço, entre outros) poderá causar problemas na validação da nota fiscal eletrônica, ou seja, as empresas precisarão ter seus cadastros de clientes/fornecedores sempre atualizados.
Outro ponto importante é na movimentação e controle de estoque. As empresas terão que manter seus cadastros de produtos atualizados (Códigos de barras – EAN, ISBN, entre outros), pois essa verificação (existência de um código de barras) faz parte do crivo da SEFAZ. Há uma boa oportunidade às empresas de manter seus estoques sempre atualizados por códigos de barras, e assim melhorar o controle interno. Além de tudo isso, as empresas precisarão manter seus funcionários sempre atualizados com a legislação existente para não correrem nenhum risco de fiscalização e posteriormente autuações. Eis a oportunidade de se ter profissionais bem treinados, com foco na prevenção de problemas, com capacidade de interpretação e aplicação da legislação dentro da empresa, isso eleva o capital intelectual da organização, o que de certa forma é o bem mais precioso que uma empresa pode ter.
USO DO XML
Visando atender a legislação vigente, melhorar a qualidade de seus controles internos bem como o envio de obrigações (principais e acessórias) ao governo, foi implantado com “êxito” a leitura do XML nas entradas de produtos para revenda em determinada empresa do varejo situada na grande SP. A ideia de ler o XML para fazer o recebimento das mercadorias e realizar a escrituração das notas bem como o envio das obrigações ao Estado se deu pelo grande número de notificações e autuações que a organização vinha sofrendo, tudo por não ter sistemas que lhes fornecesse as informações corretas. A mudança fora feita dentro dos próprios sistemas que a organização possuía, trocando a forma de reconhecimento das informações, dantes digitadas pelos usuários e assim passiveis de muitos erros, agora buscando as informações diretamente do XML. Não foi a tarefa mais fácil que os departamentos fiscal e o de desenvolvimento de sistemas tiveram, pois para se colocar um sistema com tal capacidade em produção foi preciso estudar os cenários de recebimento de cada tipo de mercadoria e fornecedores, tudo isso em parceria aos departamentos Comercial e Logística, somente após ter “todos” os cenários previstos foi possível colocar o sistema em teste, mas como era esperado alguns fornecedores passaram a mandar notas fiscais de maneiras diferentes (devido a interpretação destes da legislação) e assim dificultando a leitura e consequentemente o tratamento da nota fiscal.
Contudo o projeto conseguiu abranger praticamente todos os cenários, pelo menos a maior parte deles, e houve uma grande revolução na organização após a implantação do “novo sistema” de escrituração das notas fiscais, agora com a captura das informações contidas no XML. Com as informações sem intervenção humana em poucos momentos a qualidade das informações melhoram, tanto para a área fiscal (conferência do XML um dia antes da chegada da mercadoria, escrituração item a item da nota fiscal, valorização de estoque – valores – precisa, possibilidade de comprovar item a item e nota a nota dos créditos de impostos, acurácia na entrega das obrigações principais e acessórias, entre outros) como as demais envolvidas, sendo: Comercial (melhor margem de preços para compra, exatidão na montagem dos preços para venda, entre outros); Logístico (valorização precisa de estoque – quantidade - controle total das entregas partindo de uma agenda montada com XML dos fornecedores, assim contribuindo para a diminuição de custo de estocagem desnecessária e extravio de mercadoria, etc); Financeiro (controle de pagamentos possibilitando visualizar precisamente as notas à serem pagas bem como seus devidos valores, monitoração das despesas com comunicação e marketing – emissão e escrituração desse tipo de nota).
Pode-se concluir com o conteúdo apresentado, que a nota fiscal eletrônica mais contribuiu do que prejudicou as empresas, pelo menos as que procuram atender ao máximo a legislação. Saber interpretar a legislação é um desafio, cabe aos profissionais da área desvendar os “mistérios” e trabalhar da melhor forma possível. E como disse o implacável Albert Einstein “No meio da dificuldade encontra-se a oportunidade”, ambas andam juntas, nos basta encontrar a que nos for melhor.
